+7(499)-938-42-58 Москва
+7(800)-333-37-98 Горячая линия

Чтобы перейти на внешний обмен документами, сначала надо решить задачи внутреннего

Содержание

Для чего нужен бизнес-план

Чтобы перейти на внешний обмен документами, сначала надо решить задачи внутреннего

Бизнес-план – это подробная стратегия и тактика будущей деятельности предприятия. Иметь хорошую идею недостаточно для того, чтобы построить успешный бизнес. Ей нужно придать материальный вид, описать цифрами, графиками и таблицами. Чтобы понять, для чего нужен бизнес-план, нужно понять суть, определить цели и основные задачи этого документа.

Что такое бизнес-план?

Бизнес-план – это электронный или бумажный документ, который оформляется для внутренних или внешних целей. В нем говорится о дальнейшем развитии фирмы, анализируются текущие проблемы и определяются способы их решения. Правильно разработанный план четко и аргументировано отвечает на вопрос: стоит ли тратить деньги и силы на проект, будет ли он доходным и окупится ли?

Готовый бизнес-план является результатом сложной организационной работы и маркетинговых исследований, направленных на изучение продукта, услуги, проекта, направления деятельности или фирмы в целом в сложившихся на рынке условиях. В связи с этим, его основаниями служат:

  1. Определенный проект фирмы – при внедрении нового товара или услуги (технологии, особенности выхода на рынок).
  2. Полный анализ производственного, хозяйственного и торгового сектора – для выявления преимуществ и недостатков, особенностей и отличительных черт.
  3. Изучение финансовых, технических, коммерческих и организационных механизмов, которые могут использоваться для решения определенных задач.

Внешние и внутренние задачи

Бизнес-план требуется:

1. Для предоставления сторонним лицам и организациям. «Внешний» бизнес-план необходим для того, чтобы наиболее выгодно преподнести свой проект тем лицам, в которых заинтересована фирма. Это могут быть инвесторы, деловые партнеры, банки, разнообразные фонды и даже государственные органы.

2. Для решения внутренних задач. «Внутренний» план должен быть сосредоточен не только на сильных сторонах и хороших перспективах, но и описывать все недостатки, внешние и внутренние угрозы для бизнеса. Этот план используется как управленческий документ, позволяющий объективно оценить проект или фирму в целом, принять решение о дальнейших действиях.

Оптимальный вариант – это составление внешнего плана вслед за внутренним. В процессе составления внутреннего плана решаются многие вопросы, которые значительно упросят написание внешнего.

Во внутреннем плане можно предусмотреть ответы на вопросы инвесторов, которые могут у них возникнуть после ознакомления с внешним.

Если не подготовиться к их вопросам, то можно оказаться в неблагоприятном положении.

Внутренний план может дать понять, нужен ли вообще сторонний инвестор или компания может обойтись своими силами.

Инвестор уже будет рассматриваться со стратегической точки зрения, а не просто как человек с деньгами.

Никому не было бы приятно отдать 30-50% прибыли другому человеку, а потом понять, что в его привлечении не было никакой необходимости. Тщательно проработав внутренний план, вы уже не попадете подобную ситуацию.

Бизнес-план как управленческий инструмент

  • Помимо привлечения инвесторов, бизнес-план может помочь руководителю:
  • найти перспективные направления бизнеса,
  • выйти на новый рынок;
  • определить длительные и краткосрочные цели, сформулировать стратегию, выработать тактический план;
  • определить критерии, которым должны соответствовать новые товары и услуги;
  • оценить производственные и коммерческие издержки;
  • понять, соответствует ли кадровый состав тем целям, которые поставлены на ближайшее время;
  • разработать маркетинговую политику, которая позволит занять твердую позицию на рынке;
  • оценить финансовое состояние организации;
  • по-новому взглянуть на трудности, препятствующие развитию.

Зачем нужен бизнес-план?

По мере того, как развивается рыночная экономика, умение составлять грамотные бизнес-планы становится все актуальнее. Попытаемся разъяснить, зачем нужен бизнес-план российским предпринимателям. Актуальность обусловлена такими обстоятельствами:

  1. На рынок выходят молодые предприниматели. У них еще нет опыта управления организациями и четкого представления о проблемах, которые их подстерегают.
  2. Изменения в хозяйственной сфере даже опытных бизнесменов вынуждают по-новому просчитывать свою деятельность и быть готовыми противостоять такому новому препятствию, как конкуренты.
  3. Многие россияне заинтересованы в иностранных инвестициях, а для этого нужно соответствовать ожиданиям инвесторов из развитых стран. Они должны уметь обосновать необходимость в финансировании и доказать, что смогут реализовать ту или иную идею не хуже, чем западные бизнесмены.

Т.к. бизнес-план подробно описывает стратегию фирмы, то с его помощью можно решить все эти задачи. Для россиян наиболее актуальной задачей при составлении бизнес-плана является формирование заинтересованности и доверия у потенциальных инвесторов и деловых партнеров.

Закон не обязывает предпринимателей иметь готовый бизнес-план, поэтому наличие этого документа всегда остается на усмотрение руководства. Однако, учитывая то количество задач, решению которых способствует бизнес-план, его разработка может стать большим конкурентным преимуществом и открыть для фирмы новые перспективы развития.

