+7(499)-938-42-58 Москва
+7(800)-333-37-98 Горячая линия

Аутсорсинг управления проектами: миф или реальность?

Содержание

Управление аутсорсингом в ИТ-проектах: ключевые моменты

Аутсорсинг управления проектами: миф или реальность?

Летом 2021 года в Москве состоялся профессиональный мастер-класс основателя и президента SIG Governance Academy Майка Билса.

У гостей мероприятия, организованного Ассоциацией «АСТРА» при поддержке ICL Services и White & Case, была уникальная возможность лично пообщаться с экспертом мирового уровня в области аутсорсинга и управления.

Ведь решение актуальных вопросов бизнеса: как эффективно выстроить структуру управления, успешно проводить аутсорсинговые проекты в рамках компании и выгодно встроить ИТ-аутсорсинг в стратегию развития, всегда требуют качественной подготовки.

Воспользуйтесь нашими услугами

Поэтому для тех руководителей и директоров по ИТ крупных российских компаний, которые не смогли присутствовать на мероприятии, раскроем несколько секретов достижения самых критичных составляющих успеха аутсорсинговых отношений.

Аналитический дискурс

Согласно исследованиям мировых аналитических компаний, темпы роста популярности аутсорсинга растут и будут расти хорошими среднегодовыми темпами.

И это происходит несмотря на то, что аутсорсинг находится в активной фазе развития уже более 20 лет.

Связано это с тем, что процесс несет ряд тактических преимуществ, которые компании используют для увеличения своих конкурентных позиций на рынке.

Одной из ключевых ценностей применения аутсорсинга является сокращение затрат. Это важно, однако, не первостепенно. Крупные игроки рынка сейчас стремятся к тому, чтобы реализовывать с помощью аутсорсинга свои стратегические цели. Поэтому инновации, доступ к новым технологиям – вот то, что интересует компании, которые хотят отдать на аутсорсинг какие-то свои функции.

Поставщики аутсорсинга становятся не просто рядовыми контрагентами, а подрядчиками-экспертами, которые знают все лучшие предложения на рынке и готовы поставлять уникальные бизнес-сервисы. Клиенты привлекают аутсорсеров для реализации новых решений, которые можно было бы применить в своем бизнесе.

Главные принципы правильной системы управления аутсорсингом

Отрасль ИТ-услуг в общем сегменте аутсорсинга растет наиболее быстрыми темпами. Уже очень многие компании умеют хорошо управлять практиками ИТ-аутсорсинга, вложили в эти отношения средства и опыт, так почему бы им не отдать на аутсорсинг бизнес-процессы – кадры, финансы и закупки?

Исследование KPMG показывает, что компании, начиная с фрагментированной модели предоставления услуг, постепенно двигаются к консолидированной модели (когда компания использует одинаковые модели управления для разных бизнес-функций), и приходят к оптимизированной стадии. Такая тенденция характерна в настоящее время для крупных игроков бизнеса, которые с помощью аутсорсинга адаптируются к ситуации глобальных бизнес-услуг.

Это одна из самых значимых тенденций в аутсорсинге. Следуя ей можно достичь экономии на масштабах, а также повысить эффективность и результативность компании.

Будучи еще в форме фрагментированной модели, компании часто работают с несколькими подрядчиками. Постепенно их количество увеличивается. Сложная среда предоставления услуг требует управления и появляется необходимость координирования деятельности всех подрядчиков между собой. Перед компанией встает вопрос: как следить за уровнем предоставления услуг, контролировать отчетность?

Интеграция множества провайдеров – это серьезный вызов системе управления. Вся информация в этом случае должна собираться во внутреннюю центральную базу данных. Там компании агрегируют данные из множественных систем и начинают управлять ими.

Если такой базы нет, то компания рано или поздно столкнется с трудностями и не сможет продвигаться вперед в направлении гибридной модели, где применяются практики управления, так называемые «Governance», регулирующие отношения между клиентом и подрядчиками.

