+7(499)-938-42-58 Москва
+7(800)-333-37-98 Горячая линия

Аутсорсинг архива: свобода или рабство для бизнеса?

Содержание

Аутсорсинг: свобода от персонала

Аутсорсинг архива: свобода или рабство для бизнеса?

13.12.2004 Ирина Шеян Рубрика:Индустрия

проблема, вставшая перед участниками конференции «ИТ-инфраструктура и аутсорсинг: практика построения и управления», — полный разнобой в понимании популярного нынче термина «аутсорсинг».

Многие трактуют это понятие настолько широко, что под него подпадают практически все услуги, оказываемые предприятию внешними подрядчиками.

Между тем трудно заподозрить участников рынка в незнании того, что этим словом принято обозначать передачу сторонней компании полномочий по исполнению некритичных для бизнеса функций (но не отдельных, пусть и масштабных задач). Скорее всего, имеет место некоторое лукавство.

Рынок аутсорсинга растет, само слово с подачи аналитических компаний приобрело почти магический смысл, придающий остросовременный оттенок любой околотехнологической дискуссии, грех не использовать его при продвижении своих услуг.

Великая иллюзия

Российский рынок ИТ-аутсорсинга еще не сложился, но уже успел обрасти мифами, причем выросшими на западной почве. Самый распространенный из них говорит, что аутсорсинг призван сокращать затраты.

Действительно, аутсорсинг может уменьшить расходы на ИТ за счет использования более дешевых и эффективных ресурсов или замены владения инфраструктурой ее краткосрочной арендой, но… в России этого не происходит.

Причину весьма доходчиво объяснил начальник отдела АСУП ярославской компании «Балканская звезда» Валерий Груздев: «Аутсорсинг нам понадобится, когда ИТ-специалисты будут дороги, сегодня у нас большие ИТ-отделы и пока нам выгодно их содержать».

Коммерческий директор отделения сервиса и поддержки IBS Леонид Генкин уточнил, что аутсорсинг всегда обойдется дороже выполнения той же услуги своими силами на относительно коротком, например годовом, интервале.

Тем не менее его имеет смысл использовать в тех случаях, когда невозможно выполнить работу своими силами или достичь необходимого уровня качества, а также для обеспечения компании ресурсами на время пиковых нагрузок и специалистами редко встречающегося профиля.

Решающее значение имеет не стоимость аутсорсинга, а уровень задач, встающих перед ИТ-службой, именно их сложность чаще служит причиной обращения к внешним подрядчикам. Среди таких задач может быть, например, необходимость быстрого построения территориально распределенной организации.

Остальные мотивы, такие как избавление от непрофильных активов и перенос части рисков в юридическую плоскость, носят второстепенный характер.

Впрочем, каждый участник конференции освещал эту проблему со своей точки зрения.

Директор по корпоративным проектам «Ай-Теко» Кирилл Перминов, например, заявил, что аутсорсинг выгоден только компаниям с ИТ-бюджетом не менее миллиона долларов.

Видимо, подразумевалось, что его собственная компания за других клиентов не берется, так как примеры, приведенные в последующих выступлениях и кулуарных дискуссиях, этот тезис опровергли.

Кому это выгодно?

Тем не менее размер бизнеса все же сказывается на потребности в аутсорсинге.

Опыт компаний, предлагающих аутсорсинговые услуги, и данные аналитических исследований говорят, что передача ИТ «на сторону», как правило, выгодна компаниям, имеющим менее 100 или свыше 500 автоматизированных рабочих мест. Маленькой компании не по карману содержание собственного ИТ-персонала, в большой появляются структурные проблемы.

«К сожалению, не многие компании сегодня могут похвастаться структурированной ИТ-службой», — отметил Генкин. Между тем находятся компании, которые вполне способны справиться с построением ИТ-инфраструктуры своими силами, но не всегда этого хотят.