Предлагаем ознакомиться с видео по теме статьи.

Источник: https://finansovyesovety.ru/zachem-nuzhen-biznes-plan/

Обмен документами между организациями на расстоянии через почту и интернет

Чтобы перейти на внешний обмен документами, сначала надо решить задачи внутреннего

Интернет открыл доселе невиданные возможности по обмену информацией.

Совершенно не обязательно лететь на другой конец света, чтобы пожать руку будущему партнеру и обговорить детали дальнейшей работы. Все нюансы работы можно обсудить и через интернет.

Однако некоторые вещи мы продолжаем делать по-старинке. И дело здесь не в нашей склонности к ретроградству, а в особенностях законодательства.

Допустим, вы нашли отличного заказчика на свои услуги или покупателя продукции. Бухгалтерское оформление хозяйственных операций немыслимо без «первички». Но как провести обмен документами между организациями, если контрагенты находятся в разных городах и возможность личной встречи между ними отсутствует?

Сканированные документы

Первая идея, которая может прийти вам на ум – обмен документами по электронной почте или факсу в сканированном виде. К примеру, ООО «Ромашка» на e-mail (или факс) ООО «Василек» высылает скан договора с подписью и печатью.

В ООО «Василек» договор распечатывают, подписывают, ставят печать, сканируют и высылают обратно на e-mail (факс) ООО «Ромашка».

В итоге у обеих сторон в наличии договоры со своей оригинальной подписью и печатью и со сканированной подписью и печатью контрагента.

Аналогичный «финт ушами» можно проделать не только для договоров, но и для других документов – накладных, актов. Покупателю можно отправить скан счета на оплату.

На самом деле такая ситуация на практике довольно распространенная. Здесь действует лозунг: «Лучше у нас будет хоть что-то, чем ничего». Ведь не каждый контрагент будет заморачиваться отсылками бумажных документов, если ему для учета они без надобности.

Однако имеют ли сканы документов юридическую силу? Сомнительно. Давайте обратимся к законодательству.

Сделки юридических лиц между собой и с гражданами должны совершаться в простой письменной форме, кроме сделок, требующих нотариального удостоверения (п.1 ст.161 ГК).

Договор в письменной форме может быть заключен путем составления одного документа, подписанного сторонами, а также путем обмена документами посредством почтовой, телеграфной, телетайпной, телефонной, электронной или иной связи, позволяющей достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору (п.2 ст.434 ГК).

Сам по себе сканированный документ не может доказывать, что он действительно был подписан соответствующими лицами. Средством, признанным законодательно и позволяющим достоверно установить создателя электронного документа, является электронная цифровая подпись (закон от 06.04.2011г. №63-ФЗ «Об электронной подписи»).

А что же факс и электронная почта, могут ли они подтвердить отправителя? Чтобы факсимильный документ мог служить доказательством, нужна его идентификация. Как вы можете быть уверены, что факс, с которого прислан документ, действительно принадлежит вашему контрагенту? По электронной почте документы могут быть отправлены и неуполномоченным лицом.

При работе через интернет оперативность, безусловно, крайне важна. Однако оказывать услуги (отгружать товары) по договору, который в дальнейшем может быть оспорен, крайне рискованно. Денег можно так и не дождаться.

Однако если вы работаете с контрагентом длительное время, то вовсе не обязательно постоянно обмениваться только оригиналами бумажных документов. Вот один распространенный и удобный вариант, как организовать обмен документами между организациями:

1. Сначала вы заключаете договор в письменной форме, в виде одного документа, скрепленного оригиналами подписей и печатями. Это придется сделать через курьерскую службу или почту (см. далее).

2. В составленном договоре прописываете, что такие-то последующие документы при таких-то условиях стороны будут признавать имеющими юридическую силу.

3. В дальнейшем обмениваетесь документами по исполнение договора так, как договорились, например, по электронной почте или факсу.

Примеры формулировок, вносимых в договор

Бумажные документы в оригинале

Если вы пока не располагаете средствами, позволяющими наладить электронный документооборот, то обмен бумажными документами через почту или курьерские службы остается самым подходящим решением. Обмен документами происходит следующим образом:

— составляется документ (как правило, в программе, в том числе в бухгалтерской);

— распечатывается (обычно в 2 экз.), подписывается, ставится печать;

— документ упаковывается в конверт;

— письмо отправляется через почту или курьерскую службу;

— письмо приходит вашему контрагенту, он подписывает документ, ставит печать;

— один экземпляр документа отправляет вам обратно через почту или курьерскую службу;

— вы получаете ваш подписанный экземпляр документа и храните его.

Очевидные минусы:

— если отправка почтой, то это очень долго, документы часто опаздывают;

— документы на почте часто теряются;

— расходы на: бумагу для распечатки документов, краску для принтера, конверты, рабочее время сотрудников на распечатку, запаковку, визиты на почту плюс сама стоимость отправки почтой или курьером.

Как правило, те, кто при словах «электронный документооборот» округляет глаза и заявляет: «ДОРОГО!», не подсчитывал, сколько денег уходит на бумажные отправки (отправить даже одно простенькое заказное письмо с одной-двумя бумажками через почту будет стоить более 30 руб.). Если в месяц у вас отправляется большое количество документов, то, скорее всего, электронный документооборот будет дешевле.

