+7(499)-938-42-58 Москва
+7(800)-333-37-98 Горячая линия

Что делать с электронными документами при налоговых проверках?

Содержание

Что делать с электронными документами при налоговых проверках?

Что делать с электронными документами при налоговых проверках?

Источник: http://www.klerk.ru/buh/

Не секрет, что один из центральных аргументов при переходе на электронные документы – это удобная и быстрая работа с ФНС. Но одним представлением документов взаимодействие с налоговой не ограничивается: есть и выездные проверки, и консультации, и многое другое.

Мы со специалистами Synerdocs встречали множество ситуаций, когда без звонка или официального письма в региональное отделение налоговой службы невозможно было решить даже самый простой вопрос с форматом документа или его носителем.

В результате мы накопили довольно много интересных писем и ответов (посмотрите нашу переписку с ФНС на сайте) и, наконец-то, начали понимать, насколько глубоко переход на электронные документы меняет подход к работе у пользователей и специалистов ФНС.

Камеральная налоговая проверка

В конце каждого отчетного периода организации представляют в налоговую инспекцию декларации и другие документы, на основе которых проводится камеральная налоговая проверка. В рамках проверки налоговый орган может направить в компанию требование о представлении некоторого комплекта документов.

На сегодняшний день существует два варианта представления налоговой отчетности: бумажный и электронный.

[attention type=red]
Если ваша компания ведет документооборот исключительно в бумажном виде, то весь процесс – от получения требования до представления документов в налоговую – происходит «по старинке».
[/attention]

Другое дело, если у вас неоднородный архив – часть документов в электронном виде, а часть в бумажном. Как отчитываться перед налоговой в этом случае?

Нужно ли распечатывать электронные документы перед тем, как отправить в ФНС?

Согласно ст. 93 Налогового кодекса РФ для отправки в ФНС допускаются как документы, изначально созданные в электронном виде с использованием электронной подписи так и сканы документов, подписанные электронной подписью. Стоит отметить, что ФНС определяет порядок истребования электронных документов и порядок их представления налогоплательщиками

Как представлять документы в ФНС зависит от того, в каком виде пришло требование. Если по почте, то электронные документы выгружаются из учетной системы или сервиса обмена, распечатываются, заверяются подписью и печатью. В том случае, если требование пришло через оператора ЭДО (провайдера электронного документооборота), то:

  • бумажные документы сканируются и переводятся в форматы .TIF или .JPG. В эти же форматы переводятся все электронные документы, кроме созданных по форматам ФНС;
  • электронные документы в утвержденных ФНС XML-форматах просто выгружаются из учетной системы или из системы оператора электронного документооборота.

Далее формируется опись, и к ней прикрепляются все необходимые документы. Весь пакет подписывается квалифицированной электронной подписью и отправляется непосредственно в налоговую инспекцию через оператора ЭДО, с помощью которого сдается отчетность в ФНС.

Представление электронных документов в ходе выездной налоговой проверки

Сразу стоит отметить, на сегодняшний день не существуют каких-либо особых нормативно-правовых актов, которые регулируют порядок проведения выездных налоговых проверок (ВНП) в организациях с электронным документооборотом.

Поэтому налогоплательщикам следует ориентироваться на НПА, которые применяются для бумажного документооборота. Согласно письму ФНС от 25.07.

13 № АС-4-2/13622@ «О рекомендациях по проведению выездных налоговых проверок» проверка документа предполагает:

  • визуальное изучение документа на предмет наличия всех необходимых реквизитов;
  • оценку правильности подсчетов и всех суммовых показателей в первичных документах, учетных регистрах и отчетных формах;
  • правовую проверку документов на соответствие нормам законодательства;
  • проверку достоверности предоставляемых сведений о произведенных хозяйственных операциях.

Если в организации электронный или смешанный документооборот, то налоговому инспектору должны быть представлены программные и технические средства для проведения процедуры налоговой проверки. Что это значит?

В ходе ВНП налогоплательщику следует предоставить инспектору компьютер, на котором должны быть установлены в первую очередь средства просмотра документов. Для просмотра неформализованных документов в форматах .DOC(X), .XLS, .PDF, .JPG, .TIFF используются вполне привычные и распространенные программы. Но, например, электронные счета-фактуры имеют формат .XML, каким образом просматривать их?

Налогоплательщик может показать документы прямо в информационной или учетной системе, с которой непосредственно работает.

Другой вариант – сохранить XML-документ в формате .PDF, однако здесь невозможно проверить электронную подпись. В таком случае можно предоставить XML-файл с электронной подписью и непосредственно в PDF.

Это позволит проверить электронную подпись, соответствие документа форматам ФНС, наличие необходимых реквизитов и правильность подсчетов. И, наконец, можно показать документы в системе оператора ЭДО.

Но первый и последний варианты чреваты тем, что инспектор может получить доступ к другим документам.

Кроме того, на компьютере или ноутбуке, предоставленном инспектору, должны быть установлены средство криптографической защиты информации (СКЗИ) и средство просмотра информации об электронной подписи. Это может быть специализированное ПО, информационная или учетная система налогоплательщика, или система оператора ЭДО, в том числе и веб-клиент.

Так каким же образом удобнее всего обеспечить налоговому инспектору доступ к документам?

Мы советуем предоставить инспектору отдельный компьютер, на котором будут установлены средства просмотра документов и СКЗИ.

Для просмотра формализованных документов и информации об электронной подписи мы рекомендуем использовать веб-клиент оператора ЭДО, через который велся обмен с контрагентами. Конечно, есть риск того, что инспектор может увидеть другие документы, которые не относятся к проверке.

В этом случае вы можете обратиться к оператору ЭДО с вопросом, можно ли технически обеспечить доступ к документам, заранее указанным в организации.