По словам начальника отдела стратегического маркетинга компании «Эквант» Владимира Хренкова, даже когда у клиента все эффективно организовано и провайдер не может предложить ему повышение качества, случается, заказчик настаивает на аутсорсинге, так как поддерживать этот уровень качества ему очень нелегко.

Многие аутсорсинговые проекты начинаются с небольших шагов — например, в компании Mary Kay сотрудников IBS привлекают для работы в call-центре во время пиковых нагрузок, а ConocoPhillips изначально требовался ИТ-специалист на подмену собственного во время его отпуска.

В числе масштабных проектов IBS с большой аутсорсинговой составляющей — автоматизация и поддержка сети автозаправочных станций для ЮКОС и British Petroleum, в 2003 году стартовал проект для British American Tobacco, включающий поддержку компьютерного оборудования, офисной техники и более 500 пользователей.

Другая табачная компания, Japan Tobacco International, в настоящее время передает всю телекоммуникационную инфраструктуру на баланс компании «Эквант». Проект, который принесет провайдеру 144 млн. долл., был инициирован финансовым директором JTI с целью уменьшения издержек, повышения уровня сетевой безопасности и централизации контроля над поставщиками.

За услуги «Экванта» JTI платит исходя из сниженной на 20% стоимости своих прежних затрат.

А вот для небольшой компании найти поставщика услуг — проблема. По уверению ИТ-менеджера компании «Юроп Фудс ГБ» (торговая марка «Галина Бланка») Дмитрия Сухачева, мало кто проявляет интерес к обслуживанию маленьких компаний.

Недешево, но качественно

Итак, сокращения затрат при передаче ИТ на аутсорсинг в российских компаниях не происходит: то ли зарплаты низкие, то ли цены у подрядчиков высокие, поскольку рынок еще не сложился и конкуренция пока мала. Но качество услуг и гибкость ИТ-инфраструктуры должны расти, иначе все эти манипуляции смысла не имеют.

«Хороший аутсорсинг — это всегда недешево, но всегда быстро и качественно», —подчеркнул замдиректора «Альфа-банка» по ИТ Михаил Коленкин.

Руководителя бизнеса интересует решение определенной задачи в рамках выделенного бюджета и сроков, а ИТ-менеджер сам должен определить, подключать для этого внешних исполнителей или нет.

Например, «Аэро?флот» в этом году строит новый вычислительный центр на аутсорсинговых началах: площади машинного зала арендованы у «Экванта», а обслуживает установленное в нем оборудование R-Style. «Мы очень довольны качеством», — заявил директор ИТ-департамента компании «Аэрофлот» Сергей Кирюшин.

Он считает, что ИТ нужно рассматривать как поддерживающую основной бизнес систему и затраты на нее воспринимать как своеобразный налог на развитие бизнеса.

Михаил Потоцкий

Провайдер имеет право выбирать методы решения проблемы и обязан обеспечивать определенный договором уровень качества.

Идея аутсорсинга хороша уже тем, что заставляет задуматься о проблеме качества и способах его оценки, считает управляющий партнер компании IT Expert Михаил Потоцкий.

За ИТ-службой компании должен остаться контроль исполнения задач, переданных на сторону, и разработка стратегии развития ИТ в соответствии с бизнес-задачами.

В «Юроп Фудс ГБ» 120 рабочих мест обслуживают два собственных сотрудника, по одному в Москве и Нижнем Новгороде, где расположены ее офисы и заводы, и три провайдера услуг, также по одному в городе, включая Киев. Главными достижениями Сухачев считает то, что сегодня аутсорсинг стал тиражируемым для компании процессом, ИТ-бюджет — более управляемым, а качество сервиса — гарантированным.

Защита от КЗОТа

Из трех компонентов успеха аутсорсинга вопросы, связанные с собственно технологиями, — самые легкие. Труднее сделать эффективными процессы, а поддерживать эффективность сотрудников еще тяжелее.