Однако если ваши контрагенты не собираются переходить на электронный обмен документами, то тут ничего не поделать – придется пыхтеть над бумажками. А может, стоит попытаться их убедить с помощью цифр?

Электронные документы

Теперь кратко поговорим о наиболее прогрессивном на сегодняшний день варианте обмена документами на расстоянии – путем использования электронных документов. Электронный документ может быть:

— формализованным (атрибуты файла подлежат автоматической обработке, имеют строгий формат XML-файла – счета-фактуры);

— неформализованным, форма которого может быть любой.

Электронный документ подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью. Он равнозначен бумажному документу и имеет юридическую силу. Через интернет документ мгновенно доставляется адресату. Отправить можно любой первичный бухгалтерский документ.

Один из распространенных вопросов – обязательно ли работать через оператора электронного документооборота? Ответ – смотря чем обмениваетесь:

1. Прямой обмен документами с контрагентом. Если у обоих есть квалифицированная электронная подпись, то дополнительного соглашения для обмена заключать не потребуется.

Документы с электронной подписью можно пересылать напрямую по электронной почте.

Для подписания документов электронной подписью может быть использован программный продукт КриптоАРМ, который нужно установить и настроить своими силами.

2. Обмен через оператора. Этот вид обмена обязателен только для счетов-фактур. С остальными документами – по желанию. Плюсы работы через оператора: копии ваших электронных документов хранятся у оператора, что страхует вас от их потери, отправка документов возможная сразу из бухгалтерской программы (например, для отправки через Диадок в 1С создан специальный модуль).

Подготовка квалифицированного сертификата электронной подписи – в среднем 1000 руб. Годовая лицензия на право использования средств криптографической защиты информации (СКЗИ) – от 500 руб. Стоимость отправки документов – пример на картинке.

Детальную процедуру работы и подключения к оператору мы здесь не будем рассматривать, т.к. ваша первая задача – просмотреть предложения и сравнить тарифы, выбрав самый подходящий для вас вариант. Далее техподдержка оператора не позволит вам заблудиться))).

Подключение к электронному документообороту проходит 3 шага:

— подключение к оператору, подписание соглашения с оператором;

— приобретение сертификата подписи и лицензии на СКЗИ;

— подключение  ваших контрагентов.

Заключать дополнительные соглашения с контрагентами для обмена документами через оператора не нужно.

Если вам нужна консультация по бухгалтерскому учету и налогообложению в вашем интернет-бизнесе, пишите мне на странице . Узнайте, чем я могу помочь интернет-предпринимателям, загляните на страницу .

Источник: http://buh-v-seti.ru/internet-magazin/obmen-dokumentami-mezhdu-organizatsiyami/

Решение задач внутреннего ЭДО при переходе организации на внешний ЭДО

Чтобы перейти на внешний обмен документами, сначала надо решить задачи внутреннего

Всё больше компаний обмениваются со своими контрагентами электронными документами (ЭД) с электронной подписью (ЭП) и трафик внешнего электронного документооборота растёт.

Но далеко не у всех этих компаний есть корпоративные информационные системы (ИС), которые решают задачи внутреннего документооборота.

Что предлагает рынок для решения задач внутреннего электронного документооборота (ЭДО) при переходе организации на внешний ЭДО?

Сначала рассмотрим ситуацию применительно к документам.

Счета-фактуры и первичные бухгалтерские документы

Счета-фактуры для обмена с контрагентами в электронном виде используются в формате .xml; первичка, как правило, тоже в .xml, то есть данные документы – структурированные. Работа с такими документами внутри организации в основном происходит в учётной/ERP -системе (например, 1С, SAP).

И для таких систем на рынке, как правило, предлагаются решения прямой интеграции между учётной системой и сервисом оператора ЭДО. В этом случае возможностей прямого интеграционного решения для внутреннего ЭДО часто бывает достаточно.

Документы сразу поступают в учётную систему, где на основании ЭД создаются карточки документов.

В этом процессе в зависимости от отрасли могут использоваться дополнительные ИС. Обычно они обслуживают основные бизнес-процессы компании. Например, EDI в ритейле или биллинговые системы в энергосбытовых компаниях. Таким системам может быть достаточно данных из структурированных документов, а оригиналы ЭД с ЭП им будут не нужны.

Но если предварительно требуется какая-то маршрутизация электронных документов внутри организации, в этом случае прямой интеграции может быть не достаточно. Например, прежде чем завести входящий акт выполненных работ в учётную систему и оплатить по нему работы, необходимо согласовать его с двумя заинтересованными сотрудниками. В этом случае потребуется дополнительное решение.

Договоры, приложения к ним и прочие документы

Договоры, приложения к ним, спецификации, отчёты агентов, письма и другие аналогичные документы для обмена с контрагентами в электронном виде, как правило, неструктурированные и используются в различных форматах.

Работа с этими документами обязательно связана с каким-либо бизнес-процессом компании и часто требует коллективной работы. Это может быть маршрутизация документов внутри компании, организация доступа сотрудников к документам, хранение документов и другие задачи.

