+7(499)-938-42-58 Москва
+7(800)-333-37-98 Горячая линия

Автоматизация бюджетирования и управленческого учета

Содержание

Автоматизация управленческого учета и бюджетирования

Автоматизация бюджетирования и управленческого учета

Перед вами первая статья из цикла, посвященного автоматизации управленческого учета и бюджетирования. В настоящее время, эти темы становятся все более популярными среди новых российских управленцев. Мы же считаем их ключевыми для выхода на уровень нового, регулярного и эффективного ведения бизнеса.

Мы намеренно объединяем понятия управленческого учета и бюджетирования, так как уверены, что только решение “в связке” задачи чистого учета и планирования может позволить добиться положительного результата. Этот вывод базируется на классическом представлении управленческого цикла и возможностях автоматизации.

Поиск причины

Традиционно, сначала задайте себе вопрос – для чего Вы собираетесь автоматизировать систему управления? Все ответы на этот вопрос можно разделить на три типа:

  • Большой объем разнообразных операций. Без автоматизированной системы затраты на обработку такого количества информации неимоверно велики, а сроки обработки данных не удовлетворяют менеджеров. Практически невозможно получить необходимую информацию нужного качества в нужном объеме, а главное в требуемые сроки для принятия управленческого решения.
  • Хочу знать, сколько реально зарабатывает и тратит предприятие. Хочу видеть, какие области наиболее затратные и куда уходят средства компании. При этом ставится задача автоматизации отдельных, наиболее важных функций.
  • Ну, так сейчас поступают многие, мне порекомендовали друзья, слышал, что есть у конкурентов или посоветовали аудиторы.

На практике, любой из вариантов ответа можно отнести к одному из этих типов. Ответы различаются по степени готовности предприятий к решению задачи и требуют принципиально разных подходов к подбору программных средств. В зависимости от ответа, который Вы честно себе дадите, будет зависеть план внедрения и функциональные требования к ПО.

Игрушка для босса

Если Ваш ответ близок по смыслу к третьему варианту, Вам нужна система первоначальной “пробы пера”. Соответственно, и план внедрения должен быть направлен на решение именно этой задачи.

Чаще всего такие системы становятся инструментом для одного – двух сотрудников компании, которые сами находят и вводят фактические данные, составляют планы (часть функциональных или операционных бюджетов), проводят анализ данных.

Если систему купили для руководителя, то, скорее всего, через 1-3 месяца “забав” он забросит это ПО, так как практической пользы в управлении компанией от него будет крайне мало.

Если программное обеспечение купили для подчиненных, влияние результатов их работы с такими системами на принятие решения будет еще меньше, чем в первом примере. В любом случае, прямое влияние на эффективность работы предприятия будет минимальным.

Единственное, что может быть полезным – это получение базового представления об автоматизированных системах руководителем и сотрудниками и принятие уже осознанного решения о необходимости внедрения комплексной информационной системы на предприятии. Разумно, чтобы итоговая стоимость такого решения-игрушки соответствовала результату использования.

Чтобы решить задачу

При втором варианте ответа, руководитель ставит перед системой конкретную задачу. Например, необходимо знать, сколько в данный момент товара на складе, какова сумма дебиторской задолженности, сколько произведено продукции или сколько потрачено средств.

Самое интересное в таких ситуациях, что примерно в половине случаев программа, рассматриваемая как решение этих задач, таковой не является.

Часто решение лежит вне возможностей внедренцев и ПО, а зависит от внутренних показателей: уровня квалификации персонала, наличия регламентов функционирования системы управления, достаточности финансовых и материальных ресурсов, наконец, уровня подготовки и исполнения решений.

Как вы понимаете, в таком случае возможно два варианта развития событий: или от использования приобретенного ПО отказываются (оно не решает поставленных задач), или постепенно роль и функции ПО трансформируются и оно занимает какое-то локальное место в системе управления, тоже малозначимое.

Если же на практике программа помогает решить поставленные задачи, то оно успешно вписывается в общую информационную инфраструктуру предприятия и занимает в ней место адекватное значимости решаемых задач.

Соответственно, чтобы заранее просчитать эффективность приобретаемого программного продукта, нужно внимательно оценить степень соответствия функционала ПО стоящим задачам и разработать план внедрения, направленный на формализацию и автоматизацию этих задач.

Естественно, что и в этом случае стоимость решения должна быть сопоставима с результатами от решения поставленных задач.

Условно говоря, если в результате внедрения системы управления товарными запасами, “стоки” снизятся на 10% и, соответственно, сократятся затраты на обслуживание кредитов под оборотные средства, то можно определить и допустимую стоимость решения этой задачи.

Кстати, сразу же возникает вопрос об окупаемости внедренной автоматизированной системы. Исходя из опыта работы российских компаний и скорости развития информационных технологий, норма окупаемости таких систем должна быть 3-9 месяцев.