Даже если не принимать в расчет головную боль руководителей из-за текучки, вызванной дефицитом ИТ-специалистов, все равно собственных сотрудников приходится дублировать на случай их болезни и отпуска, решать весь букет проблем, связанных с управлением персоналом, его мотивацией, а также малоприятной процедурой увольнения.

Избавиться от сотрудника, который помимо Трудового кодекса может находиться еще под защитой профсоюза, задача более сложная, чем разорвать контракт с подрядчиком, и он это знает, отметил Генкин.

Кроме того, финансовые рычаги воздействия на внешнего исполнителя гораздо мощнее тех, что могут использоваться в управлении персоналом. Аутсорсинг — вариант для руководителя, которого не устраивает человекозависимость.

Впрочем, обе стороны стараются организовать процесс передачи ИТ-персонала в стороннюю компанию как можно аккуратнее, дабы не растерять ценные ресурсы.

Например, оговариваются вопросы сохранения рабочего места за некоторыми специалистами (на определенный срок), сохранения за ними компенсационных пакетов и прочие нюансы.

Источник: https://www.osp.ru/cw/2004/46/83487/

Основные моменты бизнеса на аутсорсинге

Аутсорсинг архива: свобода или рабство для бизнеса?

Для открытия бизнеса в сфере услуг не требуется наличие большого стартового капитала и дорогого оборудования. Это существенное преимущество при создании своего дела. Одно из популярных и все более востребованных с каждым годом направлений в сфере оказания услуг – аутсорсинг.

Это особый вид взаимодействия предприятий, когда одна сторона по договору передает некоторые функции, связанные с производственной деятельностью, другой за определенное вознаграждение. Из этой статьи вы узнаете, как открыть аутсорсинговую компанию, и почему эту идею для бизнеса можно считать актуальной.

Чем занимаются аутсорсинговые компании

Аутсорсинговые компании берут на себя часть производственных или иных функций другой фирмы. Бизнес включает в себя больше процессов, нежели может показаться на первый взгляд.

Ведь руководство своей фирмой, даже если предприниматель работает самостоятельно, или с небольшим штатом сотрудников, кроме главных, включает в себя второстепенные функции.

Это могут быть грузоперевозки, ведение бухгалтерии, управление счетами в платежных системах,  делопроизводство и т. д.

Исполнение дополнительных, но необходимых обязанностей сторонней фирмы и есть главное направление деятельности аутсорсинговых компаний. В отличие от разовых исполнителей, такие предприятия работают с заказчиком в течение продолжительного времени, как правило, не менее года.

Интересуетесь бизнесом в сфере услуг? Узнайте, как открыть офис автострахования. Варианты организации бизнеса, и заработок на брокерских услугах.

Еще одно востребованное направление — выставочная деятельность. Рассмотрите бизнес-план выставочного центра. 

Команда сайта Мир Бизнеса рекомендует всем читателям пройти Курс Ленивого Инвестора, на котором вы узнаете как навести порядок в личных финансах и научиться получать пассивный доход. Никаких заманух, только качественная информация от практикующего инвестора (от недвижимости до криптовалюты). Первая неделя обучения бесплатная! Регистрация на бесплатную неделю обучения

Выгоды аутсорсинга

Одна из причин популярности развития аутсорсинга – сложность вести любой, даже небольшой бизнес с соблюдением формальностей.

Для фирмы, которая сталкивается с подобной проблемой существуют два варианта ее решения:

  • прибегнуть к помощи аутсорсинговой компании;
  • использовать внутренние ресурсы (инсорсинг).

Первый путь позволяет оптимизировать систему управления компанией, перенеся рутинную и высокооплачиваемую работу собственных сотрудников на специалистов-аутсорсеров, услуги которых обходятся дешевле. Предприниматели все чаще обращаются к специализированным фирмам, стремясь выиграть время и сэкономить ресурсы, и аутсорсинг как бизнес получает все больше клиентов.

