+7(499)-938-42-58 Москва
+7(800)-333-37-98 Горячая линия

Автоматизация процесса бюджетирования крупных предприятий

Автоматизация процесса бюджетирования крупных предприятий

Автоматизация процесса бюджетирования крупных предприятий

Источник: http://www.klerk.ru/boss/

Независимо от того, в какой отрасли задействована компания и что она производит — оказывает ли услуги, разрабатывает новые продукты или занимается сельским хозяйством, — если она будет убыточна, неясен смысл существования такой организации.

Поэтому все бизнес-процессы должны быть направлены на достижение одной из главных целей — приносить прибыль.

Использование современных технологий открыло новые методы повышения экономической эффективности: автоматизация финансовых функций и внедрение информационных систем помогает бизнесу грамотно распределять и контролировать бюджеты.

Автоматизация бюджетирования предприятий

Бюджетирование предприятий — основной инструмент увеличения прибыли и сокращения издержек.

Если компания большая, со сложной филиальной структурой, то составление нескольких вариантов бюджета становится слишком трудоемким процессом.

В таком случае целесообразно его автоматизировать и без проблем управлять финансовыми процессами: строить прогнозы, контролировать достижение финансовых целей, рационально использовать ресурсы и снижать возможные риски.

Благодаря данной системе вся финансовая деятельность подчинена общей стратегической цели, а у руководства есть понимание, насколько эффективно работает компания, уменьшается вероятность ошибочных инвестиций.

Кроме того, в компании, перешедшей на автоматизированное бюджетирование, снижается время формирования бюджета, процессы его согласования происходят максимально прозрачно в единой информационной среде.

Невооруженным глазом будет заметно, как изменилась степень вовлеченности всех отделов компании: их действия станут более согласованными, а в сам процесс включатся все подразделения компании.

Таким образом, можно определить вклад каждого отдела в формирование финансового результата. Также появится возможность корректировать планы и бюджеты, в том числе проводить факторный, сценарный и многомерный анализ данных.

Все это в комплексе приведет к стандартизации управленческой и финансовой отчетности, формализации регламентов, инструкций, форм учета и анализа.

Еще один из заметных результатов — увеличение финансовой устойчивости предприятия и его конкурентоспособности. Можно заранее предсказывать риски и планировать действия, позволяющие не допустить их возникновения.

Это способствует созданию эффективной системы управления.

Внедрение автоматизированной системы позволяет рационально использовать человеческие ресурсы, снизив количество ручных операций, и избежать любых ошибок сотрудников.

Аудит бизнес процессов предприятия

Начинать проект автоматизации бюджетирования нужно с обследования данных бизнес-процессов предприятия, оценки их состояния, и определения ожидаемого эффекта от внедрения, все, для того, чтобы понять: а надо ли? Исходя из результатов данного обследования необходимо определиться с подходом к постановке задачи и желаемой методологией бюджетирования — оставить существующую, либо реализовать процессы в соответствии с новой методикой.

Крайне важно понимать, что вас сейчас не устраивает в ваших процессах и как автоматизация поможет решить проблему. Например, один из наших клиентов, ГК «Дикси», испытывал трудности со сбором и консолидацией данных со всех территориально распределенных филиалов — 2 500 точек по всей России.

Одной из приоритетных задач стало внедрение единой системы финансового планирования и отчетности.

Автоматизировав систему бюджетирования, теперь «Дикси» может быстро пересчитывать бюджеты, легко адаптируясь к меняющимся экономическим условиям, вовлекая руководителя каждого подразделения в процессе формирования бюджета.

Выбор процессов бюджетирования

Еще один важный шаг при внедрении автоматизированной системы бюджетирования — выбор подхода к организации процессов бюджетирования исходя из целей руководства.

Можно использовать Bottom-up процесс бюджетирования, предполагающий сбор детальных планов по доходам и расходам подразделений и согласование этих цифр при формировании итогового бюджета.

В дальнейшем расходы контролируются путем сравнения фактического начисления с тем, что было запланировано. С использованием данного подхода компаниям удается достигнуть высокого уровня контроля над своими расходами.