Чтобы решать текущие и будущие задачи

Остается самый серьезный случай, требующий решения для автоматизации всей системы управленческого учета и бюджетирования.

Тогда и план внедрения, и функционал системы должны позволить решить все стоящие задачи и, что более важно, задачи, которые могут возникнуть в течение эксплуатации внедрения ПО.

Такие системы выбираются не только и не столько для решения конкретных задач, сколько для полноценной информационной поддержки всего управленческого цикла и построения эффективной системы управления предприятием, как конкурентного преимущества.

Окупаемость таких систем обычно происходит за 9-27 месяцев эксплуатации при грамотном внедрении и добросовестной эксплуатации.

Рисунок 1. Позиционирование системы в зависимости от стоящей задачи и возможностей ПО

По нашей оценке, в настоящее время в России предприятия, которым нужна та или иная система, соотносятся соответственно описанным вариантам как 45:45:10.

В то же время, наблюдается тенденция перемещения пользователей из первой группы во вторую, а из второй в третью. При этом скорость первого перехода значительно выше скорости второго.

Как выбрать нужное ПО?

Разумно предположить, что для обучения и получения первого опыта оптимальны простые, базовые версии ПО, имеющие уже готовую настройку для ведения управленческого учета в части хозяйственных операций, но обладающие возможностью конфигурирования, изменения хотя бы части имеющихся настроек.

Это необходимо для первоначального запуска и приобретения навыков работы с автоматизированной системой, а также развития навыков и получения первого опыта настройки ПО для решения конкретных задач. Хорошо, если для выбранного программного продукта будет существовать более сложная версия, предназначенная уже для решения реальных задач.

В будущем, после освоения базового функционала, можно будет усовершенствовать свою программу, т.е. сделать “upgrade”.

Для систем среднего класса (по степени комплексности решения задач) самым важным является их подготовленность к решению поставленных задач.

С учетом того, что ПО должно бороться именно с проблемами и причинами их возникновения, а следствиями, функциональность программы должна предполагать усложнение и увеличение количества решаемых задач в пределах определенной зональной области.

Например, если сейчас стоит задача ведения бюджета выплат, то в будущем надо предполагать ведение бюджета движения денежных средств и управления платежеспособностью в целом.

Системы для решения комплекса задач по информационной поддержке цикла управления, должны быть на 20-50% избыточнее по функционалу, чем требуется в момент внедрения, надежны как в эксплуатации, так и с точки зрения поставщика и внедренца.

Такие системы должны позволять вести весь список хозяйственных операций в компании, включая внутрихолдинговые, составлять всю систему бюджетов и показателей (индикаторов) финансово-хозяйственной деятельности.

Гибкость таких систем должна быть максимальна, так как для российских холдингов характерно частое возникновение новых бизнесов и изменения правил управленческого учета с тенденцией к их усложнению.

Здесь очень важное свойство – это ведение всего спектра хозяйственных операций с получением настраиваемых форм бюджетов, включая бюджет по балансу. Полную и актуальную информацию по текущему состоянию предприятия может представить только Баланс. Причем данный отчет должен быть построен на основании управленческой информации.

Соответственно, система без составления всех управленческих форм отчетности с выходом на управленческий баланс, не может, по определению, считаться оптимальной для комплексной автоматизации управленческого учета.

В следующей статье мы продолжим эту тему и рассмотрим принципы построения и доминирования автоматизированных систем для внедрения управленческого учета и бюджетирования.

Источник: http://mega-eworld.com/pub/section100507/element2389267/

Бюджетирование в системе управленческого учета

Автоматизация бюджетирования и управленческого учета

Основы управленческого учета и бюджетирование  являются неотъемлемой частью компетенций финансового менеджера. Как же соотносятся между собой управленческий учет и бюджетирование?  Какую роль играют планирование и бюджетирование в управленческом учете?

Управленческий учёт – это система планирования, сбора, отчетности, интерпретации информации для принятия управленческих решений менеджерами, а также контроля за этими процессами.

Основные задачи управленческого учета следующие:

  • Планирование
  • Управление и контроль (оперативный учет).
  • Анализ и отчетность (внутренняя и внешняя)

В основе планирования лежит анализ ретроспективной информации и прогноз будущих финансовых операций.  Оперативный учёт применяется в текущем управлении для контроля реальных фактов деятельности компании. Оперативный учет может вестись как в стоимостном выражении, так и в натуральных показателях.

Управленческая отчетность позволяет производить оценку и анализ результатов деятельности компании. Одним из методов анализа является план-факт анализ: выявление отклонений фактических достигнутых показателей от запланированных, оценка и анализ их влияния на стратегические планы компании.