Если вы хотите начать работу в этой области, вас ожидает множество плюсов: высокий спрос на услуги, постоянное сотрудничество с клиентом в течение длительного времени, стабильный заработок, отсутствие крупных текущих расходов и т. д.

Виды аутсорсинговых компаний

Подавляющее большинство компаний работает в следующих направлениях:

  • оказание бухгалтерских услуг как бизнес;
  • реклама и маркетинг;
  • трудовые ресурсы;
  • снабжение, перевозки, транспортировка;
  • внутренний аудит;
  • оптимизация налогообложения;
  • IТ-поддержка, дизайн и наполнение веб-сайтов.

     Выберите для себя область, в которой хорошо разбираетесь, и смело регистрируйте фирму.

Как открыть аутсорсинговую компанию

Бытует мнение, что открыть собственное дело с нуля – это дорогостоящий процесс, который может затянуться на длительный период времени. Однако для тех, кто ищет ответ на вопрос, как создать аутсорсинговую компанию, есть хорошая новость – крупные вложения и хождение по многочисленным инстанциям в этом случае не понадобятся.

Регистрация

Для того чтобы оказывать такого рода услуги, достаточно обратиться в налоговую инспекцию и зарегистрировать ИП самостоятельно или через агентство, а также выбрать подходящую систему налогообложения.

Прочтите, какой налог выбрать при открытии ИП.

Процедура регистрации не отнимет много времени и приведет к существенным расходам – вам необходимо будет только внести госпошлину за оформление Свидетельства в размере 800 руб.

Материально-техническая база

Для начала работы Вам понадобится арендовать небольшой офис и приобрести следующее оборудование:

  • компьютер;
  • многофункциональное устройство (принтер, сканер, копир);
  • модем для постоянного выхода в интернет;
  • средства связи – желательно организовать собственную многоканальную АТС.

Кроме этого потребуется стандартный набор офисной мебели для сотрудников и клиентов.

Важную роль в аутсорсинговой деятельности играет наличие софта – специального программного обеспечения. Так, при оказании бухгалтерских услуг понадобится приобрести актуальные программные продукты компании «1С».

Важно! Не стоит экономить на софте. Все программное обеспечение в обязательном порядке должно быть лицензионным.

Персонал

Существует множество примеров, когда бизнес на аутсорсинге начинался с работы одного предприимчивого бухгалтера (товароведа, программиста и т. д.), который брал точечные заказы и, выполняя их, постепенно расширял сферу деятельности и набирал штат.

Можно пойти и таким путем. Однако если вы будете работать самостоятельно, то не сможете обслуживать одновременно несколько клиентов. К тому же, аутсорсинг предполагает не просто выполнение заказов, а полноценное профессиональное управление той или иной сферой деятельности компании заказчика.

Поэтому для успешной деятельности вашего предприятия рекомендуется набрать штат из квалифицированных специалистов, обладающих достаточными умениями и навыками работы в необходимой области.

Количество сотрудников будет зависеть от масштаба запланированной деятельности и выбранного направления. Так, для начала работы небольшой аутсорсинговой компании, занимающейся бухгалтерским обеспечением, достаточно будет штата из 3-4 практикующих бухгалтеров.

Со временем, по мере развития предприятия и увеличения количества клиентов, можно открывать дополнительные вакансии.

Реклама

Ни один вид бизнеса не существует без рекламы. Распространяя информацию о своем предприятии и используя для этого современные маркетинговые средства, вы без труда найдете первых клиентов.

Для продвижения услуг аутсорсинговой компании лучше всего подходит реклама в интернете (баннерная, контекстная, таргетированная). Обязательно рассмотрите вариант с созданием «лэндинг пейдж» – целевой страницы, содержащей информацию о предоставляемых вашей фирмой услугах, позволяющей усилить эффективность рекламы.

Кроме этих способов можно использовать печатную рекламу, статьи в целевых периодических изданиях и т. д.