Или же компания отдает предпочтение процессу бюджетирования Top-down. В этом случае план изначально устанавливается сотрудниками центрального офиса, и уже оттуда он спускается ко всем остальным подразделениям.

Фактические расходы согласовываются путем сравнения с целевым показателем. Такой подход хорошо работает в компаниях с большой степенью централизации процессов.

При этом зачастую компании предпочитают использовать смешанный подход и различные комбинации организации процессов бюджетирования.

Например, для ГК «Черкизово» одной из приоритетных задач стало обеспечение высокого уровня детализации планирования.

Автоматизация системы бюджетирования позволила компании осуществлять как годовое, так и оперативное планирование.

Оно позволяет рассчитывать расход ветеринарных препаратов и кормов на день; баланс процессов посадок цыплят, производства яиц, покупки недостающих и продажи избыточных продуктов; годовой баланс производства продукции.

Также в приоритете была интеграция с учетными системами на местах, приведение данных к единым учетным аналитикам, реализация ряда автоматических корректировок и формирование отчетности Полученные данные должны служить источником как для отчетности на биржу, так и для целей управленческого и план-факт анализа. В результате чего компания перешла на ежемесячный отчет вместо ежеквартального и получила возможность детализации — по себестоимости, каналам, контрагентам.

Как выбрать программное обеспечение

Далее начинается этап выбора программного обеспечения Этот вопрос более приоритетен для ИТ-директора. На рынке представлен широкий круг как российских, так и западных продуктов.

Из отечественных популярны 1С и многочисленные системы на ее основе («БИТ.Финанс», «Инталев»), из иностранных — Oracle, SAP, IBM.

Выбор должен основываться не только на цене, но и на возможности интеграции с автоматизированными системами учета, которые уже есть в компании.

При внедрении автоматизированной системы бюджетирования важно, чтобы в компании существовала функция ключевого заказчика, а также спонсор проекта, который будет готов взять на себя ответственность за внедрение непопулярных решений для достижения итоговой цели проекта.

Нужно понимание, что нельзя внедрить много функционала за короткий срок — это долгий процесс, все зависит от ряда факторов. Если, например, будет меняться система управления компанией, появляться новые требования в ходе проекта, то сроки реализации увеличатся.

Отсутствие согласованной между функциями методологии формирования бюджета может привести в лучшем случае к затянувшейся реализации проекта, в худшем — система не будет внедрена. Любой проект должен контролироваться, иначе возникнет угроза срыва.

Источник: https://otchetonline.ru/art/direktoru/58198-avtomatizaciya-processa-byudzhetirovaniya-krupnyh-predpriyatiy.html

Бюджетирование в 1С:ERP

Автоматизация процесса бюджетирования крупных предприятий

Одной из наиболее распространенной и эффективной технологией управления финансовой деятельностью предприятия по праву можно назвать технологию Бюджетирования.

Это связано с тем, что с одной стороны Бюджетирование позволяет осуществлять контроль за доходами и расходами каждой бизнес-единицы (Центр финансовой ответственности – ЦФО), а с другой стороны тесно связано со стратегией компании.

По своей сути процесс бюджетирования включает в себя подготовку планов (в количественном и стоимостном выражении) по доходам и расходам всех ЦФО в организации и дальнейшее отслеживание исполнения установленных планов.

Можно выделить 2 самых общих подхода к реализации бюджетной компании на предприятии:

Метод, при котором бюджеты готовятся на основании стратегии развития предприятия.

Исходя из стратегических целей строятся прогнозные бюджеты по всем ЦФО предприятия, проверяются на исполнимость, и один из бюджетов принимается как рабочий (при этом могут существовать и другие версии бюджетов, которые начинают работать при определенных условиях; самый простой пример – существование помимо основного бюджета еще и оптимистичного и пессимистичного бюджета). Дальнейший контроль исполнения бюджетов одновременно является и контролем движения к принятым стратегическим целям организации;

Метод, при котором бюджеты собираются со всех ЦФО, затем анализируются, корректируются (например, на соответствие стратегическим целям компании) и консолидируются.