Внутри организации работа договорными документами может происходить с использованием информационной системы класса ECM, BPM, CRM или иной системы для организации коллективной работы сотрудников. Также вся коллективная работа с данными документами может производиться в бумаге, так сказать, «руками и ногами».

Если в организации уже налажен внутренний электронный документооборот договорных документов, то задача сводится к интеграции корпоративной ИС с сервисом оператора ЭДО.

Если корпоративная ИС есть, но с указанными документами работа там ещё не организована, то в качестве одного из этапов проекта перехода на внешний ЭДО можно реализовать внутренний ЭДО договорных документов.

Если же никакой подходящей корпоративной ИС нет для этих задач, то опять же надо решать, как быть в этой ситуации.

Тянем внутренний за внешним

Рассмотрим ситуацию, когда внутри компании необходимо организовать коллективную работу с документами (внутренний ЭДО), обмен которыми производится с контрагентами в электронном виде (внешний ЭДО).

Варианты решения:

  1. Организационный путь. Можно изменить сам бизнес-процесс так, что по существу организовывать внутренний ЭДО не потребуется. Например, входящие документы сразу будут приходить ответственному сотруднику на подписание, и он же будет принимать решения по данным документам. Или скорректировать бизнес-процесс так, что хватит уже имеющихся в компании решений и настроек, возможностей ИС.
  2. Путь автоматизации. Например, внедрить в компании ECM-систему и использовать её для маршрутизации ЭД внутри компании. Или интегрировать свою корпоративную ИС с сервисом оператора ЭДО.

Естественно, возможны смешанные решения, или можно вообще пока отказаться от перехода на внешний ЭДО (и соответственно от связанного с ним внутреннего ЭДО).

Разберём подробнее, какие решения предлагает рынок для автоматизации.

Веб-клиенты операторов ЭДО

Обычно веб-клиенты предлагаются для компаний с небольшим внешним трафиком документов, и их базовая возможность – это приём и отправка ЭД, а также работа с электронной подписью. Но уже сейчас ряд операторов предлагают в веб-клиентах простые функции внутреннего ЭДО: согласование документов и их элементарная маршрутизация, простые права доступа, расширенный поиск документов и т.п.

Интеграция напрямую с учётной системой (ERP)

Основными функциями таких интеграционных решений для внешнего ЭДО являются обмен ЭД с сервисами операторов ЭДО, подготовка и обработка формализованных (по форматам ФНС) документов, работа с ЭП, поддержка регламентов обмена ЭД.

Простые функции внутреннего ЭДО аналогично веб-клиентам операторов ЭДО также могут быть представлены в данных интеграционных решениях, или сама учётная система может включать функциональность внутреннего ЭДО (но в реальности это используется редко).

Такие прямые интеграционные решения обязательно есть для 1С и для SAP, для других систем они встречаются реже.

Интеграция с ECM-системой

В данных решениях есть вся необходимая функциональность для внешнего ЭДО и для внутреннего ЭДО! Но работают в ECM-системах в основном с неструктурированными документами (в терминах операторов ЭДО это обычно неформализованные документы), а трафик ЭД во внешнем ЭДО в основном составляют формализованные документы (счета-фактуры и первичка по форматам ФНС). Для работы с формализованными документами ECM-системы также предлагают решения, например, бизнес-решение «Межкорпоративный финансово-учётный документооборот» от компании DIRECTUM.

Интеграцию с операторами ЭДО могут предложить такие ECM-системы, как, например, DocsVision и DIRECTUM. Аналогично интеграции с ECM-системами на рынке встречаются интеграционные решения с архивами ЭД (например, ЭЛАР).

Интеграция с произвольной ИС

Также операторы ЭДО предлагают различные универсальные коннекторы для интеграции с нестандартными (сильно доработанными, самостоятельно разработанными, редко встречающимися и т.п.) ИС.

Как правило, в задачи данных коннекторов входит обмен ЭД с сервисом оператора ЭДО, подготовка форматов документов, также может входить работа с электронной подписью, и поддержка регламентов ЭДО.

Задачи внутреннего ЭДО такие коннекторы не решают.

Есть и другие решения, но используются они гораздо реже. Также компания может самостоятельно разработать необходимое решение, используя API сервиса оператора ЭДО.

Ничего не подходит?

Но что делать компании, если у неё при переходе на внешний ЭДО нет подходящей корпоративной ИС для решения задач внутреннего ЭДО? При этом, приобрести ECM-систему или существенно улучшить имеющуюся учётную систему – значит сделать значительные временные и денежные вложения, которые в данный момент компания не может себе позволить, а возможностей веб-клиента от оператора ЭДО не достаточно.

Также контекст перехода на внешний ЭДО, как правило, следующий: компания вносит периодическую плату за трафик – решение облачное или частично облачное – оператор старается всё сделать быстро. Невольно хочется что-то аналогичное получить и для внутреннего ЭДО. Что здесь может предложить рынок?

Варианты для рынка могут быть следующие: развитие веб-клиентов операторов ЭДО; создание новых (адаптация существующих) облачных корпоративных ИС с периодическим платежом за использование, возможностью быстро начать работать и произвести настройки системы под себя.