Майк Билс, основатель и президент SIG Governance Academy

В свою очередь, чрезвычайно важно иметь хорошо налаженные отношения между клиентом и поставщиком услуг, в противном случае вы не сможете применять инновации и эффективно взаимодействовать.

Исследования, с которыми гостей мероприятия знакомил Майк Билс, показывает, что лишь 29% заказчиков могут (готовы) формировать доверительные отношения с подрядчиками.

И лишь 53% поставщиков уверены в своих возможностях в этой области. Хотя при этом все больше клиентов заинтересованы в стратегических инициативах, эффективных трансформациях и инновационных решениях.

Поэтому без сотрудничества и партнерства тут не обойтись.

Существует несколько типологий таких отношений:

1. Транзакционный тип. Он характеризуется тем, что сервис предоставляется клиенту в виде товара и клиента в этом случае интересует только цена. Партнеры не интересуются друг другом и не нуждаются в доверительных отношениях.

2. Уровень с добавочной стоимость. Поставщик заинтересован в бизнесе клиента и стремится узнать о нем больше информации. Партнеры обсуждают уровень обслуживания, прописывают сроки, стремятся поменять процессы, чтобы работать эффективнее. Отношения становятся доверительными.

3. Специализированный тип. Партнеры должны узнать друг о друге как можно больше. Тип характеризуется высоким уровнем знаний о клиенте и работе его бизнеса. Реализуется персонализация процессов и достигается высокий уровень лояльности.

4. Партнерство. Ярким примером является объединение компании Canon и HP с целью создания лазерного принтера. Полная взаимозависимость, разделение ответственности, общая организационная структура и ресурсы. Цель партнерства – достичь инновации.

С каждым партнером необходимо работать по-разному. Для эффективного партнерства стоит развивать навыки, применять системный подход к управлению отношениями. Ведь чем больше вы координируетесь со своим партнером, тем большую выгоду получаете.

Таким образом, следуя основным практикам в области управления аутсорсинговыми отношениями, и стремясь к инновациям, компания сможет эффективно и успешно вести аутсорсинговые проекты, встраивая их в свою стратегию развития.

Источник: http://www.tadviser.ru/

Воспользуйтесь нашими услугами

Источник: http://integral-russia.ru/2021/01/02/upravlenie-atusorsingom-v-it-proektah-klyuchevye-momenty/

Аутсорсинг финансов и бухгалтерии: миф или реальность?

Аутсорсинг управления проектами: миф или реальность?

Григорий Саакян, генеральный директор компании Solids: Сегодня рынок аутсорсинга в России только начинает формироваться.

Очевиден дефицит информации о характере подобных услуг, поэтому и собственники зачастую недоверчивы к подрядным организациям, а также неспособны здраво оценить стоимость услуг FA.

Задумайтесь: сколько лет в нашей стране мелкий и средний бизнес сотрудничал исключительно с частными бухгалтерами? Исходя из данных Росстата, в стране сегодня трудится порядка 5 миллионов бухгалтеров при 76 миллионах работающего населения. Большинство таких специалистов выполняют элементарные финансовые операции, порой и в ущерб клиенту.

Так, максимум, что они делают – платят НДС (даже если есть убыток!), налоги на прибыль и «рисуют» отчетность в ночь перед ее сдачей. Более того, такие бухгалтеры могут создать дополнительную налоговую нагрузку на собственника, не подав, например, возмещение на НДС или увеличив налогооблагаемую базу.

Очевидно, что при любой проверке у собственника могут возникнуть проблемы с ФНС, которая, нередко находит ошибки в отчетности и начисляет штрафы, а иногда блокирует счета. Стоит ли удивляться, что сегодня репутация аутсорсинга финансовой службы и бухгалтерии запятнана? Компания Solid’s прикладывает массу усилий для того, чтобы изменить ситацию, строя свой бизнес по принципиально иным законам.

Напрашивается вопрос: чем вы в таком случае отличаетесь от своих конкурентов?

Григорий Саакян: Компания Solid’s работает согласно стандартам, применяемым во всем мире в области аутсорсинга, и это главное наше отличие, позволяющее гарантировать высокое качество услуг.