Существую два основных типа бюджетов:

Включает в себя бюджет доходов и расходов, базой для разработки которого являются следующие бюджеты: бюджет производства, бюджет продажи продукции, прочих доходов, затрат на материалы и энергию, бюджет оплаты труда, амортизационных отчислений, общехозяйственных и общепроизводственных расходов, бюджет расходов по налогам (в зависимости от налога может включаться в общехозяйственные расходы).

  • Финансовый бюджет. Состоит из четырех финансовых документов:
    • Прогноз отчета о прибылях и убытках
    • Прогноз отчета о движении денежных средств
    • Прогноз бухгалтерского баланса
    • Прогноз движения собственного капитала

Автоматизация бюджетного процесса компании

Внедрение в организации система бюджетирования без использования информационной системы задача непростая, т.к. для оперативного контроля исполнения бюджетов требуется постоянный план-фактный анализ, который возможен только при оперативном доступе к большому объему финансовой и нефинансовой информации предприятия.

Автоматизации бюджетного процесса обеспечивает:

  • Снижение нагрузки на персонал в бюджетном процессе
  • Повышение достоверность собираемых данных за счет автоматизации и систем контроля
  • Оперативную консолидацию бюджетов компании в системе
  • Оперативный контроль над соблюдением бюджетных лимитов
  • Оперативный анализ бюджетов в различных аналитических разрезах и с расшифровкой до первичных документов, в том числе План-фактный анализ

Среди решений 1С для ведения полноценного процесса бюджетирования в наибольшей степени подходит несколько программный продуктов:

Специализированное решение, предназначенное для организации бюджетного процесса как отдельного предприятия, так и группы компаний. Бюджетирование в программе может осуществляться как на основании данных бухгалтерского учета, так и на основании данных управленческого учета и учета по Международным стандартам финансовой отчетности (МСФО).

  • БИТ.ФИНАНС
  • 1С:ERP Управление предприятием 2.0

Новая наиболее мощная ERP-система от фирмы 1С. Система позволяет полноценно организовать управление бюджетным процессом. При этом в системе используется интуитивно понятная настройка структуры бюджетов за счет использования “табличной модели бюджетирования”. Разнообразные средства автоматического расчета значений бюджетных статей делают процесс бюджетирования удобным и интуитивно понятным. 

  • 1С:Управление производственным предприятием 8

ERP-система, предназначенная для автоматизации преимущественно производственных организаций среднего и крупного масштаба. Решение содержит подсистемы “Бюджетирование”, которая позволяет формировать произвольные бюджеты, загружать фактические данные из любых подсистем программы в “Бюджетирование” и осуществлять план-фаткный анализ.

Подходы к автоматизации бюджетирования

Автоматизация бюджетирования может проводится, как в составе комплексного проекта, который включает несколько бизнес-задач, так в формате отдельного проекта.

Оно из ключевых условий успешной автоматизации бюджетирования – проработка методологии бюджетного процесса и ее описание – бюджетная модель. Данная работа может выполняться, как в составе проекта по автоматизации – первым шагом, так и до проекта автоматизации.

Разработка бюджетной модели может осуществляться собственными экспертами компании, могут привлекаться консалтинговые компании, имеющие экспертизу в отрасли.

Мы рекомендуем нашим клиентам привлекать специалистов по автоматизации уже на этапе разработки методологии для проведения анализа проектных решений на предмет дальнейшей автоматизации на 1С.

Такой подход позволит избежать лишних затрат, связанных с методологическими решениями, которые не учитывают специфику программных продуктов 1С и требуют их существенную доработку.

Подробное описание технологии реализации проектов представлено в разделе Внедрение бизнес-приложений. 

Почему компании автоматизируют управление бюджетами?

Источник: http://razdolie.ru/solutions/byudzhetirovanie/

Автоматизация системы бюджетирования на предприятии

Автоматизация процесса бюджетирования крупных предприятий

Благодаря появлению компьютерных технологий качественно упростилась жизнь людей. Сейчас в несколько нажатий кнопок мы можем получить любую, интересующую нас, информацию в режиме реального времени.

Машина способна обработать огромнейшее количество информации за считанные секунды, но многое зависит и от команд, которые она получает. С развитием технологий появилась новая отрасль в экономике, так называемые IT продукты или, простыми словами, программы для работы компьютерной техники.