*****

Возможность использования внешнего ЭДО уже меняет решения для внутреннего ЭДО, и существует вероятность появления новых решений для внутреннего ЭДО. А как вы считаете, как ещё внешний ЭДО повлияет на внутренний ЭДО, и какие еще решения появятся на рынке?

Иван Агапов, руководитель группы аналитики и внедрения Synerdocs

Вернуться в раздел «Аналитика»

Источник: https://www.synerdocs.ru/6073642.aspx

Формируем и храним дела с перепиской организации

Чтобы перейти на внешний обмен документами, сначала надо решить задачи внутреннего

Любой секретарь знает, что письма делятся на две большие группы: входящие и исходящие. Эти два потока документов существуют в каждой организации. Порядок работы с документами может отличаться, но входящие и исходящие письма есть везде.

Где-то их набирается всего несколько единиц за год, а где-то на переписке строится бизнес, поэтому документов скапливается много тысяч. Дела с корреспонденцией, независимо от их количества, нужно формировать и хранить грамотно.

О том, как это делать, расскажем в статье.

В организациях, где за все делопроизводство отвечает помощник директора (как правило, в небольших) или канцелярия, дела с перепиской формируются и хранятся централизованно.

При децентрализованной системе делопроизводства эта работа ведется самостоятельно в каждом структурном подразделении.

Главное, чтобы в организации (или в каждом подразделении) был работник, ответственный за формирование и хранение дел с корреспонденцией.

Копии или оригиналы?

В делах с перепиской должны находиться только оригинальные экземпляры писем – как входящих, так и исходящих. Копии допустимо хранить только в так называемых составных делах, например в делах контрагентов.

При организации хранения исходящей корреспонденции очень важно знать, в каких случаях и для каких целей создается визовый экземпляр письма. Это экземпляр исходящего документа, имеющий такую же юридическую значимость, как и основной. Его назначение – остаться в организации, создавшей письмо, после того как его основной экземпляр будет отправлен адресату.

Необходимость создания визового экземпляра исходящего документа зависит от того, каким образом планируется доставлять письмо адресату:

• при доставке письма по электронной почте или по факсу визовый экземпляр не создается: после отправки факсимильной или скан-копии оригинал письма остается в организации и может быть помещен в дело;

• при доставке курьером или по почте отправляется основной экземпляр письма, а в дело помещается визовый экземпляр. В этом случае при подготовке письма нужно учитывать, что количество его экземпляров будет равно количеству адресатов плюс еще один – визовый – экземпляр.

Таким образом, неверно отправлять письмо по почте или курьером и при этом оставлять в организации только обычную его копию. В дело должен быть помещен равноценный экземпляр исходящего письма, то есть его визовый экземпляр.

Независимо от того, каким образом регистрируются письма в организации и каковы их маршруты, корреспонденция должна храниться в строго определенном месте: либо в приемной у секретаря генерального директора, либо в канцелярии, либо у ответственного за ведение делопроизводства в каждом структурном подразделении (но не у исполнителей!). В любом случае задачи ответственного за оперативное хранение писем – отслеживать их перемещение и собирать в делах с перепиской оригинальные экземпляры входящих и исходящих документов.

Письма нужно помещать в дела без промедления: исходящая корреспонденция подшивается сразу после отправки, а бумажные экземпляры входящих писем могут попадать в дела сразу же после регистрации.

Рассмотрим разные варианты обработки корреспонденции с точки зрения того, как секретарю (или другому ответственному за ведение делопроизводства) сохранить оригиналы документов у себя, чтобы вовремя поместить их в дела.

Оперативное хранение входящих документов

При регистрации документов в СЭД. В организациях, практикующих электронный документооборот, письма остаются в службе делопроизводства или у секретаря, который их регистрирует.

Фактически сразу после сканирования документа и помещения его электронной копии в базу данных бумажный оригинал становится ненужным. В подавляющем большинстве случаев для вынесения резолюции, направления

и выполнения задания электронной копии поступившего документа более чем достаточно. Бумажный оригинал сразу после регистрации может быть помещен в дело на оперативное хранение. В исключительных случаях, если руководитель или исполнитель потребует оригинал входящего документа, его можно предоставить по запросу.

При регистрации документов в электронных журналах или в бумажных книгах учета.

Если учет поступающих документов ведется традиционным способом, в бумажных журналах или в электронных табличных редакторах, то оставить у себя оригинал входящего письма секретарю вряд ли удастся.

Этот экземпляр отправится на рассмотрение к директору, а затем, с резолюцией, к исполнителю. В этих условиях письма могут вернуться к секретарю одним их трех способов.

Вариант 1: скан-копия письма с резолюцией направляется исполнителю, а оригинал подшивается в дело.

Вариант 2: бумажная копия письма с резолюцией передается исполнителю, а оригинал помещается в дело.

Вариант 3: исполнитель сам передает оригинал письма секретарю после завершения работы с ним.

Очевидно, что первый вариант – самый простой и быстрый: отсканировать документ и тут же отправить файл по почте займет несколько секунд. Второй тоже достаточно удобен, хотя и потребует чуть больше времени.

А вот третий связан с определенным риском: если оборот писем в организации большой, на несколько сознательных работников всегда найдется один, который забудет или не захочет передать секретарю письмо, а то и вовсе потеряет его.