[attention type=green]
Электронный документооборот в компаниях – уже далеко не редкость на сегодняшний день. Все большее количество организаций сталкиваются с электронными требованиями о представлении документов в налоговую инспекцию.
[/attention]

Среди главных плюсов электронного представления документов стоит выделить упрощение и сокращение времени на формирование комплекта истребуемых документов, а также сокращение времени самой проверки со стороны налоговой инспекции. Да, все это применительно к камеральной налоговой проверке. Практика проведения выездной налоговой проверки при ЭДО в организации сегодня крайне мала.

«И хорошо!» – скажут бухгалтеры. Законодательная основа для процедуры проведения ВНП только создается, поэтому прислушивайтесь к рекомендациям экспертов. И пусть ВНП обойдет вас стороной.

Почему ФНС идет навстречу

Сотрудники налоговой службы, как и все бухгалтеры, постоянно сталкиваются с проблемами, связанными с бумагой.

Межведомственное взаимодействие происходит в электронном виде, чиновники имеют собственные автоматизированные рабочие места (система исполнения регламентов).

И в момент, когда им приходит бумага, появляется необходимость в дополнительных действиях – бумагу нужно зарегистрировать, занести в систему в электронном виде, отправить на исполнение, дождаться ответа, который придется потом переводить в бумагу и так далее.

Ситуация усугубляется, когда речь идет о проверке документов налогоплательщиков. Иногда истребование затрагивает сотни бумаг, которые необходимо доставить в налоговую для анализа.

Это головная боль для обеих сторон: организация тратит лавину времени на подготовку документов, а ФНС лавину усилий, чтобы все это систематизировать и проанализировать. В итоге стоимость такой проверки чересчур высока, убытки терпят все.

Стоит ли говорить про стресс и желание налоговых инспекторов «хоть что-то найти», ведь уже убито столько времени и сил.

Потому сегодня ФНС планомерно избавляется от бумаги в своей работе, даже закрывая глаза на возможные трудности и ошибки.

[attention type=yellow]
Инспекторы идут на встречу налогоплательщику в различных ситуациях, связанных с переводом документов электронный вид, их предоставлением или отправкой в налоговую и т.п.
[/attention]

Даже если инспектор по каким-то причинам не может просмотреть ваши электронные документы, вы имеете право представить их на бумаге, в том числе и если не укладываетесь в установленный срок.

Сегодня ФНС благосклонно относится к компаниям, которые переходят на работу с электронными документами. Рассылает разъяснительные письма, отвечает на запросы, консультирует.

Так, например, специалисты службы активно призывают к совместной разработке новых документов, которые впоследствии могут стать электронными. Например, так было при разработке электронного формата универсального передаточного документа.

И это далеко не единственный случай, когда ФНС выносила вопрос на обсуждение с налогоплательщиками.

Другой пример – рекомендации. В ФНС прекрасно понимают, что начинать обмен в электронном виде документами как есть – сложно. В этом вопросе ведомство не выставляет жесткие границы, а старается создавать условия, в рамках которых любой бизнес может работать.

Например, для счетов-фактур формат .XML является обязательным, а вот для товарных накладных и актов выполненных работ – рекомендуемым. Конечно, можно придумать множество аргументов, что работать с накладной в XML неудобно.

Но согласитесь, лучше сейчас приучить себя работать с форматами, которые рекомендует налоговая.

[attention type=red]
Во-первых, это позволит вам беспрепятственно представлять ваши документы во время проверок, во-вторых, если формат перейдет в раздел обязательных, вы будете готовы к этому.
[/attention]

Кстати, об обязательных форматах. Мы всерьез прогнозировали переход к обязательным электронным счетам-фактурам, но этого не последовало. Мы считаем, что это тоже своеобразный шаг навстречу налогоплательщикам.

Источник: https://otchetonline.ru/art/buh/54701-chto-delat-s-elektronnymi-dokumentami-pri-nalogovyh-proverkah.html

Электронные документы во время выездной налоговой проверки #законодательство #СЭД #ECMJ

Что делать с электронными документами при налоговых проверках?

Выездные налоговые проверки для бухгалтеров – тема очень тонкая. Каждый раз, когда заходит речь о визите инспекторов на предприятия, многие рефлекторно начинают вспоминать, а все ли в порядке у них с документами. Если с бумагами все довольно ясно, к ним уже давно привыкли, то с электронными документами вопросов достаточно много.

В этом случае бухгалтеров интересует, как поведет себя инспектор, когда узнает, что в организации электронный документооборот, будет ли он требовать доступ к системе, заставлять распечатывать копии. В этой статье я постараюсь вам рассказать о том, чего ждать бухгалтеру от выездных налоговых проверок (далее – ВНП) в организации, где используют ЭДО.

Разберем основные вопросы.

Отличаются ли правила проверки электронных документов от бумажных?

Нормативно-правовых актов, регулирующих порядок проведения ВНП налогоплательщиков,  которые используют в работе ЭДО с контрагентами, на данный момент нет. Подтверждает этот факт и ответ от ФНС, который мы недавно получили по данному вопросу.

А это значит, что в данной ситуации работают правила для бумажных документов, указанные в письме ФНС России от 25.07.2013 № АС-4-2/13622@ «О рекомендациях по проведению выездных налоговых проверок».

Проверка каждого отдельного учетного документа включает в себя:

●   формальную проверку, состоящую в визуальном изучении документа с точки зрения наличия в нем всех необходимых реквизитов, а также соблюдения правил его оформления, установленных действующим законодательством для соответствующих документов;

●   арифметическую проверку, в ходе которой контролируется правильность подсчетов количественных (суммовых) показателей в первичных документах, учетных регистрах и отчетных формах (как правило, осуществляется выборочным методом);

●   правовую проверку, в процессе которой устанавливается соответствие документа действующему на момент совершения операции законодательству;

●   проверку достоверности сведений, в процессе которой проверяется соответствие сведений о содержании фактов хозяйственной жизни, приведенных в первичных учетных документах, фактически имевшим место обстоятельствам (произведенным хозяйственным операциям).