Речь в нашей статье на cryptopilot.ru пойдет о вариантах программ, благодаря которым происходит автоматизация процесса бюджетирования.

Такой процесс позволяет любому предприятию, фирме, бизнесу поставить на автомат поток информации о процессах, которые происходят в них. Если более подробно разобраться в ситуации, то каждый вид деятельности представляет собой определенный механизм, в котором происходят различные действия, из них и состоит общий сложный бизнес-процесс.

 Первостепенная задача автоматизации заключается в максимальном учете всевозможных моментов, нюансов, которых существует огромное количество в общем механизме работы. Все они влияют на денежные потоки внутри бизнес-механизма. По сути, учет всех мелочей — залог долгосрочной и перспективной работы того или иного предприятия либо же фирмы.

Выражение «копейка рубль бережет» как нельзя кстати подойдет для обозначения вышесказанного. Более того, автоматизация позволяет спрогнозировать дальнейший план развития на основании подробных отчетов о работе.  Но проблема в том, что каждый вид деятельности по-своему уникален, и создать единый шаблон для всех, по сути, не реально.

Именно поэтому мы можем наблюдать целый ряд различных программ для автоматизации бизнеса и бюджета. Помимо этого, каждый программный продукт требует индивидуальной настройки под конкретный вид деятельности.

Но все же можно вывести общий шаблон, по которому осуществляется автоматизация и подбор нужного вам варианта, о чем мы поговорим далее.

Автоматизация системы бюджетирования

Прежде чем рассматривать варианты процесса механизации деятельности предприятия, давайте определим цели, которые преследует автоматизация системы бюджетирования:

  • учет всевозможных денежных процессов, происходящих в вашей бизнес-деятельности;
  • получение подробных отчетов о работе бизнеса за тот или иной период, что позволит выявить выгодность затрат в конкретном направлении;
  • планирование дальнейшей деятельности на основании собранной и упорядоченной информации, расчет последующих выделений из общего бюджета на поддержание и развитие бизнеса;
  • отслеживание работы в реальном времени на основании отчетности;
  • снижение количества ошибок, которые связаны с выполнением ручной работы;
  • уменьшение рутины.

Автоматизация и упорядочивание информации в бизнесе имеет значительные преимущества. Но при этом важно грамотно создать общую систему, алгоритм по которому будет вестись учет и внесение данных в базу.

По сути, это основной камень преткновения, который, выражаясь простыми словами, в худшем случае может привести к автоматизированному беспорядку.

Именно грамотная отладка общего механизма работы в автоматическом режиме является залогом успеха в продуктивной работе системы.

Существуют различные варианты подхода к вопросу автоматизации, в зависимости от вашей конкретной ситуации. Мы рассмотрим их, начиная с простых и заканчивая более сложными.

Прежде всего, многое зависит от установленных ранее вами систем автоматизации и от их наличия вообще. Если говорить о небольших предприятиях, то многие используют программу Exel с ее обычными и сводными таблицами, что позволяет качественно упростить учет в целом.

Соответственно, на ее основании можно создавать регламент тех или иных микро-процессов в бизнес-механизме, а также порядок внесения данных о них. Благодаря данному программному продукту автоматизация бюджетирования может развиваться на первых порах деятельности компании, а также ее можно использовать для продвижения в малом бизнесе.

Но при этом важно отметить, что функциональность значительно уступает своим специализированным конкурентам. В дополнение к ней часто используют программу Palo, в основном, благодаря ее бесплатной платформе. Это, по сути, вторая ступень при организации автоматического режима в бизнес-процессе.

Palo более специализирована, имеет доступный интерфейс для пользователей. Также хотелось бы отметить такие программы как: OrganicERP, Инталев, Navision, Infor Performance Management и пр.

Существует два подхода к вопросу отладки автоматизации:

  • самостоятельно, путем проб и ошибок, экспериментировать и внедрять новые программные продукты на вашей фирме или предприятии;
  • нанять специалистов, которые помогут составить общую последовательность действий при автоматизированной работе, помогут выбрать и настроить подходящее вам программное обеспечение. Но такие услуги далеко не каждому по карману.