Бюджетирование является одним из методов реализации этих основных задач с делегированием финансовой ответственности на уровень центров финансовой ответственности (ЦФО) и системой мотивации. Бюджетирование позволяет оперативно получать достоверную информацию и обеспечивать успешное функционирование компании, в частности:

  • планировать расходы и доходы компании;
  • выявлять потребности в денежных ресурсах и оптимизировать финансовые потоки;
  • оптимизировать затраты;
  • финансировать за счет внутренних и внешних источников новые направления бизнеса и инвестиционные проекты;
  • мотивировать сотрудников;
  • выявлять отклонения фактических от плановых показателей;
  • формировать управленческую отчетность;
  • анализировать и контролировать финансовое состояние компании.

Стандартизированного подхода к формированию бюджетной модели и управленческой отчетности не существует. Для каждой компании методология является уникальной разработкой.

Обычно выделяют четыре основные группы бюджетов:

  • 1) основные бюджеты, мастер-бюджеты (бюджет доходов и расходов (БДР), бюджет движения денежных средств (БДДС), бюджет баланса);
  • 2) вспомогательные бюджеты (план капитальных вложений, кредитный план, бюджеты налогов);
  • 3) дополнительные (специальные) бюджеты (бюджет распределения прибыли, планы отдельных проектов и программ).
  • 4) операционные бюджеты.

Разработка бюджетов на период обычно начинается с разработки операционных бюджетов, например такого набора:

  • Бюджет продаж.
  • Бюджет готовой продукции
  • Бюджет прямых материальных затрат.
  • Бюджет затрат на прямой труд.
  • Бюджет накладных расходов.
  • Бюджет производственных запасов.
  • Бюджет коммерческих расходов.
  • Бюджет административных расходов.

Автоматизация бюджетирования и управленческой отчетности

В современных условиях управленческий учет и бюджетирование сложно представить без автоматизации.

Автоматизация бюджетирования и управленческой отчетности позволяет хранить, консолидировать и обрабатывать большое количество операций, обеспечивая конечных пользователей получением достоверной информации о текущем положении компании. Основы бюджетирования и управленческой отчетности должны быть заложены в логику программного продукта.

Пример успешной  реализации управленческого учета и бюджетирования в компании –  программный продукт «WA: Финансист».

Рисунок 1. Бюджетирование в управленческом учете в программе «WA: Финансист».

Как видно из рисунка 1, задача планирования может быть решена с помощью формирования бюджетов движения денежных средств, бюджетов расходов и расходов, оперативных бюджетов.

Задача управления и контроля (оперативного учета) на уровне бюджетирования может быть решена с помощью механизма автоматического получения фактических данных из учетных систем.

Задача анализа и получения отчетности решается с помощью план-факт анализа, формирования и анализа планового бюджета и т.п.

Рисунок 2. Формирование операционных бюджетов на примере программного продукта «WA: Финансист».

Наша система позволяет эффективно строить бизнес-процесс бюджетирования на всех его этапах:

  • разработка бюджетной модели;
  • согласование бюджетов и их корректировок;
  • отражение фактических данных по статьям планирования;
  • контроль за исполнением бюджета;
  • план-фактный анализ показателей с помощью развитых инструментов формирования отчетности;
  • формирование решений по управлению бизнесом.

Подсистема дает возможность пользователю разработать неограниченное количество вариантов бюджетов, для целей принятия решения об оптимальном развитии бизнеса. Разнообразие вариантов моделей обеспечивается  инструментом «Сценарий планирования». Сценарий выступает в качестве разделителя учета и система позволяет вводить плановые показатели в разрезе разных сценариев.

Таким образом, основы бюджетирования и управленческой отчетности оптимально реализованы в программном продукте «WA:Финансист».

Бюджетирование в системе управления затратами предприятия

Основы управленческого учета и бюджетирование обычно подразумевают построение системы управления затратами на предприятии. В целях оптимизации затрат предприятия нельзя свести управление к простому их сокращению.

Необходимо  также предпринимать соответствующие шаги к достижению определенного уровня дохода, прибыли,  и, в случае необходимости, принимать соответствующие меры.

В масштабе всего бизнеса этим объясняются действия в области управления затратами на уровне каждого подразделения (ЦФО): центров затрат, центров дохода, центров прибыли и т.д.

Бюджетирование в системе управления компанией позволяет спрогнозировать затраты предприятия и оценить вклад каждой бизнес единицы (ЦФО) в достижение стратегических и оперативных целей.

Бюджетирование затрат позволяет выявить скрытые резервы, оценить запасы и максимизировать получение прибыли.

Таким образом, бюджетирование в системе управленческого учета позволяет прогнозировать будущее развитие компании, оценивать эффективность и контролировать выполнение планов.

Источник: https://www.1CashFlow.ru/upravlencheskiy-uchet-i-byudzhetirovanie

Автоматизация управленческого учета

Автоматизация бюджетирования и управленческого учета

Управленческий учет по своей сути представляет собой систему сбора определенных данных, которая, так же, как и бухгалтерский учет, должна производить их регистрацию, измерение и систематизацию. В сфере внимания управленческого учета должны находиться все бизнес-процессы и все уровни управления предприятия.