Вышеуказанные правила применимы и для проверки электронных документов в случае, если проверяемая организация сама предоставит технические средства для доступа к документам.

Программное обеспечение

На вопрос, кто должен предоставлять технические средства для просмотра электронных документов, мы ответили: сам проверяемый налогоплательщик. Понятно, что для этого как минимум нужен компьютер, а какое программное обеспечение должно быть на нем установлено?

Во-первых, это средство для просмотра формализованных и неформализованных документов, использующихся в компании.

С неформализованными документами все более-менее ясно. Как правило, это документы в таких распространенных форматах, как .DOC(X), .XLS, .PDF, .JPG, .TIFF и т.д. Для их просмотра существует множество программ, которые, скорее всего уже установлены на компьютере.

Но как просматривать формализованные документы? Или документы, формат которых законодательно не закреплен, но в организации используют .XML?

Конкретных требований к тому, как и с помощью каких средств должны просматриваться формализованные документы при ВНП, нет, поэтому предлагаю порассуждать о вариантах.

  1. Первый вариант, который приходит в голову – показать документы в той системе, с которой работает организация, например, 1С, DIRECTUM, SAP и т.д. Еще лучше, если система сможет показать информацию об электронной подписи. Но захочет ли организация давать доступ проверяющему инспектору к своей учетной системе? Я  думаю, что большинство ответит «нет». Однако появившаяся недавно практика горизонтального мониторинга доказывает, что такое возможно. Кроме того, на наш вопрос ФНС ответила, что пунктом 8 Плана мероприятий по мобилизации доходов бюджетов бюджетной системы РФ, утвержденного Председателем Правительства РФ Д. А. Медведевым 07.05.2013 № 2468п-П13, предусмотрено установление на законодательном уровне процедуры доступа налоговых органов к учетным системам налогоплательщика, ведение которых осуществляется в электронном виде, взамен процедур ознакомления с оригиналами документов и истребования документов.
  2. Еще один доступный вариант – показать документы в системе оператора электронного документооборота. При этом надо понимать, что инспектор может просмотреть и другие документы, отправленные через оператора ЭДО.  Чтобы избежать этого, можно предложить оператору создать функцию просмотра определенных документов третьими лицами, тем более, сами провайдеры активно идут навстречу пожеланиям клиентов. Вариантов реализации такого просмотра очень много: от отправки ссылки на документ до отдельного кабинета с документами, доступ к которым разрешил пользователь.
  3. Следующий вариант – переконвертировать .XML-файл в более доступный формат (например, .PDF).  Проверить электронную подпись в данном случае, конечно, не получится, но, может быть, проверяющему инспектору и этого будет достаточно.

Во-вторых, нужны средства для проверки электронной подписи. То есть на рабочем месте должны быть средство криптографической защиты информации и средство, с помощью которого можно просмотреть информацию о подписи. Это могут быть следующие средства:

●   система, в которой документы хранятся, если она позволяет показывать сведения об ЭП документа;

●   специализированное ПО, например, КриптоАРМ. Минус подобных систем в том, что их надо настраивать;

●   самый простой вариант – веб-клиент оператора ЭДО, поскольку не требует отдельной установки и настройки.

Как быть с электронными документами?

В рамках проверки в организации может проводиться выемка документов. Как производить изъятие бумажных документов понятно. Но как быть с электронными? Складывается ощущение, что по отношению к электронным документам понятие «выемка» это пережиток прошлого. Тем не менее, это понятие существует, и правил проведения выемки по отношению к электронным документам нет.

Скорее всего, будет использоваться Порядок направления требования о предоставлении документов (информации) и порядок представления документов (информации) по требованию налогового органа в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи, утвержденный Приказом ФНС России от 17.02.2011 № ММВ-7-2/168@.

Менее вероятный вариант, на мой взгляд, это передача документов на каком-либо носителе вроде флэш-карты или диска.

В завершение можно сказать, что четких ответов в законодательстве на вопрос «как же будет проводиться выездная налоговая проверка в организации с ЭДО» нет.

Возможно, с развитием электронного взаимодействия между ФНС и налогоплательщиками, процедура выездной налоговой проверки по отношению к электронным документам будет менее актуальной, а сама проверка сведется к просмотру документов в базах данных.

Немалая часть предложений по процедуре проведения ВНП будет лежать на самой ФНС, а также на операторах ЭДО и самих налогоплательщиках. А сейчас, пока нет законодательной опоры, организациям остается методом проб и ошибок выяснять, как показывать проверяющим электронные документы.

Если вы используете ЭДО с контрагентами, и у вас уже были реальные случаи ВНП, пишите свои мнения и примеры из жизни, будет очень интересно узнать, как решаются рассмотренные вопросы на практике!

Источник: klerk.ru

Больше комментариев Ежедневная подписка. Другие виды подписок доступны при регистрации.

Источник: https://ecm-journal.ru/card.aspx?ContentID=5097044

Камеральная налоговая проверка

В конце каждого отчетного периода организации представляют в налоговую инспекцию декларации и другие документы, на основе которых проводится камеральная налоговая проверка. В рамках проверки налоговый орган может направить в компанию требование о представлении некоторого комплекта документов.

На сегодняшний день существует два варианта представления налоговой отчетности: бумажный и электронный.

[attention type=red]
Если ваша компания ведет документооборот исключительно в бумажном виде, то весь процесс – от получения требования до представления документов в налоговую – происходит «по старинке».
[/attention]

Другое дело, если у вас неоднородный архив – часть документов в электронном виде, а часть в бумажном. Как отчитываться перед налоговой в этом случае?