Немалую роль играет и «сарафанное радио». Работа, выполненная добросовестно, является лучшей рекламой во все времена.

Альтернативный вариант – франшиза в аутсорсинге

Франшиза – это особый вид партнерских отношений, позволяющий одной из сторон (франчайзи) использовать торговую марку и предоставлять услуги под брендом другой (франчайзера).

Прочтите подробнее о том, что дает франшиза, какие преимущества получает ее приобретатель. Основные понятия франчайзинга, и условия заключения сделки.

Покупка франшизы избавляет начинающего бизнесмена от множества сложностей, возникающих на старте, узнайте, на что нужно обратить внимание при выборе партнера.

Размышляете на тему, что лучше — франшиза или свой бизнес? Прочтите об основных плюсах и минусах работы в качестве франчайзи.

Суть сделки сводится к тому, что начинающий предприниматель покупает практически готовый бизнес-план с отлаженными механизмами получения прибыли. Приобретение франшиз пользуется огромным спросом. Не обошла такая форма ведения бизнеса и аутсорсинг.

Франшиза аутсорсинговых компаний только набирает обороты, но многие предприниматели уже сейчас предпочитают использовать бренд, нежели раскручивать фирму с нуля.

Бизнес на аутсорсинге – подводим итог

Аутсорсинг уверенно выходит на отечественный рынок услуг. В отличие от торговли или производства он не требует больших вложений капитала. Все, что вам нужно, чтобы начать свой бизнес на аутсорсинге, это арендовать офис, приобрести необходимое оборудование, нанять квалифицированных сотрудников и зарегистрировать фирму. Сразу же после регистрации вы можете приступать к работе.

Простота организации и возрастающий спрос на различные услуги в этой области в совокупности с быстрой окупаемостью и стабильным доходом делают его очень популярным среди начинающих бизнесменов.

Одна из интересных разновидностей рассмотренного нами вида деятельности — аутсорсинг персонала. Более узкое направление, предполагающее вывод персонала за штат — аутстаффинг. О том, почему выгодно заниматься подобным бизнесом, и насколько это актуально в кризис, говорится в следующем видео:

(средняя оценка: 5,00 из 5)
Загрузка…

Источник: https://mir-biz.ru/biznes-idei/biznes-na-autsorsinge/

Внеофисное хранение документов: свобода или рабство для бизнеса?

Аутсорсинг архива: свобода или рабство для бизнеса?

На правах рекламы.

Александр Фукс, коммерческий директор «Делис Архив»

Архивные компании предлагают разный набор аутсорсинговых услуг и условий сотрудничества. Одни завлекают клиентов «нулевыми» договорами, мешком подарков и копеечными сервисами.

Другие выкладывают на стол толстые отчеты и большие калькуляторы, на которых загораются желанные нули финансовой выгоды.

То, что происходит после подписания архивного договора, зависит не только от того, с чем вы сознательно согласились, но и чем по незнанию пренебрегли. Как составить архивный договор и при этом защитить интересы своей компании?

Эфемерные выгоды и реальные преимущества

Внеофисное хранение документов – относительно новое явление на российском рынке. Как и аутсорсинг бухгалтерских или IT-услуг, оно понятно содержательно, но, в отличие от них, более аморфно, а для кого-то еще и малопредсказуемо.

На архивном рынке, который пока находится на этапе развития, отсутствуют единые стандарты оказания услуг и условий договора. Так, средняя стоимость хранения одного короба в месяц колеблется в пределах от 0 до 250 руб.

Это как минимум дезориентирует и заставляет задуматься над скрытой математикой договора.

Подобная ситуация на руку некоторым поставщикам архивных услуг, которым удается «подсадить» плохо информированного заказчика на бесплатный сыр и мешок бонусов сверху. Как правило, в этом случае ему обещают цены на порядок ниже среднерыночных.