Это многогранная и многомерная система, которую, в отличие от учета бухгалтерского, нельзя воспринимать обособленно.

Управленческий учет необходим не только сотрудникам, отвечающим за финансовую деятельность компании, но и руководителям, и менеджменту, и специалистам разных уровней с различными степенью ответственности и обязанностями.

Автоматизация управленческого учета, проводимая компанией «ИТАН», начинается с создания методологии учета, соответствующей направлениям бизнеса, осуществляемого Заказчиком.

Основные компоненты методологии управленческого учета:

  • финансовая структура,
  • положения учетной политики,
  • план счетов управленческого учета,
  • направления аналитического учета,
  • правила отображения хозяйственных операций.

Итогом этого этапа становится формирование комплекта документации, определяющего методологию ведения управленческого учета.

Далее специалисты нашей компании проводят стандартное обследование предприятия и разрабатывают «Технические предложения», необходимые для индивидуальной настройки программного продукта.

На следующем после постановки этапе осуществляется полная автоматизация бухгалтерского и управленческого учета, в процессе которой разработанная методология применяется к программному комплексу «ИТАН: Управленческий баланс» и осуществляется проект внедрения. Подробнее о внедрении…

Благодаря накопленным знаниям и опыту в области постановки и автоматизации учета, специалисты компании «ИТАН» помогут вам в решении следующих задач:

  • анализ последствий, принимаемых в процессе управления решений для бизнеса;
  • контроль эффективности работы как всей компании, так и ее отдельных подразделений;
  • проведение анализа рентабельности предприятий, ЦФО, отдельных видов бизнес-деятельности, сделок и номенклатуры;
  • сбор нужных для принятия верных решений данных в разных показателях;
  • увеличение «прозрачности» в сфере финансов;
  • обучение сотрудников:
    • навыкам работы с системой управленческого учета;
    • администрированию системы учета.

Основные преимущества автоматизации системы управленческого учета:

  • у руководства появляется возможность видеть реальную картину на предприятии как в целом, так и в ее отдельных аспектах;
  • движение финансовых потоков становится более ясным;
  • возможность нахождения новых решений для улучшения операционных показателей, уменьшения расходов, повышения уровня качества продукции и услуг;
  • ускоренное достижение бизнес-целей.

Когда нужно приступать к автоматизации управленческого учета

После того, как руководство решило, что компании необходима автоматизация, нужно сначала определиться с тем, что именно топ-менеджеры под ней подразумевают.

Дело в том, что у нас часто не разграничивают два разных понятия: комплексная автоматизация бизнеса и непосредственно управленческого учета.

При отсутствии их строгого разграничения невозможно четко сформулировать требования к внедрению новой системы управленческого учета.

Эксперты считают, что при комплексном внедрении автоматизируются все основные бизнес-процессы, в том числе и рассматриваемый в этой статье, на базе определенного программного решения. Как правило, в этом случае внедряются ERP-системы, широкое распространение из которых получил продукт от ведущего отечественного разработчика «ИТАН» — «ИТАН: Управленческий баланс».

Каждая такая система управленческого учета, независимо от ее производителя, является сложным дорогостоящим продуктом, внедрение которого потребует достаточно продолжительного времени и массу усилий.

К реализации любого масштабного проекта в бизнесе надо приступать максимально подготовленным. И в первую очередь это означает, системный подход, выбор правильной программы автоматизации и определение, что требуется автоматизировать.

Комплексное же внедрение стоит проводить уже после того, как в организации будут отработаны ключевые бизнес-процессы.

Автоматизация отдельных бизнес-процессов

Практика показывает, что на многих российских предприятиях распространена т. н. «лоскутная» автоматизация бизнеса. Данное понятие подразумевает, что различные бизнес-процессы автоматизируются с помощью нескольких, иногда не взаимодействующих между собой программных продуктов.

Все неудобства такого подхода хорошо понятны, однако, через подобное проходит большинство компаний.

Ведь иногда, даже при наличии ресурсов и финансовых возможностей, внедрение ERP-системы не всегда бывает оправданным без предварительной отработки бизнес-процессов на локальных программных продуктах.

Самым большим недостатком «лоскутной» автоматизации является то, что почти всегда управленческую отчетность для руководителя приходится сводить вручную в MS Excel. Данные для составления документов приходится брать из разных программ.

Это приводит к большим затратам времени и сил и недостаточной достоверности итоговой информации, поскольку при вводе данных могут быть (и обычно так и происходит) допущены ошибки.

Комплексный подход способен решить все эти проблемы, снизив трудозатраты и максимизировав актуальность данных.

Обычно к комплексной автоматизации бизнеса приходят через «лоскутную», а к последней – через использование Excel-таблиц. Руководство должно осознавать, что для непрерывного роста бизнес должен автоматизироваться постоянно.