Нужно ли распечатывать электронные документы перед тем, как отправить в ФНС?

Согласно ст. 93 Налогового кодекса РФ для отправки в ФНС допускаются как документы, изначально созданные в электронном виде с использованием электронной подписи, так и сканы документов, подписанные электронной подписью. Стоит отметить, что ФНС определяет порядок истребования электронных документов и порядок их представления налогоплательщиками.

Как представлять документы в ФНС зависит от того, в каком виде пришло требование. Если по почте, то электронные документы выгружаются из учетной системы или сервиса обмена, распечатываются, заверяются подписью и печатью. В том случае, если требование пришло через оператора ЭДО (провайдера электронного документооборота), то:

  •  бумажные документы сканируются и переводятся в форматы .TIF или .JPG. В эти же форматы переводятся все электронные документы, кроме созданных по форматам ФНС;
  •  электронные документы в утвержденных ФНС XML-форматах просто выгружаются из учетной системы или из системы оператора электронного документооборота.

Далее формируется опись, и к ней прикрепляются все необходимые документы. Весь пакет подписывается квалифицированной электронной подписью и отправляется непосредственно в налоговую инспекцию через оператора ЭДО, с помощью которого сдается отчетность в ФНС.

Представление электронных документов в ходе выездной налоговой проверки

Сразу стоит отметить, на сегодняшний день не существуют каких-либо особых нормативно-правовых актов, которые регулируют порядок проведения выездных налоговых проверок (ВНП) в организациях с электронным документооборотом.

Поэтому налогоплательщикам следует ориентироваться на НПА, которые применяются для бумажного документооборота. Согласно письму ФНС от 25.07.

13 № АС-4-2/13622@ «О рекомендациях по проведению выездных налоговых проверок» проверка документа предполагает:

  •  визуальное изучение документа на предмет наличия всех необходимых реквизитов;
  •  оценку правильности подсчетов и всех суммовых показателей в первичных документах, учетных регистрах и отчетных формах;
  •  правовую проверку документов на соответствие нормам законодательства;
  •  проверку достоверности предоставляемых сведений о произведенных хозяйственных операциях.

Если в организации электронный или смешанный документооборот, то налоговому инспектору должны быть представлены программные и технические средства для проведения процедуры налоговой проверки. Что это значит?

В ходе ВНП налогоплательщику следует предоставить инспектору компьютер, на котором должны быть установлены в первую очередь средства просмотра документов. Для просмотра неформализованных документов в форматах .DOC(X), .XLS, .PDF, .JPG, .TIFF используются вполне привычные и распространенные программы. Но, например, электронные счета-фактуры имеют формат .XML, каким образом просматривать их?

Налогоплательщик может показать документы прямо в информационной или учетной системе, с которой непосредственно работает.

Другой вариант – сохранить XML-документ в формате .PDF, однако здесь невозможно проверить электронную подпись. В таком случае можно предоставить XML-файл с электронной подписью и непосредственно в PDF.

Это позволит проверить электронную подпись, соответствие документа форматам ФНС, наличие необходимых реквизитов и правильность подсчетов. И, наконец, можно показать документы в системе оператора ЭДО.

Но первый и последний варианты чреваты тем, что инспектор может получить доступ к другим документам.

Кроме того, на компьютере или ноутбуке, предоставленном инспектору, должны быть установлены средство криптографической защиты информации (СКЗИ) и средство просмотра информации об электронной подписи. Это может быть специализированное ПО, информационная или учетная система налогоплательщика, или система оператора ЭДО, в том числе и веб-клиент.

Так каким же образом удобнее всего обеспечить налоговому инспектору доступ к документам?

Мы советуем предоставить инспектору отдельный компьютер, на котором будут установлены средства просмотра документов и СКЗИ.

Для просмотра формализованных документов и информации об электронной подписи мы рекомендуем использовать веб-клиент оператора ЭДО, через который велся обмен с контрагентами. Конечно, есть риск того, что инспектор может увидеть другие документы, которые не относятся к проверке.

В этом случае вы можете обратиться к оператору ЭДО с вопросом, можно ли технически обеспечить доступ к документам, заранее указанным в организации.

[attention type=green]
Электронный документооборот в компаниях – уже далеко не редкость на сегодняшний день. Все большее количество организаций сталкиваются с электронными требованиями о представлении документов в налоговую инспекцию.
[/attention]

Среди главных плюсов электронного представления документов стоит выделить упрощение и сокращение времени на формирование комплекта истребуемых документов, а также сокращение времени самой проверки со стороны налоговой инспекции. Да, все это применительно к камеральной налоговой проверке. Практика проведения выездной налоговой проверки при ЭДО в организации сегодня крайне мала.

«И хорошо!» – скажут бухгалтеры. Законодательная основа для процедуры проведения ВНП только создается, поэтому прислушивайтесь к рекомендациям экспертов. И пусть ВНП обойдет вас стороной.

Почему ФНС идет навстречу

Сотрудники налоговой службы, как и все бухгалтеры, постоянно сталкиваются с проблемами, связанными с бумагой.

Межведомственное взаимодействие происходит в электронном виде, чиновники имеют собственные автоматизированные рабочие места (система исполнения регламентов).

И в момент, когда им приходит бумага, появляется необходимость в дополнительных действиях – бумагу нужно зарегистрировать, занести в систему в электронном виде, отправить на исполнение, дождаться ответа, который придется потом переводить в бумагу и так далее.

Ситуация усугубляется, когда речь идет о проверке документов налогоплательщиков. Иногда истребование затрагивает сотни бумаг, которые необходимо доставить в налоговую для анализа.