Большое значение для успешного функционирования фирмы имеет развитая инфраструктура: у нас установлены мощные серверы с регулярно обновляемыми и сохраняемыми базами данных. Мы сдаем отчетность в электронном виде и никогда не готовим ее в авральном режиме, что так распространено у многих бухгалтерских служб.

Специально для этого выстроена система риск-менеджмента, согласно которой специалистам не выгодно задерживать обработку входящей документации. В компании создана, так называемая, «иерархия ответственности», когда один отдел контролирует работу другого и бонусы сотрудников зависят от количества найденных ошибок и выполненных дедлайнов.

Конечно, мы тоже можем допустить ошибку, но вся ответственность Solid’s застрахована. Стоит также добавить, что мы создали кадровую систему, которая устойчива к невыходу на работу отдельных специалистов.

Какие компании могут заинтересоваться услугами, которые предоставляет компания Solids?

Александр Землянский, управляющий партнер компании Solids: Это могут быть компании самого разного формата, как крупные корпорации, так и мелкий бизнес.

Главным мотивом обращения в компанию Solid’s обычно служит желание собственника избавиться от обременения в виде непрофильного бизнес-процесса и сконцентрироваться на своем деле. Кроме того, сегодня немногие компании могут похвастаться высокой эффективностью процессов внутри фирмы.

Так, крупные корпорации зачастую страдают от бюрократизации, отсутствия синхронизации финансовой деятельности между головной компанией и дочерними и зависимыми хозяйственными обществами. В своей практике я сталкивался с ситуацией, когда в известных компаниях отсутствует даже централизованное казначейство, не отлажено как следует управление активно-пассивными операциями и т.д.

Безусловно, в этом случае отдать квалифицированным специалистам на аутсорс финансовую службу станет лучшим решением. Подготовка качественной отчетности необходима и при желании собственника привлечь финансовые средства в виде кредитования.

Но не дешевле ли собственнику выделить штатную единицу, нежели оплачивать услуги компании-аутсорсера?

Григорий Саакян: Если говорить о небольших компаниях, то они, как правило, не создают штатную единицу – «бухгалтер», а отдают услуги на аутсорс частному специалисту.

И, несмотря на то, что компания Solid’s полностью обеспечена инфраструктурой и мы работаем со страхованием ответственности, цены на услуги у нас сравнимы со стоимостью «частных» бухгалтеров.

Благодаря высокой степени автоматизации, себестоимость наших услуг для средних и крупных компаний получается зачастую ниже зарплаты штатного специалиста, хотя клиент и оплачивает инфраструктуру, резервные мощности, создает, наконец, экономическую прибыль для агента.

Итак, можно сделать вывод, что ваша ценовая политика конкурентоспособна?

Григорий Саакян: Несмоненно. Хочу отметить, что мы стараемся следовать мировой практике ценообразования.

Так, в России, как правило, стоимость услуг назначается исходя из количества обработанной первичной документации.

В других же странах компании платят также за качество и сроки исполнения услуг, а значит, аутсорсер несет ответственность и по этим статьям расходов, что немаловажно.

Как построен процесс взаимодействия клиентов с компанией Solid's?

Александр Землянский: Все зависит от масштаба клиента.

При работе с крупной компанией мы постепенно заменяем каждый участок бухгалтерской службы либо несем ответственность за определенные функции: обработку авансовых отчетов, работу с дебиторами, подготовку отчетности по РСБУ и МСФО и др.

Хочу особо отметить, что в целях безопасности клиента мы не храним ключи от банк-клиента. В нашей зоне ответственности – лишь формирование платежей и передача их лицу, имеющему право подписи.

Какое значение в вашей компании играют юристы?

Григорий Саакян: Очень хороший вопрос! Роль юриста часто недооценивают FA аутсорсеры. Но ведь в России бухгалтерам просто не обойтись без толкового специалиста в данной области.

К сожалению, добросовестные налогоплательщики нередко сталкиваются с необоснованными требованиями налоговой инспекции.

В нашей компании есть штат юристов, который решает любые спорные вопросы и обеспечивает поддержку при взаимодействии с контролирующими органами.