Оперативное хранение исходящих документов

При регистрации документов в СЭД. С исходящими документами обратная ситуация: ответственному за хранение переписки сложнее получить оригиналы исходящих документов, если исполнители сами регистрируют их в СЭД. На коллег возлагается обязанность передавать в службу делопроизводства подготовленные и отправленные ими письма.

Но даже если культура обращения с документами в организации находится на высоком уровне, секретарю нужно наладить взаимодействие с коллегами так, чтобы вовремя получать от них оригиналы исходящих документов и помещать их в дела с перепиской.

Идеально, если передача писем на хранение будет максимально естественной и не потребует от исполнителей дополнительных действий, например:

•если готовится визовый экземпляр исходящего письма, то секретарю следует забирать его для хранения, как только директор проставит на нем свою подпись, а исполнителю выдавать только основной экземпляр для отправки;

•если отправкой документов по всем каналам связи занимается секретарь или работник службы делопроизводства, то сразу после передачи письма по электронным каналам он подшивает его бумажный оригинал в дело, не возвращая исполнителю; при этом он не принимает для отправки по почте или доставки курьером письма без визового экземпляра;

•секретарь (делопроизводитель) еженедельно проверяет по журналу регистрации исходящих писем, есть ли в делах оригинальные или визовые экземпляры всех исходящих документов, и если каких-то писем не обнаружится, немедленно запрашивает их у исполнителя.

И с этим не нужно тянуть: чем позже будет сделан запрос, тем меньше вероятность, что исполнитель найдет это письмо в своих бумагах.

При регистрации документов в электронных журналах или в бумажных книгах учета.

Если регистрацией исходящих занимается секретарь, то получить визовые экземпляры исходящих писем проще простого.

Нужно только следить за тем, чтобы исполнители передавали письма для помещения в дела сразу после того, как они оправлены по электронным каналам связи.

Электронная переписка

Фактически организации практикуют три варианта ведения электронной переписки. При этом с юридической точки зрения безоговорочно признается только один из них: обмен документами, подписанными электронными цифровыми подписями должностных лиц.

Организации обязательно заключают соглашение, в котором оговаривается возможность обмена такими электронными письмами. Как правило, это один из пунктов договора между организациями. Только такая переписка имеет юридическую силу, и в случае серьезных разногласий между организациями эти электронные документы могут быть представлены суду в качестве доказательств.

На втором месте в этом «рейтинге достоверности» – отправка по электронной почте скан-копий бумажных писем.

Как правило, сначала оперативно высылается такая копия, а затем отправляется оригинальный экземпляр. Это позволяет исполнителю начать работу с документом еще до момента получения его бумажного оригинала.

И наконец, переписка, которая представляет собой обмен электронными сообщениями по электронной почте.

Доказать в этом случае факт получения или отправки корреспонденции практически невозможно: изменить текущую дату на компьютере и, следовательно, в почтовой программе либо «почистить» списки отправленных или полученных писем может любой пользователь.

Работники двух организаций могут обмениваться электронными письмами, обсуждая какие-то рабочие вопросы, но когда нужно довести до сведения собеседника особо важную информацию или сделать официальный запрос, готовится полноценное деловое письмо.

Чтобы хранить ту часть переписки организации, которая представлена в электронном виде, не нужно делать распечатки. Это равносильно хранению ксерокопий документов при «живых» оригиналах. В целом правила хранения электронных документов такие же, как и для бумажных, но имеют некоторые особенности:

•в номенклатуре дел ставится отметка о том, что дело электронное;

•после закрытия дела электронные документы записываются на внешний носитель информации; если срок хранения дела составляет 10 и более лет, то документ записывается в двух экземплярах: на основном и рабочем носителях;

•хранить электронные документы рекомендуется в неизменяемом формате PDF, а организациям, являющимся источниками комплектования государственных (муниципальных) архивов, – в формате PDF/A;

•не реже одного раза в 5 лет нужно контролировать состояние носителей и качества воспроизведения записанной на них информации.

Хранение сопроводительных писем и приложений к ним

Многие письма, поступающие в организацию и отправляемые из нее, являются сопроводительными. То есть адресат будет работать именно с приложениями, а письмо

«сопровождает» их и играет роль своего рода описи: отправитель оформляет его для того, чтобы задокументировать факт отправки этих приложений, а получатель, принимая письмо, подтверждает их получение.

Хранятся сопроводительные письма отдельно от прилагаемых документов. Срок хранения этих писем обычно не превышает стандартных 5 лет – гораздо более важно сохранить приложение, а не сопровождавшее его когда-то письмо.

Формирование дел с перепиской: правило «запрос – ответ»

Внутри дела письма могут располагаться как в алфавитном порядке по наименованиям контрагентов (от ООО «Амелия» к ООО «Янтарь»), так и в хронологическом порядке начиная с первого рабочего дня года.

Но всегда при этом будет соблюдаться принцип «запрос – ответ», когда сначала подшивается письмо-запрос, а сразу за ним – ответ на этот запрос.

Дата поступления ответа и то, какое из этих писем является входящим, а какое исходящим, значения не имеет – соблюдается только хронология запросов.

Между прочим, в описи совершенно не запрещено выделять цветом пакеты документов, посвященных одному вопросу. Особенно полезно это делать в описях дел, в один том которых входит множество разных документов.