Автоматизация бюджетирования на предприятии

Большие бизнес-механизмы отличаются своей сложностью и объёмом. Прежде всего, вопрос состоит в регламентировании общих процессов, происходящих в них. Автоматизация бюджетирования на предприятии, как правило, требует длительного времени и высокого уровня профессионализма специалистов, занимающихся данным вопросом.

Как правило, для больших бизнес-механизмов используют специализированное программное обеспечение — 1С Предприятие. Оно не только подходит для крупных предприятий, но и для более мелких. Отличается целой линейкой программных продуктов.

Пользуется большим спросом и является одним из вариантов начинания автоматизации, как для мелких, так и для крупных систем бюджетирования.

Прежде всего, хотелось бы отметить, что данная программа требует высокого уровня квалификации специалистов, которые будут ее внедрять. Более того, она отличается солидной стоимостью. Но при этом является одним из лучших решений для крупного бизнеса.

Существует целый ряд специализированных компаний, предоставляющих услуги по внедрению данного продукта.

Более того, в зависимости от бюджета и возможностей существует вариант проработки собственного программного обеспечения, но, как правило, многие обходятся доработкой 1С Предприятие.

В заключение хотелось бы отметить, что автоматизация бюджетирования — весьма хлопотный процесс, который требует серьёзного подхода и длительного промежутка времени для внедрения. Но при этом позволяет качественно повысить эффективность работы бизнеса. Также на нашем сайте вы можете прочитать статью Актуальность бюджетирования на предприятии.

Небольшое видео об автоматизации системы бюджетирования на примере компании Теле2.

Источник: https://cryptopilot.ru/avtomatizaciya-sistemy-byudzhetirovaniya.html

Автоматизированные системы бюджетирования

Автоматизация процесса бюджетирования крупных предприятий

Автоматизированная система бюджетирования — это финансовая модель предприятия, представленная в электронном виде в форме связанных между собой различных бюджетов, среди которых: бюджет продаж, производства, закупок, инвестиций и другие.

Такая модель необходима как для возможности осуществлять планирование движения денежных потоков для каждого ЦФО (центра финансовой ответственности) и сравнения их с реальными данными, так и для анализа того, какое влияние настоящие и будущие отклонения показателей окажут на финансовое положение предприятия.

В процессе моделирования (АСБ) должны участвовать и финансовый директор, и менеджеры, в чьи служебные обязанности входит составление и исполнение бюджетов.

Так как информация, используемая для анализа, заимствуется из других установленных на предприятии корпоративных систем, то автоматизированные системы должны включать в себя функциональные блоки, перечисленные ниже:

  • систему бюджетов;
  • средства для работы с ней (включая редактор отчетов и другие функции);
  • инструменты, применяемые для возможности организации совместной работы сотрудников;
  • средства для импорта (иначе, перевода) учетных данных из одной системы в другую.

Преимущества

Наша компания имеет честь предложить вам эффективную автоматизацию бюджетирования при помощи соответствующей подсистемы, являющейся компонентом нашей разработки на базе платформы 1С «ИТАН: Управленческий баланс ПРОФ».

Система бюджетирования полностью совместима со многими системами учета, которые уже могут быть установлены на вашем предприятии, и не требует изменения программного кода, что значительно ускоряет и облегчает ее внедрение.

Гибкая система настройки позволяет вам получить модель бюджетного управления, ориентированную именно на ваш бизнес и работающую в соответствии с потребностями вашей компании.

Положительный эффект от постановки бюджетирования с нашей системой:

  • оперативно формируемые отчеты, отражающие реальное положение дел на предприятии и включающие в себя прогнозный баланс и анализ эффективности центра учета;
  • финансовая модель компании, созданная на определенный плановый период;
  • операционные, функциональные и финансовые бюджеты, делегированные согласно структуре центров финансовой ответственности;
  • эффективное управление денежными средствами организации по всем направлениям ее бизнеса;
  • увеличение числа благоприятных факторов, способствующих реализации стратегических целей и задач.

А разве автоматизации на базе microsoft excel недостаточно?

Действительно, автоматизация системы бюджетирования возможна:

  • с использованием программы Microsoft Excel;
  • с помощью специализированных программных продуктов, предназначенных для бюджетирования;
  • путем внедрения программ бюджетирования и финансового учета, таких, как «1С».