Чтобы выгоды звучали еще убедительней, вдобавок к низкой стоимости он получает в подарок льготное хранение в течение двух лет, бесплатные архивные короба, доставку, размещение в хранилище, регистрацию, сканирование и т.п.

Загнанный в рамки бюджета клиент идет туда, где ему предложили наиболее заманчивую цену. А дальше начинается самое интересное: «выгодное предложение» оборачивается для заказчика денежной кабалой, от которой он не может отказаться.

Выйти из игры по договору будет стоить миллионы рублей дороже, чем платить за услуги независимо от их качества и условий оказания.

Разумеется, что ряд базовых выгод, заявленных sales-менеджером в ходе переговоров, никуда от вас не денутся. Высвобождение площадей от документов действительно позволит улучшить общую эстетику и функциональность офиса. Однако не стоит рассчитывать на то, что переезд документов непременно приведет к воплощению мечты об «офисе без бумаги».

Опытный агент сможет дать объективное обоснование экономической выгоды передачи корпоративного архива на аутсорсинг. И экономия реальна! Но если сотрудник архивной компании начинает разбрасываться цифрами «до 20», а то и «в 30 раз», это повод попросить его сменить калькулятор или вежливо закончить переговоры.

Меньше рутины с документами и больше времени на выполнение профильных задач – еще одно очевидное преимущество. Да, современные хранилища, новейшее оборудование, профессиональные архивисты и круглосуточная охрана решают многое, но не все. Призывы менеджеров «отдайте все на аутсорс и спите спокойно!» хорошо продают, но плохо совместимы с реальной практикой.

Время от времени документы потребуют вашего внимания. Идеально если в штате будет сотрудник, ответственный за взаимодействие с архивной компанией.

Цена «свободы»

Риски, связанные с неправильным составлением договора на оказание архивных услуг, остались бы простыми «страшилками», если бы не печальная статистика, с которой мы столкнулись за время работы на рынке.

Ежегодно в «Делис Архив» обращаются крупные компании с просьбой рассчитать стоимость «свободы», то есть выхода из действующего договора по внеофисному хранению документов. В последнем квартале 2013 года в среднем мы получали порядка 12 обращений в месяц.

Обычно поводом для таких звонков были следующие изъяны в оказании аутсорсинговых услуг:

Регулярная потеря документов архивной компанией. При этом договором на оказание услуг ответственность исполнителя за пропажу не предусмотрена. С последствиями имеет дело только заказчик. И, как правило, потеря документов выливается в штрафные санкции со стороны госорганов. В случае с банковским сектором речь идет об очень серьезных последствиях.

Повышение стоимости обслуживания. Зачастую в договор закладывается ежегодная плановая индексация, которая может увеличить расходы заказчика до 40%. Но это полбеды.

Увеличение цен может происходить в одностороннем порядке. Иногда в пределах рыночных цен, иногда – далеко за их границами. Так, например, за год цена на условный архивный сервис с 10 руб. может скакнуть до 20 руб.

, в то время как средний рыночный уровень не будет превышать 16 руб.

Непрозрачное ценообразование и дополнительные платежи. Это то, что обычно прилагается к так называемым бесплатным услугам и бонусам. Заказчик узнает о них только после подписания архивного договора.

Медленный сервис. В числе жалоб на некоторые архивные компании – крайне низкая скорость предоставления документов по запросу клиента. С момента поступления запроса до его доставки в офис может пройти не один день. При этом договор составлен так, что повлиять на архивную компанию не представляется возможным.

Неактуальная опись. Когда ответственность за ведение актуальной описи возлагается на клиента, возрастает вероятность не найти искомый документ. Особенно это актуально для договоров, где единицей учета является архивный короб.

Если через несколько лет с начала хранения по запросу налоговой службы происходит крупная выемка, а необходимых документов нет на месте, это грозит штрафом, но только для клиента.

Формально архивная компания выполнила условия договора, предоставив заказчику n-ное количество коробов.