Приведем в качестве примера внутреннюю опись дела «Претензии контрагентов» (Пример 1).

 Преимущества такого расположения документов в деле очевидны: вся переписка по каждому конкретному опросу находится в одном месте. В случае необходимости не нужно долго и мучительно собирать ее по папкам «Входящие» и «Исходящие» – количество таких папок в крупных организациях может исчисляться десятками за год.

Дела с перепиской в номенклатуре дел

При составлении номенклатуры дел переписка организации включается в нее наряду со всеми остальными документами.

В какой ее раздел (разделы) помещать переписку, зависит от того, какой порядок регистрации и хранения переписки существует в организации.

Напомним, что переписка может храниться централизованно – в канцелярии, службе делопроизводства или у секретаря генерального директора (если организация небольшая) или в подразделениях – у секретаря или ответственного за делопроизводство в отделе.

В первом случае все дела с перепиской попадут в раздел «Канцелярия» («Служба делопроизводства» или «Руководство», если документами занимается секретарь директора). При втором варианте в номенклатурах дел структурных подразделений будут собственные разделы для дел с перепиской.

Большая ошибка формировать дела с перепиской, разделяя их только на входящие и исходящие. Чем больше писем пишет и получает организация, тем скорее нужно избавляться от этой привычки, а лучше вообще с самого начала формировать дела с перепиской по принципу «запрос – ответ».

В номенклатуре не должно быть дел с названиями «Входящая корреспонденция» и «Исходящая корреспонденция».

Дела с корреспонденцией можно формировать:

•по контрагентам, например:

– Переписка с ООО «Мелодия»;

– Переписка с АО «Ресурсы России»;

•по тематике писем, например:

– Претензии, переписка по вопросам оказания услуг.

Можно и комбинировать эти два способа, например:

•Переписка с АО «Ресурсы России» по вопросам оказания услуг;

•Оперативные заявки от АО «Ресурсы России».

Традиционно в номенклатуре заголовки дел с перепиской

помещаются группой с указанием сроков хранения:

•по Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, далее – Перечень 2010);

Источник: https://www.profiz.ru/sr/4_2017/dela_s_perepiskoj/

Чтобы перейти на внешний обмен документами, сначала надо решить задачи внутреннего

Чтобы перейти на внешний обмен документами, сначала надо решить задачи внутреннего

Принято считать, что внешний обмен электронными документами – это логическое продолжение автоматизации внутреннего документооборота.

Но пока не каждая организация имеет в своем распоряжении корпоративную информационную систему (КИС), поддерживающую полный цикл работы с электронным документом – от создания и согласования до отправки и хранения.

Поэтому компании часто сталкиваются с рядом проблем, обусловленных неподготовленностью внутренней структуры делопроизводства к работе с входящими ЭД. Рассмотрим на примере некоторых бизнес-процессов, как происходит знакомство компаний с новыми технологиями документооборота.

О счетах-фактурах и первичке

Наверное, все согласятся, что обмен первичными и учетными документами является одним из самых востребованных процессов в компании. Примечательно, что с данными первички давно уже научились работать в электронном виде, а документы до сих пор «ходят» в бумажном виде. Решить эту проблему под силу оператору ЭДО.

https://www.youtube.com/watch?v=8wG3ULdQXtc

Чтобы начать обмен электронными счетами-фактурами, документы предварительно нужно перевести в .

xml формат, товарные накладные и акты выполненных работ (услуг) также рекомендуется использовать в этом формате Работать с электронными СФ и первичкой удобнее там, где они обрабатываются, т.е. в учетных системах типа 1С или SAP.

Кстати, для них операторы ЭДО предлагают прямую интеграцию – такое решения, которое соединяет учетную систему с сервисом внешнего обмена. Их функциональности бывает достаточно, чтобы организовать в компании внутренний ЭДО.

Специфика отрасли может повлиять на то, что при работе с информацией будут использованы особые решения.

Так, в сфере ритейла прибегают к помощи EDI (Electronic data interchange – электронный обмен данными), в энергетическом комплексе – к биллинговым решениям.

Чтобы сделать документы доступными для коллектива, подобным системам достаточно одних структурированных данных. Оригиналы ЭД, заверенные ЭП, им, как правило, не нужны.

Когда в организации возникает необходимость построить специальный маршрут движения ЭД, используют решения, дополняющие интеграцию.

Возникать такая необходимость может, например, при частом поступлении актов, которые необходимо перед подписанием согласовать. Перед тем как заносить акт в систему и проводить оплату, его согласовывают с рядом сотрудников.

Построить необходимый маршрут движения только с помощью прямой интеграции невозможно – требуются дополнительные решения.

Неструктурированные документы: договоры, приложения

Другой пласт документов, с которыми приходится работать как при внутреннем, так и при внешнем обмене – это договоры, дополнительные соглашения, приложения, письма, отчеты и т.д.

, которые относятся к неструктурированным, и, как правило, не имеют специально разработанных и утвержденных форматов. Они необходимы для работы в рамках одного из внутренних процессов компании и требуют участия некоторых сотрудников.

Перечислим задачи в рамках таких процессов: маршрутизация документов, хранение данных, организация доступа и т.п.