Развитие компании и усложнение ее бизнес-процессов вынуждает ее постепенно переходить с одной системы управленческого учета на другую, более полно отвечающую потребностям бизнеса.

На первом этапе ведения деятельности практически всегда используется Excel, на смену которой приходят одна или несколько специализированных программ, позволяющих провести автоматизацию одного или нескольких бизнес-процессов (та самая «лоскутная»), после проводится уже и комплексная автоматизация бизнеса. Правда, многие небольшие компании до последнего указанного этапа так и не доходят, останавливаясь на использовании нескольких разных программ.

Как решить, что организации нужна автоматизация управленческого учета?

Сначала необходимо трезво оценить текущее состояние этой сферы бизнес-деятельности организации, осознав, есть ли что на самом деле автоматизировать.

Проведение оптимизации учета нужно начинать тогда, когда на предприятии разработаны процедуры ведения управленческого учета, если же этого нет, то необходимо точно изложить свои требования и передать их интегратору системы, который на их основе сможет оптимизировать предлагаемое им программное решение под нужды Заказчика.

Итак, для автоматизации управленческого учета не всегда требуется внедрение сложной ERP-системы, когда на рынке специализированного ПО существуют программы, способные решить все поставленные перед ними задачи. «ИТАН: Управленческий баланс» позволит эффективно автоматизировать один из важнейших бизнес-процессов современного предприятия.

Отличия управленческого учета

В ряде случаев выводы, которые руководство организации делает на основании данных, полученных их управленческой отчетности, могут не только разительно отличаться, но даже быть противоположными сделанным на основе информации, взятой из бухгалтерских отчетных документов. Функции данного бизнес-процесса достаточно многообразны.

Основное назначение – определять внутреннюю бизнес-деятельность организации, основываясь на планировании, регулировании и прогнозировании. Этим он отличается от бухгалтерского, основанного на сборе, накоплении и регистрации цифровых данных.

Большим преимуществом управленческого учета является то, что он помогает находить и анализировать отклонения от запланированных показателей, а также продумывать меры по их устранению.

Основные задачи, которые успешно выполняет управленческий учет:

  • сбор и представление данных;
  • проведение анализа полученной информации;
  • планирование дальнейших действий;
  • общая координация;
  • осуществление постоянного контроля.

Автоматизация управленческого учета особенно важна потому, что он предоставляет топ-менеджменту предприятия возможность предусматривать и просчитывать все вероятные последствия своих действий.

Это способствует более успешному ведению бизнеса и развитию компании, ведь управленческий учет помогает избежать возможных ошибок и защищает от многих финансовых рисков. Это эффективнейший инструмент решения стратегических вопросов управления, в отличие от учета бухгалтерского.

В своих расчетах он должен рассматривать различные стороны бизнес-деятельности предприятия, в той или иной степени демонстрирующие причины повышения или же понижения показателей, и предлагать способ приведения их к оптимальным.

Постоянное ведение управленческого учета необходимо и для эффективного планирования результатов бизнес-деятельности на основании промежуточных показателей.

Использование программного решения «ИТАН: Управленческий баланс» позволит руководству организации отслеживать каждое производимое действие, быстро реагировать в случае непредвиденной ситуации, предотвращать риски и повышать доходность своей бизнес-деятельности.

Основные требования к автоматизации системы управленческого учета:

  • представление целой картины положения дел на предприятии и ее отдельных фрагментов;
  • составление отчетных документов за определенное время с возможностью корректировки в последующие периоды;
  • возможность изменения форм составляемых отчетов на базе потребностей организации и актуальных задач;
  • отображение состоявшихся в течение отчетного периода хозяйственных операций;
  • расчет ожидаемых доходов и вероятных убытков.

Проведение оптимизации учета с помощью многофункционального решения «ИТАН: Управленческий баланс» позволит решить все вышеописанные задачи и поможет руководству компаний осуществлять постоянный комплексный контроль над бизнес-процессами, верно планировать будущие действия и принимать правильные и продуманные решения.

Если вы хотите узнать больше про автоматизацию системы управленческого учёта и бюджетирования, изучите наши презентации – раздел Скачивания или обратитесь к нашим менеджерам по тел. (495) 276-00-21 или (495) 507-82-44.

Также можно заказать презентацию.

Источник: http://www.finprosoft.ru/postanovka_i_avtomatizaciya_upravlencheskogo_ucheta.shtml

Краткое описание документа Автоматизация управленческого учета и бюджетирования

Мы намеренно объединяем понятия управленческого учета и бюджетирования, так как уверены, что только решение “в связке” задачи чистого учета и планирования может позволить добиться положительного результата.

Автоматизацияуправленческого учета и бюджетирования

АлексейФедосеев, директор по информационным проектам, Яна Рочкус, консультант повнедрению программных продуктов

Перед вамипервая статья из цикла, посвященного автоматизации управленческого учета ибюджетирования. В настоящее время, эти темы становятся все более популярнымисреди новых российских управленцев. Мы же считаем их ключевыми для выхода науровень нового, регулярного и эффективного ведения бизнеса.