До недавнего времени, в первую очередь по причине дешевизны и простоты использования, очень часто в роли системы бюджетирования выступало приложение Excel от Microsoft, входящее в пакет Office. В пользу этой программы бюджетирования также говорило то, что большинство финансистов умели ею пользоваться, к тому же она позволяет вводить различные формулы, находить взаимосвязи и создавать прогнозы. Плюсом приложения был и легкий импорт данных из многих систем учета, и вставка текстовых файлов, облегчающая ввод информации.

В то же время у постановки бюджетирования на базе Microsoft Excel есть много минусов, среди которых:

  • сложности при совместной работе – два человека не могут работать с одной таблицей одновременно;
  • каждый вариант бюджета требует создания отдельного файла, что может вызвать неразбериху, появление дублей и приводит к излишней нагрузке на сервер компании;
  • консолидацию данных приходится осуществлять вручную, что может привести к появлению ошибок и разночтений;
  • уровни доступа к информации практически невозможно разграничить: данные могут быть доступны всем работающим с программой бюджетирования, в то время как часть из них должна быть известна только лицам, имеющим соответствующие полномочия;
  • защита введенных данных от исправлений, в результате которых они могут быть потеряны, тоже отсутствует.

К тому же программа Microsoft Excel имеет низкую производительность.

Если вам, например, понадобится отредактировать бюджет, сформированный на 3 года по 10 центрам финансового учета, разбитый по месяцам, вы будете должны не только открыть все файлы, связанные с бюджетом, но и после каждого вносимого изменения еще раз пересчитывать все показатели. Вот почему при больших объемах данных осуществление финансового управления с помощью программного обеспечения Microsoft Excel является весьма проблематичной задачей.

Главный недостаток Excel: при значительном объеме показателей, требующих планирования и контроля, создать качественно работающую систему бюджетирования на базе этой программного продукта практически невозможно.

Гарантия точного учета и планирования

В последнее время интерес к внедрению бюджетирования в автоматизированных системах у отечественных компаний значительно возрос. Руководители осознали необходимость планирования движения финансовых средств и подходят к выбору автоматизированной системы с большой осторожностью, что вполне объяснимо.

На рынке присутствует достаточное число разработчиков и интеграторов систем, но далеко не все из них могут подтвердить, что внедрение созданных ими разработок принесло заказчику значительные конкурентные преимущества.

Правда, долго такие производители ПО существовать просто не смогут по причине неэффективности собственной работы и отсутствия положительного опыта сотрудничества у их клиентов.

При выборе интегратора системы бюджетирования следует опираться на опыт работы, эффективность предлагаемого решения, индивидуальный серьезный подход к каждой компании и количество удовлетворенных заказчиков. Внедрение автоматизированной системы учета – это как раз та сфера, где за сами себя говорят результат и точная информация, а не рекламные лозунги.

Каковы же критерии выбора автоматизированной системы для бюджетирования со стороны потенциальных клиентов?

В первую очередь, это список функциональных требований, среди которых:

  • возможность контроля корректности вносимых данных;
  • иерархически организованные измерения бюджетов;
  • их многовариантность;
  • эффективные средства консолидации, расчета и распределения данных;
  • создание бюджетных отчетов;
  • наличие поддержки и контроля над регламентом бюджетирования;
  • возможность контроля над исполнением бюджетов.

Далее следуют требования технические:

  • создание единой базы данных;
  • интеграция с установленными ранее системами учета;
  • многопользовательский режим;
  • повышенная безопасность данных;
  • большие возможности для гибкой настройки.

Подсистема «Бюджетирование», встроенная в программно-методический комплекс «ИТАН: Управленческий баланс» соответствует вышеперечисленному набору функциональных и технических требований.

Об этом свидетельствует успешный опыт использования системы многими крупными компаниями, успевшими убедиться в том, что только автоматизация бюджетирования может стать гарантией точного учета, планирования и контроля, эффективно способствующих повышению прибыли.

Решение по автоматизации:

Источник: http://www.finprosoft.ru/avtomatizirovannye-sistemy-byudzhetirovaniya

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.