Какие дополнительные услуги предлагает своим клиента компания Solids?

Александр Землянский: Мы готовы осуществить консалтинг бизнеса клиента, подсказать ему, как улучшить спрос, какую стратегию развития лучше выбрать и пр.

Например, компания занимается продажей техники, и мы видим, что она в определенный период времени арендует избыточное количество грузовиков и самосвалов. А также нам известно, что на рынке освободилось определенное количество этой техники.

Соответственно, мы можем сделать вывод, что в данный момент их лучше купить, чем тратить деньги на аренду. Клиентская база Solid’s позволяет нам объективно оценивать, насколько эффективно работают компании с точки зрения их сравнительных показателей.

В одной и той же отрасли одна фирма, например, имеет рентабельность 30%, а другая – 5%. Почему? Оказывается, ее клиенты территориально разобщены, маршрут развоза выбран не оптимальный, компания закупает товар по более высокой цене, чем ее конкуренты.

Не разглашая закрытую информацию своих клиентов, мы, тем не менее, можем дать совет по возможным резервам на прибыль. Итак, клиенты компании Solid’s получают не просто отдельную бухгалтерскую услугу, а юридическую и консалтинговую поддержку. Аналогов такого на рынке вы сегодня не найдете! Хотя, казалось бы, решение лежит на поверхности.

Как, на ваш взгляд, в будущем будет развиваться рынок FA аутсорсинга в России?

Григорий Саакян: Я верю, что ситуация в ближайшие годы изменится в лучшую сторону.

Во-первых, начнется консолидация мелких игроков, у аутсорсинговых компаний сформируется позитивный образ, люди начнут к ним относиться с большим доверием.

Наконец, начнется внедрение отраслевых стандартов, появится квалифицированная мера, помогающая понять, насколько качественно выполняются услуги FA аутсорсинга.

Источник: http://www.forbes.ru/reklama/239034-autsorsing-finansov-i-buhgalterii-mif-ili-realnost

Пять правил работы руководителя аутсорсинговых проектов

Аутсорсинг управления проектами: миф или реальность?

Знаете ли вы, что более 70% из контрактов на аутсорсинг заключается в IT-сфере? Среди плюсов работы с аутсорсинговыми компаниями — квалифицированный персонал с большим опытом работы, который в состоянии выполнить заказ в сжатые сроки.

Заказывая разработку на аутсорсе, в большинстве случаев компании стремятся сократить свои затраты. Учитывая все плюсы, зачастую компания не думает о том, что управлять внешним аутсорсером сложнее, чем собственными сотрудниками. Отсутствие поминутного контроля приводит к тому, что выполнение проекта срывается, и подобное сотрудничество не оправдывает ожидания ни заказчика, ни подрядчика.

Чтобы исключить риски вроде недостатка информации о происходящем внутри аутсорсинговой компании, необходимо связующее звено между заказчиком и подрядчиком, которым обычно и выступает менеджер проекта.

За годы работы в e-Legion я нашел свою схему взаимодействия с клиентами, которая опирается на пять принципов.

Первый принцип — это единая команда

Слаженная работа, отсутствие конфликтов внутри команды, взаимопонимание и единое мышление – все это является залогом победы. Если заказчику нужно разработать приложение для нескольких платформ, команда увеличивается, но цель у нас все равно одна: качественное и удобное приложение, которое удовлетворит ожидания клиента.

Для получения максимального результата мы строим единую общую команду, сформированную из специалистов с нашей стороны и стороны заказчика.

Нам важно создать команду, в которой все будут знать друг друга и знать, что у нас общая цель — чтобы проект увидел свет в заданные сроки. Помимо этой цели, единая команда позволяет создать продукт, который соответствует задуманному.

В процессе работы я должен быть в курсе того, кто за что отвечает, чтобы в различных ситуациях максимально быстро согласовывать решения и улаживать возникающие проблемы.