Мы намереннообъединяем понятия управленческого учета и бюджетирования, так как уверены, чтотолько решение “в связке” задачи чистого учета и планирования можетпозволить добиться положительного результата.

Этот вывод базируется наклассическом представлении управленческого цикла и возможностях автоматизации.

Поискпричины

Традиционно,сначала задайте себе вопрос – для чего Вы собираетесь автоматизировать системууправления? Все ответы на этот вопрос можно разделить на три типа:

Большой объемразнообразных операций. Без автоматизированной системы затраты на обработкутакого количества информации неимоверно велики, а сроки обработки данных неудовлетворяют менеджеров. Практически невозможно получить необходимую информациюнужного качества в нужном объеме, а главное в требуемые сроки для принятияуправленческого решения.

Хочу знать,сколько реально зарабатывает и тратит предприятие. Хочу видеть, какие областинаиболее затратные и куда уходят средства компании. При этом ставится задачаавтоматизации отдельных, наиболее важных функций.

Ну, так сейчаспоступают многие, мне порекомендовали друзья, слышал, что есть у конкурентовили посоветовали аудиторы.

На практике,любой из вариантов ответа можно отнести к одному из этих типов. Ответыразличаются по степени готовности предприятий к решению задачи и требуютпринципиально разных подходов к подбору программных средств. В зависимости отответа, который Вы честно себе дадите, будет зависеть план внедрения ифункциональные требования к ПО.

Игрушка длябосса

Если Ваш ответблизок по смыслу к третьему варианту, Вам нужна система первоначальной”пробы пера”. Соответственно, и план внедрения должен быть направленна решение именно этой задачи.

Чаще всего такие системы становятся инструментомдля одного – двух сотрудников компании, которые сами находят и вводятфактические данные, составляют планы (часть функциональных или операционныхбюджетов), проводят анализ данных.

Если систему купили для руководителя, то,скорее всего, через 1-3 месяца “забав” он забросит это ПО, так какпрактической пользы в управлении компанией от него будет крайне мало. Еслипрограммное обеспечение купили для подчиненных, влияние результатов их работы стакими системами на принятие решения будет еще меньше, чем в первом примере.

Влюбом случае, прямое влияние на эффективность работы предприятия будетминимальным. Единственное, что может быть полезным – это получение базовогопредставления об автоматизированных системах руководителем и сотрудниками и принятиеуже осознанного решения о необходимости внедрения комплексной информационнойсистемы на предприятии. Разумно, чтобы итоговая стоимость такогорешения-игрушки соответствовала результату использования.

Чтобы решитьзадачу

При второмварианте ответа, руководитель ставит перед системой конкретную задачу.Например, необходимо знать, сколько в данный момент товара на складе, каковасумма дебиторской задолженности, сколько произведено продукции или сколькопотрачено средств.

Самое интересное в таких ситуациях, что примерно в половинеслучаев программа, рассматриваемая как решение этих задач, таковой не является.

Часто решение лежит вне возможностей внедренцев и ПО, а зависит от внутреннихпоказателей: уровня квалификации персонала, наличия регламентов функционированиясистемы управления, достаточности финансовых и материальных ресурсов, наконец,уровня подготовки и исполнения решений.

Как выпонимаете, в таком случае возможно два варианта развития событий: или отиспользования приобретенного ПО отказываются (оно не решает поставленныхзадач), или постепенно роль и функции ПО трансформируются и оно занимаеткакое-то локальное место в системе управления, тоже малозначимое.

Если же напрактике программа помогает решить поставленные задачи, то оно успешновписывается в общую информационную инфраструктуру предприятия и занимает в нейместо адекватное значимости решаемых задач.

Соответственно, чтобы заранеепросчитать эффективность приобретаемого программного продукта, нужновнимательно оценить степень соответствия функционала ПО стоящим задачам иразработать план внедрения, направленный на формализацию и автоматизацию этихзадач.

Естественно,что и в этом случае стоимость решения должна быть сопоставима с результатами отрешения поставленных задач.

Условно говоря, если в результате внедрения системыуправления товарными запасами, “стоки” снизятся на 10% и,соответственно, сократятся затраты на обслуживание кредитов под оборотныесредства, то можно определить и допустимую стоимость решения этой задачи.

Кстати, сразу же возникает вопрос об окупаемости внедренной автоматизированнойсистемы. Исходя из опыта работы российских компаний и скорости развитияинформационных технологий, норма окупаемости таких систем должна быть 3-9месяцев.

Чтобы решатьтекущие и будущие задачи

Остается самыйсерьезный случай, требующий решения для автоматизации всей системыуправленческого учета и бюджетирования.

Тогда и план внедрения, и функционалсистемы должны позволить решить все стоящие задачи и, что более важно, задачи,которые могут возникнуть в течение эксплуатации внедрения ПО.