Это головная боль для обеих сторон: организация тратит лавину времени на подготовку документов, а ФНС лавину усилий, чтобы все это систематизировать и проанализировать. В итоге стоимость такой проверки чересчур высока, убытки терпят все.

Стоит ли говорить про стресс и желание налоговых инспекторов «хоть что-то найти», ведь уже убито столько времени и сил.

Потому сегодня ФНС планомерно избавляется от бумаги в своей работе, даже закрывая глаза на возможные трудности и ошибки.

[attention type=yellow]
Инспекторы идут на встречу налогоплательщику в различных ситуациях, связанных с переводом документов электронный вид, их предоставлением или отправкой в налоговую и т.п.
[/attention]

Даже если инспектор по каким-то причинам не может просмотреть ваши электронные документы, вы имеете право представить их на бумаге, в том числе и если не укладываетесь в установленный срок.

Сегодня ФНС благосклонно относится к компаниям, которые переходят на работу с электронными документами. Рассылает разъяснительные письма, отвечает на запросы, консультирует.

Так, например, специалисты службы активно призывают к совместной разработке новых документов, которые впоследствии могут стать электронными. Например, так было при разработке электронного формата универсального передаточного документа.

И это далеко не единственный случай, когда ФНС выносила вопрос на обсуждение с налогоплательщиками.

Другой пример – рекомендации. В ФНС прекрасно понимают, что начинать обмен в электронном виде документами как есть – сложно. В этом вопросе ведомство не выставляет жесткие границы, а старается создавать условия, в рамках которых любой бизнес может работать.

Например, для счетов-фактур формат .XML является обязательным, а вот для товарных накладных и актов выполненных работ – рекомендуемым. Конечно, можно придумать множество аргументов, что работать с накладной в XML неудобно.

Но согласитесь, лучше сейчас приучить себя работать с форматами, которые рекомендует налоговая.

[attention type=red]
Во-первых, это позволит вам беспрепятственно представлять ваши документы во время проверок, во-вторых, если формат перейдет в раздел обязательных, вы будете готовы к этому.
[/attention]

Кстати, об обязательных форматах. Мы всерьез прогнозировали переход к обязательным электронным счетам-фактурам, но этого не последовало. Мы считаем, что это тоже своеобразный шаг навстречу налогоплательщикам.

Источник: Клерк.ру

налоговая, электронные документы

Источник: http://www.nashgorodspb.ru/node/3702

Электронный документооборот с налоговой: как СЭД может помочь при проверках

Что делать с электронными документами при налоговых проверках?

Когда завершается очередной отчетный период, добросовестным организациям предстоит камеральная налоговая проверка. Заключается она в том, что организация предоставляет в ФНС налоговые декларации, подтверждающие, что организация добросовестно платит налоги. В зависимости от необходимости, налоговая может потребовать и пакет иных документов.

В мире современных технологий налоговая отчетность может предоставляться в двух форматах: бумажном и электронном, через оператора электронного документооборота.

Как показывает практика, предпочтительным способом пока является первый.

При этом документы для налоговой формируются, как правило, на компьютере — в финансовых учетных системах, специализированном ПО или внутренней системе электронного документооборота.

В итоге получается такой бессмысленный расход бумаги: документы, призванные храниться в электронном виде, все равно печатаются и отправляются Почтой России или курьером. В этой статье мы попытаемся разобраться в отношениях СЭД и налоговой службы, а также привести рекомендации по предоставлению документов в ФНС в электронном виде.

Сэд и налоговая: регламенты электронного документооборота

Налоговый кодекс РФ свободно предоставляет налогоплательщикам два способа предоставления налоговой отчетности: в бумажной форме либо в электронной.

Под электронными документами в ФНС подразумеваются либо цифровые документы, изначально созданные средствами программного обеспечения, либо отсканированные бумажные документы.

В обоих случаях электронной подачи деклараций пакет документов должен быть подписан усиленной квалифицированной электронной подписью.

Форма подачи документов в ФНС зависит от того, в каком виде организация получила требование на подачу налоговой отчетности. Если это письмо на бумаге, то деваться некуда — документы необходимо выгрузить из учетной системы или системы документооборота, распечатать, заверить печатью и подписью и отправить в ФНС.

Однако, в случае, если организация выразила такое желание, зарегистрировавшись на соответствующих сервисах, Минкомсвязи может прислать  уведомление о подаче декларации через личный кабинет налогоплательщика на своем сайте либо через оператора электронного документооборота, к которому подключилась компания. В первом случае подача документов может происходить в электронном виде по следующим схемам:

  • электронные документы в утвержденных ФНС XML-форматах выгружаются из учетной системы или из системы электронного документооборота;
  • бумажные документы сканируются и переводятся в графические форматы (.JPG, .TIF). Все электронные документы, находящиеся не в установленных ФНС XML-форматах, печатаются, сканируются и переводятся в графику.

Далее формируется опись, к которой прикрепляются требуемые документы. Пакет документов с подписью подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью и отправляется в ФНС через личный кабинет налогоплательщика.

Предположим, что в организации установлена СЭД и налажено управление договорами. Стоимость договоров, формируемых в СЭД, включает в себя процент налогов, который будет уплачен с каждого договора.

Для подачи электронной отчетности в ФНС данные по сделкам должны быть выведены в учетную систему, способную поддерживать установленные ФНС XML-форматы.

Для таких целей существуют шлюзы интеграции с учетной системой, которые способны поддерживать функции XML-хранилища документов, из которых учетная система сможет забирать данные для налоговой отчетности.

При наличии такой системы документооборота подсчитать и задекларировать, сколько налогов было уплачено с каждой сделки, будет гораздо проще. А единое XML-хранилище финансовых документов позволит СЭД забрать отчетность в нужном XML-формате для последующего сведения в пакет документов.