Второй принцип — управление ожиданиями

Как бы это ни было печально, но статистика такова, что в IT-бизнесе проекты не всегда укладываются в сроки. Бывает так, что на каком-то этапе возникают различные форс-мажоры – от увеличения времени разработки до смены видения какого-либо элемента приложения. И из-за этого приходится отодвигать срок сдачи проекта.

Чтобы избежать конфликтов с заказчиком, он должен узнавать о таких форс-мажорах первым.

Для этого раз в неделю мы проводим конференц-коллы, на которых я подробно расписываю этапы работы и показываю то, что уже сделано.

Таким образом, если заказчик хочет что-то поменять, нам не приходится переделывать все приложение, мы можем добавить или убрать нужную функцию и, отталкиваясь уже от новой концепции, продолжать работу.

Я доношу все пожелания заказчика до команды и стараюсь сделать так, чтобы процесс проходил гладко.

Третий принцип — личный контакт с клиентом

Личный контакт — это действенный способ построить хорошие отношения с клиентом. Но так как большинство наших заказчиков — это крупные бренды, офисы у которых разбросаны по всему миру, вероятность живой встречи уменьшается. Тем не менее, в начале работы с новым клиентом я всегда стараюсь приехать к нему в офис и познакомиться с ним лично.

Во всех своих проектах я знаю, помимо менеджера проекта, команду разработчиков и сотрудников, которые отвечают за процесс подписания договора. Но личные встречи на этом не заканчиваются. В процессе работы с клиентом мне приходится достаточно часто ездить на встречи, чтобы обговорить детали и обсудить видение проекта. Любой вопрос улаживается быстрее, если это делать лично.

Четвертый принцип — прозрачность работы

Обе команды (и с нашей стороны, и со стороны заказчика) в курсе того, к чему мы идем. Помимо еженедельных скайп-митингов, заказчик отслеживает ход работы в трекере. В любой момент он может мне позвонить и прояснить непонятные для него моменты.

К скайп-митингам может подключиться кто-то из команды. Например, на стадии дизайна обычно отрисовывается не один вариант экрана и для уточнения каких-то деталей, создания идеального внешнего вида приложения, мы проводим несколько часов в скайпе с командой дизайнеров и клиентом.

Один из подводных камней крупных организаций — это согласование любой функции приложения, дизайна иконки или кнопки со множеством людей, начиная от менеджера проекта и заканчивая отделом маркетинга.

Пятый принцип — максимальная гибкость работы

Конечно, в идеале, никаких крупных изменений проекта нет, но в реальной жизни бывает такое, что клиент хочет радикально поменять концепцию приложения или добавить еще шесть новых функций. Поэтому пятым принципом является максимальная гибкость работы. Мы всегда готовы к рассмотрению нового видения и обсуждения нужности введения новых функций.

Этот принцип идет вместе с принципом уменьшения рисков третьих сторон.

Как я уже говорил, в IT-бизнесе проекты не всегда укладываются в указанные сроки и именно это влечет за собой срыв не только наших планов, но и планов клиента.

Маркетологи со стороны заказчика планируют все свои активности, в том числе и запуск приложения (которое является важным информационным поводом) на год вперед и в случае изменения срока релиза приложения, работа очень многих людей встает.

Все взаимосвязано, как в домино: простой разработчиков влечет за собой отсроченный релиз, из-за этого изменяются сроки выполнения плана на стороне заказчика и в результате срывается весь план.

Заказчик должен знать о рисках и о том, что работа идет. Наша работа не зависит от проблем заказчика (с той же документацией, например), ни от третьих сторон. Если возникают какие-то форс-мажоры, то, пока я их улаживаю, наши разработчики переключаются на другие задачи. Процесс должен идти всегда. Только в этом случае есть вероятность того, что проект будет сдан в срок.

Руководствуясь этими принципами, вы построите с заказчиком отношения, близкие к идеальным. В итоге это поможет вам не только получить качественный результат, но и построить прочные отношения с вашими клиентами, которые, будьте уверены, придут к вам снова.

Источник: https://www.e-xecutive.ru/management/practices/1931289-pyat-pravil-raboty-rukovoditelya-autsorsingovyh-proektov

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.