Такие системывыбираются не только и не столько для решения конкретных задач, сколько дляполноценной информационной поддержки всего управленческого цикла и построенияэффективной системы управления предприятием, как конкурентного преимущества.

Окупаемостьтаких систем обычно происходит за 9-27 месяцев эксплуатации при грамотномвнедрении и добросовестной эксплуатации.

Рисунок 1.Позиционирование системы в зависимости от стоящей задачи и возможностей ПО

По нашейоценке, в настоящее время в России предприятия, которым нужна та или инаясистема, соотносятся соответственно описанным вариантам как 45:45:10.

В то же время,наблюдается тенденция перемещения пользователей из первой группы во вторую, аиз второй в третью. При этом скорость первого перехода значительно вышескорости второго.

Как выбратьнужное ПО?

Разумнопредположить, что для обучения и получения первого опыта оптимальны простые,базовые версии ПО, имеющие уже готовую настройку для ведения управленческогоучета в части хозяйственных операций, но обладающие возможностьюконфигурирования, изменения хотя бы части имеющихся настроек.

Это необходимодля первоначального запуска и приобретения навыков работы с автоматизированнойсистемой, а также развития навыков и получения первого опыта настройки ПО длярешения конкретных задач. Хорошо, если для выбранного программного продуктабудет существовать более сложная версия, предназначенная уже для решения реальныхзадач.

В будущем, после освоения базового функционала, можно будетусовершенствовать свою программу, т.е. сделать “upgrade”.

Для системсреднего класса (по степени комплексности решения задач) самым важным являетсяих подготовленность к решению поставленных задач.

С учетом того, что ПО должнобороться именно с проблемами и причинами их возникновения, а следствиями,функциональность программы должна предполагать усложнение и увеличениеколичества решаемых задач в пределах определенной зональной области.

Например,если сейчас стоит задача ведения бюджета выплат, то в будущем надо предполагатьведение бюджета движения денежных средств и управления платежеспособностью вцелом.

Системы длярешения комплекса задач по информационной поддержке цикла управления, должныбыть на 20-50% избыточнее по функционалу, чем требуется в момент внедрения,надежны как в эксплуатации, так и с точки зрения поставщика и внедренца.

Такиесистемы должны позволять вести весь список хозяйственных операций в компании,включая внутрихолдинговые, составлять всю систему бюджетов и показателей(индикаторов) финансово-хозяйственной деятельности.

Гибкость таких системдолжна быть максимальна, так как для российских холдингов характерно частоевозникновение новых бизнесов и изменения правил управленческого учета стенденцией к их усложнению.

Здесь очень важное свойство – это ведение всегоспектра хозяйственных операций с получением настраиваемых форм бюджетов,включая бюджет по балансу. Полную и актуальную информацию по текущему состояниюпредприятия может представить только Баланс. Причем данный отчет должен бытьпостроен на основании управленческой информации.

Соответственно,система без составления всех управленческих форм отчетности с выходом науправленческий баланс, не может, по определению, считаться оптимальной длякомплексной автоматизации управленческого учета.

В следующейстатье мы продолжим эту тему и рассмотрим принципы построения и доминированияавтоматизированных систем для внедрения управленческого учета и бюджетирования.

Списоклитературы

Для подготовкиданной работы были использованы материалы с сайта http://aup.ru/

Источник: http://geum.ru/managment/economics/avtomatizaciya-upravlencheskogo.php

Автоматизация системы бюджетирования на предприятии

Автоматизация бюджетирования и управленческого учета

Благодаря появлению компьютерных технологий качественно упростилась жизнь людей. Сейчас в несколько нажатий кнопок мы можем получить любую, интересующую нас, информацию в режиме реального времени.

Машина способна обработать огромнейшее количество информации за считанные секунды, но многое зависит и от команд, которые она получает. С развитием технологий появилась новая отрасль в экономике, так называемые IT продукты или, простыми словами, программы для работы компьютерной техники.

Речь в нашей статье на cryptopilot.ru пойдет о вариантах программ, благодаря которым происходит автоматизация процесса бюджетирования.

Такой процесс позволяет любому предприятию, фирме, бизнесу поставить на автомат поток информации о процессах, которые происходят в них. Если более подробно разобраться в ситуации, то каждый вид деятельности представляет собой определенный механизм, в котором происходят различные действия, из них и состоит общий сложный бизнес-процесс.

 Первостепенная задача автоматизации заключается в максимальном учете всевозможных моментов, нюансов, которых существует огромное количество в общем механизме работы. Все они влияют на денежные потоки внутри бизнес-механизма. По сути, учет всех мелочей — залог долгосрочной и перспективной работы того или иного предприятия либо же фирмы.