Чтобы обеспечить коллективу возможность работы с договорами и относящимися к ним документами, используют информационные системы типа ECM, BPM, CRM. Есть и вариант работы с бумагой, но здесь приходится рассчитывать на свои руки и ноги.

Рассмотрим вариант с уже существующим электронным документооборотом, в котором участвуют договорные документы. Чтобы начать обмен с контрагентами, достаточно интегрировать ИС с сервисом обмена.

И напротив, если ИС уже есть, но пока не затрагивает договорные документы, перейти на внешний ЭДО можно, реализовав внутренний ЭДО. Ну а при отсутствии какой бы то ни было подходящей КИС нужно выбирать другие варианты решения данной задачи.

Какие, например? Распечатывать документы и согласовывать их на бумаге, а подписывать в электронном виде? Или, может, заставить руководителя ЛИЧНО работать с сервисом ЭДО?

Первым делом внешний ЭДО?

Что делать, если внешний обмен электронными документами уже начат, а внутренней системы электронного документооборота пока нет?

  1. Организационный подход. Вы просто меняете бизнес-процесс, и тогда организовывать внутренний ЭДО нет нужды. Входящие документы при этом может получать директор или делопроизводитель, и все вопросы по делопроизводству также могут решать только они. Кроме того, вы можете настроить процесс с учетом функциональности и потенциала используемой КИС.
  2. Методом автоматизации. Можно произвести внедрение ECM-системы, чтобы запустить на ее основе внутренний маршрут движения ЭД. Также возможно объединение КИС с сервисом внешнего обмена.
  3. Разумеется, есть и комбинированные решения. Можно также на время отказаться от внешнего ЭДО (а, следовательно, и от внутреннего).

Что еще в рамках автоматизации можно взять на вооружение?

Интеграция с системами класса ECM

Включает функции внутреннего и внешнего ЭДО.

Правда, системы по управлению корпоративным контентом в основном работают с неструктурированными данными (различными неформализованными документами), тогда как подавляющую часть внешнего трафика составляют как раз-таки формализованные (СФ, накладные, акты).

Есть специально разработанные решения, которые поддерживают работу с документами по форматам ФНС. К числу таких относится бизнес-решение компании DIRECTUM «Межкорпоративный финансово-учетный документооборот». Свою интеграцию с сервисом обмена предлагает и система DocsVision.

На рынке можно встретить и решения-аналоги – к примеру, корпорация ЭЛАР предлагает решение с архивом ЭД.

Веб-сервисы, которые разрабатывают операторы ЭДО

Они подходят для организаций, чей трафик ЭД за пределами компаний довольно скромен. В базовую функциональность таких веб-сервисов зачастую входит прием и отправка ЭД, поддержка ЭП и регламентов обмена. Многие операторы частично реализовывают в своих сервисах и простейшие функции внутреннего ЭДО, как, например, маршрутизация по согласованию документов.

Интеграция с учетной системой (ERP)

Позволяет обмениваться ЭД через специальные веб-сервисы, подготавливать и обрабатывать формализованные документы, работать с ЭП, поддерживает регламенты обмена. Плюс ко всему здесь могут быть реализованы и простые функции внутреннего ЭДО, специфичные для сервисов обмена, либо сама система может включать такие функции (хотя на деле такого практически не бывает).

Прямая интеграция сегодня разработана для 1С и SAP. Для остальных ERP-систем подобные решения встречаются нечасто.

Интеграция с нестандартными КИС

Существуют специальные коннекторы, предназначенные для интеграции сервисов обмена с нестандартными КИС (к последним относятся редко встречающиеся системы, разработанные собственными силами, доработанные и т.

п.). Помимо своей главной функции, коннекторы позволяют подготавливать форматы документов, отвечать за работу с ЭП, поддерживать регламенты ЭДО. А вот функции внутреннего ЭДО у таких коннекторов отсутствуют.

Существуют и другие решения, правда, применяют их реже. Плюс есть такой вариант, как самостоятельная разработка решений на основе API сервиса оператора ЭДО.

Неужели подходящих вариантов нет?

Как быть, если компания хочет обмениваться ЭД, но не располагает подходящей КИС? Приобретение системы класса ECM или модернизация уже имеющейся учетной системы чаще всего означает трудовые, временные и финансовые затраты. При этом функциональности веб-клиента бывает недостаточно.

Что в целом движет компаниями, решившими перейти на межкорпоративный документооборот? В большинстве своем ситуация выглядит следующим образом: организация периодически оплачивает трафик (за использование облачного или отчасти облачного решения), оператор в свою очередь стремится все выполнить быстро. Возможно ли реализовать что-то похожее во внутреннем ЭДО?

Как вариант, можно развить веб-клиент, создать новую или адаптировать существующую облачную КИС, чтобы она обеспечивала возможность оперативно приступить к работе, легко настраивалась и оплату за ее использование можно было вносить систематически.

*****

Как по вашему мнению, может ли внешний ЭДО оказать влияние на внутренний? Какие новинки в связи с этим могут появиться на рынке?

Источник: https://otchetonline.ru/art/buh/46062-chtoby-pereyti-na-vneshniy-obmen-dokumentami-snachala-nado-reshit-zadachi-vnutrennego.html

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.