Отчетные документы, существующие в бумажной форме, необходимо сканировать. Хорошо, если в организации заведен эффективный регламент обязательного сканирования бумажных документов и ввода их в СЭД, интегрированную со сканером. В этом случае документы в электронном виде будут поступать в единое хранилище документов в нужных для подачи в налоговую форматах, будь то JPG или TIF.

Формирование описи документов становится гораздо более удобным при аккуратном ведении канцелярии в СЭД. Автоматическое формирование канцелярской отчетности в виде описи документов для налоговой упрощает создание пакета документов для электронного документооборота с налоговой.

Наконец, свести все документы в единый пакет и подписать ЭП тоже гораздо проще через СЭД — при условии, что программа поддерживает усиленную квалифицированную электронную подпись. В СЭД ТЕЗИС усиленная квалифицированная  ЭП на базе технологий CryptoPro (кстати, официально аккредитованных ФНС) поддерживается, начиная с версии 4.1.

Сэд и налоговая выездная проверка: как предъявить электронные документы?

Регламентом для предоставления документов при выезде налоговой в организацию налогоплательщика является информативное письмо ФНС от 25.07.13 № АС-4-2/13622 «О рекомендациях по проведению выездных налоговых проверок». Оно распространяется как на бумажные, так и на электронные документы. Согласно ему, налоговый инспектор должен провести проверку документа по следующему алгоритму:

  • визуально изучить документ на предмет наличия всех необходимых реквизитов;
  • оценить правильность подсчетов и всех суммовых показателей в первичных документах, учетных регистрах и отчетных формах;
  • провести правовую проверку документов на соответствие нормам законодательства;
  • провести проверку достоверности предоставляемых сведений о произведенных хозяйственных операциях.

Если в организации установлена СЭД, то налоговому инспектору должен быть предоставлен полный доступ ко всем программным средствам хранения документов, для проведения процедуры налоговой проверки.

То есть, инспектор должен получить рабочую станцию с доступом к системе электронного документооборота, а также набором программ для просмотра документов, выгружаемых из СЭД.

Это, в первую очередь, пакет офисных программ (для просмотра неформализованных документов в форматах DOC(X), XLS, PDF), графическое ПО для просмотра сканированных копий документов (JPG, TIFF).

И, разумеется, СЭД должна поддерживать выгрузку документов во всех указанных форматах — либо в форме выгрузки вложений, либо в форме автоматической генерации файла, например Excel, на основе таблиц в СЭД.

Встроенная функциональность генерации PDFиз XML позволит сформировать для выездного инспектора удобную форму просмотра налоговой отчетности, выгружаемой из учетной системы, и подписать ее ЭП, как и все остальные документы. Такую форму подачи документов на проверку ФНС считает приемлемой.

Кстати, о доступе. Инспектору ФНС, приехавшему в компанию проверить финансовую отчетность, вовсе не обязательно видеть остальные документы компании. Поэтому гибкая подсистема безопасности, присущая современным СЭД, позволит оградить их от постороннего глаза. В СЭД ТЕЗИС настройки безопасности заложены на глубинном уровне.

Инспекторов налоговой можно ограничить при помощи механизма групп доступа к документам, которые будут определять, какие документы им видны, а какие — нет. Или вообще создать в системе отдельную роль — «Инспектор ФНС», с помощью которой «урезать» СЭД на уровне интерфейса и отдельных его элементов исключительно до функций просмотра финансовой отчетности.

Таким образом, защита конфиденциальных документов в СЭД от налоговой будет организована грамотно.

Наконец, СЭД, установленная в компании, должна иметь интеграцию со средством криптографической защиты информации и иметь функциональность, позволяющую инспектору просмотреть и проверить информацию о подлинности электронной подписи. В СЭД ТЕЗИС такая возможность реализована прямо в карточке документа. Модуль «КриптоПро» позволяет обратиться в удостоверяющий центр ЭП прямо из карточки и подтвердить, является ли подпись подлинной.

Электронный документооборот с налоговой: оператор ЭДО или внутренняя СЭД?

Электронный документооборот с налоговой службой в компаниях — сейчас уже далеко не редкость. Как уже было сказано, ФНС дает выбор: самостоятельно подавать налоговые декларации через кабинет налогоплательщика, собирая документы при помощи СЭД или чего-то еще, либо подключиться к внешнему оператору электронного документооборота, который сделает это за вас.

Можно приводить много аргументов «за» и «против» с обеих сторон.

С одной стороны, внешние операторы ЭДО куда эффективнее подготовлены к работе именно с налоговой: они предлагают функциональность автоматической генерации накладных, счетов-фактур и так далее, и все это — в форматах, предписанных ФНС. Следует заметить, что все это может делать и гибкая, грамотно настроенная СЭД, имеющая механизмы работы с XML или возможность их создать.

С другой стороны, внешние операторы ЭДО сильно проигрывают «стационарным» СЭД в плане безопасности: отдавая свои документы во внешнюю среду вы, фактически, отдаете их в чужие руки.

Да и подсистемы безопасности у веб-сервиса (а им обычно и является оператор ЭДО) гораздо скромнее, чем у любой внедряемой СЭД, а значит, всегда есть риск, что налоговый инспектор увидит то, что должно быть коммерческой тайной.

В случае же внутренней СЭД то, что должно быть внутри компании, останется  внутри компании.

При этом оба вида вендоров документооборота одинаково хорошо работают с усиленной квалифицированной ЭП, так как для обоих ее реализация регламентируется федеральным законом «Об электронной подписи». Так что выбор технического способа реализации электронного документооборота с налоговой остается за заказчиком.

Заключение

В статье мы немного поговорили об электронном документообороте с налоговой и представили свое видение его организации в соответствии с законодательством. Мы также дали рекомендации по организации документооборота при налоговых проверках при помощи стандартной внедряемой СЭД.