Выражение «копейка рубль бережет» как нельзя кстати подойдет для обозначения вышесказанного. Более того, автоматизация позволяет спрогнозировать дальнейший план развития на основании подробных отчетов о работе.  Но проблема в том, что каждый вид деятельности по-своему уникален, и создать единый шаблон для всех, по сути, не реально.

Именно поэтому мы можем наблюдать целый ряд различных программ для автоматизации бизнеса и бюджета. Помимо этого, каждый программный продукт требует индивидуальной настройки под конкретный вид деятельности.

Но все же можно вывести общий шаблон, по которому осуществляется автоматизация и подбор нужного вам варианта, о чем мы поговорим далее.

Автоматизация системы бюджетирования

Прежде чем рассматривать варианты процесса механизации деятельности предприятия, давайте определим цели, которые преследует автоматизация системы бюджетирования:

  • учет всевозможных денежных процессов, происходящих в вашей бизнес-деятельности;
  • получение подробных отчетов о работе бизнеса за тот или иной период, что позволит выявить выгодность затрат в конкретном направлении;
  • планирование дальнейшей деятельности на основании собранной и упорядоченной информации, расчет последующих выделений из общего бюджета на поддержание и развитие бизнеса;
  • отслеживание работы в реальном времени на основании отчетности;
  • снижение количества ошибок, которые связаны с выполнением ручной работы;
  • уменьшение рутины.

Автоматизация и упорядочивание информации в бизнесе имеет значительные преимущества. Но при этом важно грамотно создать общую систему, алгоритм по которому будет вестись учет и внесение данных в базу.

По сути, это основной камень преткновения, который, выражаясь простыми словами, в худшем случае может привести к автоматизированному беспорядку.

Именно грамотная отладка общего механизма работы в автоматическом режиме является залогом успеха в продуктивной работе системы.

Существуют различные варианты подхода к вопросу автоматизации, в зависимости от вашей конкретной ситуации. Мы рассмотрим их, начиная с простых и заканчивая более сложными.

Прежде всего, многое зависит от установленных ранее вами систем автоматизации и от их наличия вообще. Если говорить о небольших предприятиях, то многие используют программу Exel с ее обычными и сводными таблицами, что позволяет качественно упростить учет в целом.

Соответственно, на ее основании можно создавать регламент тех или иных микро-процессов в бизнес-механизме, а также порядок внесения данных о них. Благодаря данному программному продукту автоматизация бюджетирования может развиваться на первых порах деятельности компании, а также ее можно использовать для продвижения в малом бизнесе.

Но при этом важно отметить, что функциональность значительно уступает своим специализированным конкурентам. В дополнение к ней часто используют программу Palo, в основном, благодаря ее бесплатной платформе. Это, по сути, вторая ступень при организации автоматического режима в бизнес-процессе.

Palo более специализирована, имеет доступный интерфейс для пользователей. Также хотелось бы отметить такие программы как: OrganicERP, Инталев, Navision, Infor Performance Management и пр.

Существует два подхода к вопросу отладки автоматизации:

  • самостоятельно, путем проб и ошибок, экспериментировать и внедрять новые программные продукты на вашей фирме или предприятии;
  • нанять специалистов, которые помогут составить общую последовательность действий при автоматизированной работе, помогут выбрать и настроить подходящее вам программное обеспечение. Но такие услуги далеко не каждому по карману.

Автоматизация бюджетирования на предприятии

Большие бизнес-механизмы отличаются своей сложностью и объёмом. Прежде всего, вопрос состоит в регламентировании общих процессов, происходящих в них. Автоматизация бюджетирования на предприятии, как правило, требует длительного времени и высокого уровня профессионализма специалистов, занимающихся данным вопросом.

Как правило, для больших бизнес-механизмов используют специализированное программное обеспечение — 1С Предприятие. Оно не только подходит для крупных предприятий, но и для более мелких. Отличается целой линейкой программных продуктов.

Пользуется большим спросом и является одним из вариантов начинания автоматизации, как для мелких, так и для крупных систем бюджетирования.

Прежде всего, хотелось бы отметить, что данная программа требует высокого уровня квалификации специалистов, которые будут ее внедрять. Более того, она отличается солидной стоимостью. Но при этом является одним из лучших решений для крупного бизнеса.

Существует целый ряд специализированных компаний, предоставляющих услуги по внедрению данного продукта.

Более того, в зависимости от бюджета и возможностей существует вариант проработки собственного программного обеспечения, но, как правило, многие обходятся доработкой 1С Предприятие.

В заключение хотелось бы отметить, что автоматизация бюджетирования — весьма хлопотный процесс, который требует серьёзного подхода и длительного промежутка времени для внедрения. Но при этом позволяет качественно повысить эффективность работы бизнеса. Также на нашем сайте вы можете прочитать статью Актуальность бюджетирования на предприятии.

Небольшое видео об автоматизации системы бюджетирования на примере компании Теле2.

Источник: https://cryptopilot.ru/avtomatizaciya-sistemy-byudzhetirovaniya.html

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.