Сюда входит интеграция СЭД с учетной системой и организация общего XML-хранилища, интеграция СЭД со сканером и аккуратное сканирование важных для налоговой документов, ведение канцелярии и выбор продукта, поддерживающего усиленную квалифицированную ЭП. Пережить выездную налоговую проверку сильно помогут гибкая подсистема безопасности СЭД, механизмы выгрузки данных в различных форматах и интеграция с центром проверки подлинности электронной подписи.

ФНС, как и любая организация, имеющая дело с финансами, находится на передовом крае современных информационных технологий (достаточно вспомнить, что первыми программами для ЭВМ, после военных, были именно финансовые). Налоговой службе ежедневно приходится обрабатывать тысячи документов, поэтому электронный документооборот в данной сфере всем понятен — и даже приветствуется.

Источник: https://www.tezis-doc.ru/blog/elektronnyj-dokumentooborot-s-nalogovoj-kak-sed-mozhet-pomoch-pri-proverkah/

Налоговые проверки без лишней бумаги

Что делать с электронными документами при налоговых проверках?

В 2012 году ФНС взяла курс на перевод всего взаимодействия с налогоплательщиками в электронный вид. Эту тенденцию подтверждают последние законопроекты, согласно которым даже бумажные документы можно направлять в ИФНС через Интернет.

Электронный документооборот между налогоплательщиками и контролирующими органами автоматизирует и ускоряет обработку и проверку документов, упрощает администрирование НДС и налога на прибыль.

В этой статье мы расскажем, как происходит представление документов в ИФНС на практике.

Процесс представления документов по требованию ИФНС в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи (ТКС) регламентируется несколькими правовыми актами: Приказ ФНС России от 17.02.2011 № ММВ-7-2/168 утверждает порядок представления документов, Приказ ФНС России от 29.06.

2012 № ММВ-7-6/465@ — формат XML-файла электронного сопроводительного письма к документам (описи документов). Приказом ФНС России от 19.04.

2012 № ММВ-7-6/251@ были внесены изменения в унифицированный формат транспортного контейнера при информационном взаимодействии с приемными комплексами налоговых органов по ТКС.

Первые шаги

Чтобы получить возможность отправлять документы в электронном виде, компании, прежде всего, необходимо уведомить ИФНС о наличии у нее таких документов. Согласно п.2.1 — 2.3 Приказа Минфина РФ от 25.04.

2011 № 50н, для начала обмена электронными документами компания должна направить своему оператору электронного документооборота (ЭДО) заявление, в котором прописываются все необходимые реквизиты (полное наименование компании, ИНН/КПП, место нахождения и т д.).

На основе такого заявления оператор ЭДО в течение трех дней обязан сформировать информационное сообщение, в котором указываются реквизиты и идентификатор компании (присвоенный оператором ЭДО) и идентификатор самого оператора ЭДО (присвоенный оператору ФНС).

Информационные сообщения оператор направляет через своего специализированного оператора связи (СОС) в налоговый орган по месту постановки компании на учет.

Таким образом, налоговый орган узнает, что у компании есть электронные документы, которые можно истребовать в электронном виде, и через какого оператора они передаются.

Как отмечает начальник отдела организации ввода деклараций и расчетов налогоплательщиков, представляемых на бумажных носителях и в электронном виде, Управления информатизации ФНС России Ирина Филипук, на пунктах приемки электронной налоговой отчетности во всех регионах уже установлено новое программное обеспечение — и налоговики уже принимают информационные сообщения от операторов ЭДО.

Проведение камеральных проверок

Камеральная проверка проводится по месту нахождения налогового органа на основе налоговых деклараций и других документов, представленных компанией в конце отчетного периода.

В рамках камеральной проверки налоговая инспекция направляет компании требование о представлении некоторого комплекта документов.

Требование может быть направлено как бумажным письмом, так и по ТКС — в том случае, если налогоплательщик сдает налоговую отчетность в электронном виде через СОС (согласно Приказу ФНС России № ММВ-7-2/168@).

В ответ налогоплательщик подготавливает опись документов с указанием номера и даты требования. Ранее ее можно было составить только в бумажном виде. Приказом ФНС России № ММВ-7-6/465@ был утвержден формат XML-файла электронной описи к документам, который, по сути, открывает перед налогоплательщиками новые возможности.

Аналитик системы электронного обмена первичными документами Диадок СКБ Контур Тамара Мокеева рассказывает: «Согласно формату, 14 видов документов можно передать в налоговый орган по ТКС двумя способами. Во-первых, в утвержденном или рекомендованном XML-формате, если документ был сформирован в электронном виде и отправлен через оператора электронного документооборота (ЭДО).

На данный момент такие форматы разработаны для счета-фактуры, книг покупок и продаж и дополнительных листов к ним, журнала выставленных и полученных счетов-фактур, ТОРГ-12 и акта приемки-сдачи работ (услуг). Во-вторых, в виде скан-образов (формат jpg или tif) с заполненными полями мета-информации (таких полей всего 13, однако большая их часть — необязательна).

Этот способ предусмотрен для документов, которые были сформированы на бумаге или в электронном виде в произвольном формате. Последние придется распечатывать и сканировать».  Таким образом, как отмечает эксперт, перечисленные виды документов налогоплательщик может направить в ИФНС в электронном виде, даже если эти документы были составлены на бумаге.

Список документов, обрабатываемых в ИФНС в электронном виде, постоянно расширяется.

После того как тем или иным образом было сформировано сопроводительное письмо, налогоплательщик прикладывает к нему комплект документов и высылает в ИФНС. Этот процесс может происходить по четырем основным сценариям.

Сценарий I. Компания не использует в своей деятельности электронные документы и не представляет налоговую отчетность по ТКС. В таком случае требование о представлении документов будет направлено ей в бумажном виде. Компания обязана сформировать бумажную опись, приложить к ней комплект заверенных бумажных копий документов и направить в ИФНС.

Сценарий II. Компания не использует в своей деятельности электронные документы, однако налоговую отчетность сдает через СОС.

В этих условиях требование придет к ней через СОС, возможно, будет продублировано в бумажном виде.

Компания может действовать по первому сценарию либо же сформировать электронное сопроводительное письмо в системе СОС, приложить к нему комплект скан-образов бумажных документов и направить в ИФНС через Интернет.

Сценарий III. Компания внедрила электронный документооборот, однако не пользуется услугами СОС. В данной ситуации компания может сформировать бумажную опись документов, распечатать формы электронных документов, заверить копии подписью и печатью, приложить к описи и выслать в ИФНС в бумажном виде.

Практика представления бумажных копий электронных документов по требованию налогового органа уже существует.

Другой вариант: компания может сформировать электронную опись документов и приложить к ней комплект электронных документов (в утвержденных форматах или в виде скан-образов) либо в системе оператора ЭДО, либо самостоятельно (например, в учетной системе) и каким-нибудь образом направить в ИФНС по ТКС (например, через портал gosuslugi.ru).

Сценарий IV. Компания пользуется электронными документами и представляет отчетность в налоговые органы через СОС. В таком случае процесс прохождения камеральной проверки будет наименее энергозатратным.

Налоговый орган запрашивает необходимые электронные документы через СОС, а налогоплательщик формирует электронную опись документов (либо в системе оператора ЭДО, либо в системе СОС), прикладывает к ней комплект электронных документов и направляет через СОС в ИФНС.

«Если налогоплательщику все-таки необходимо представить по одному требованию часть документов в электронном, а часть — в бумажном виде (например, документы, которые не принадлежат ни к одному из 14-ти обрабатываемых типов), составляются две описи документов — электронная и бумажная. Бумажные документы и опись отправляются по почте, электронные — по ТКС», — поясняет Тамара Мокеева.

Проведение выездных проверок

Выездные налоговые проверки проводятся по месту нахождения налогоплательщика и происходят на основании решения руководителя налоговой инспекции.

В ходе семинара «Электронный документооборот (ЭДО) хозяйствующих субъектов и органов, принимающих отчетность» (прошел в июне в Подмосковье) налоговые инспекторы выразили готовность к работе с электронными документами «без распечатывания».

По их словам, им достаточно видеть печатную форму счета-фактуры или любого другого первичного документа (выгруженного, например, в pdf-формате) на мониторе ПК налогоплательщика.

Электронные документы в рамках встречных проверок

Если при проведении камеральных и выездных налоговых проверок у налоговых органов возникают вопросы, связанные с деятельностью контрагентов компании, то у них могут быть истребованы документы, относящиеся к деятельности проверяемого налогоплательщика.
В случае с электронными формализованными документами необходимость во встречных проверках отпадает сама собой.

Электронный счет-фактура составляется в единственном экземпляре, т.е. расхождений, возникающих в разных экземплярах бумажных документов продавца и покупателя, просто не может быть. Что касается остальных формализованных документов, то оператор ЭДО создает одинаковые XML-файлы документов для продавца и покупателя, причем ЭЦП гарантирует неизменность информации.

Таким образом, эти экземпляры тоже идентичны.

По словам Тамары Мокеевой, единственное, что может заинтересовать налогового инспектора, –это даты выставления и получения электронного счета-фактуры.

Однако эти данные хранятся в сопроводительных технологических документах (подтверждениях выставления и получения) у оператора ЭДО, через которого был произведен обмен электронными документами, и их всегда можно запросить у самого оператора.

Налоговый инспектор просто направляет оператору ЭДО (через СОС оператора) соответствующее требование. Таким образом, проведение «встречной проверки» обходится без участия контрагентов компании.

Для неформализованных электронных документов схема проведения встречных проверок аналогична, за тем исключением, что налоговый орган может запросить эти документы у контрагента в электронном виде.

От выбора оператора ЭДО будут зависеть результаты налоговых проверок

Согласно Приказу № 50н (Об утверждении порядка выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по ТКС), оператором ЭДО может назваться любое юридическое лицо. В том случае, если оператор ЭДО не будет следить за созданием электронных счетов-фактур в установленных форматах и за передачей их по ТКС в утвержденном порядке, проблемы будут у налогоплательщика.

«Всем знакома ситуация, когда налоговые декларации не проходят форматный контроль. Но в случае с декларацией или книгой покупок/продаж мы можем направить отказ и затребовать новую версию электронного документа (т.к. эти документы формируются специально для налоговой инспекции).

Если же такая проблема случится со счетом-фактурой, налоговый инспектор не сможет развернуть документ, а налогоплательщик не сможет составить новый, т.к.

электронный счет-фактура существует в единственном экземпляре», — рассказывает ведущий специалист по методологии ГНИВЦ Наталья Логинова.

Чтобы оградить налогоплательщиков от возможных претензий к электронным документам, ФНС создала сеть доверенных операторов ЭДО.

Такие операторы проходят необходимые аккредитации, и их деятельность регламентируется Приказом ФНС РФ № ММВ-7-6/253@.

Пользуясь их услугами, налогоплательщик может быть уверен, что его счет-фактура, будучи истребованным в ходе камеральной проверки, пройдет все форматные контроли и будет правильно учтен.

Список всех аккредитованных операторов ЭДО опубликован на сайте ФНС по адресу:
http://www.nalog.ru/otchet/el_vid/el_schet/reestr_edo/.

Подготовила Азза Гайсин

Источник: https://kontur.ru/articles/2132

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.