Типичные ловушки в договоре об оказании архивных услуг

Все бесплатности имеют под собой простое денежное обоснование. Сервисы по демпинговым ценам и подарки оптом на целые комплексы архивных работ в конечном итоге оплачивает клиент. Сегодня это весьма распространенная практика компенсации убытков. Ключевой принцип здесь: «на входе – 0, обслуживание – 500, на выходе – 1 000 000».

Для того чтобы выжать из заказчика по максимуму, в договоре обычно расставляют несколько ловушек. Во-первых, договор заключается на длительный срок, например, на 5 лет. Во-вторых, вводятся штрафы за расторжение договора в одностороннем порядке.

В данном случае следует обратить внимание на стоимость безвозвратного изъятия документов, которое в среднем обходится от 80 до 160 руб. за единицу учета. Получается, что если банк сдал на хранение 5000 архивных коробов, то штраф при выходе из договора минимум составит 400 тыс. руб.

При условии что за единицу учета был взят архивный короб. Если считать будут не короба, а кредитные досье (1 короб = 100 досье), то сумма штрафа вырастет до 40 млн руб. Некоторые архивные компании обязывают заказчика платить за безвозвратное изъятие документов и в случае их уничтожения или снятия с учета.

В-третьих, ограничение свободы накладывается через компенсацию убытков упущенной выгоды. Если такой пункт предусмотрен условиями договора, то заказчик должен выплатить сумму, равную стоимости сервисов за неиспользованный период.

Так, если в рамках 5-летнего контракта заказчик решил разорвать отношения после первого года обслуживания, то на выходе ему придется заплатить от нескольких сотен тысяч до десятков миллионов рублей.

Поверх этих расходов договор любят «украшать» следующими условиями:

  • Скрытые платежи. К ним относятся, например, повторная регистрация единиц хранения в системе архивного учета при поиске и возврате документов в архивохранилище. Закажите один и тот же договор 10 раз, и стоимость его обслуживания шагнет далеко за отметку ноль.
  • Быстрый рост цен на услуги. Индексация в одностороннем порядке, необоснованно высокие тарифы и пр., с которыми ничего нельзя сделать, поскольку расторжение договора может повлечь куда более серьезные денежные потери.
  • Навязывание дополнительных работ. В некоторых случаях по инициативе архивной компании проводятся работы по переупаковке документов не реже двух раз в год. Это затраты на упаковку, составление описей, штрихкодирование, регистрацию единиц учета и др. Естественно, все за счет клиента. Привычное оправдание архивной компании, ссылающейся на пункты договора, износ документов в результате их перемещений.
  • Ограничение на выдачу архивных коробов. Договор на оказание архивных услуг предусматривает лимиты на количество коробов, которые архивная компания обязуется выдать в течение одного рабочего дня. Учтите, что при дневной норме в 50 коробов для получения 9000 коробов вам понадобится около полугода.
  • Запрет на выбор. Порой архивные компании доходят до того, что указывают в договоре ограничение на мониторинг рынка и поиск других исполнителей архивных услуг.

Ни один здравомыслящий юрист не даст добро на договор такого содержания.

Однако сотрудникам юридического отдела с другой стороны удается настолько ловко замаскировать свои выгоды, что не каждый специалист может вовремя их распознать и обезвредить.

Существует практика, когда нежелательные условия закрадываются в текст договора после всех согласований: в финальную версию вносят односторонне выгодные поправки.

Как спасти компанию от кабального договора

1. Гибкие сроки договора. Наиболее безопасный вариант – 12 месяцев с автоматическим продлением. Если вы упустили пункты-сюрпризы, вам не придется ждать несколько лет, пока закончится контракт. На практике договор обычно заключается от 11 месяцев до 5 лет.

2. Понятное ценообразование и индексация цен. Большая удача – заключить договор с фиксированной ценой на весь срок его действия. Если вы согласились с индексацией цен, то необходимо точно указать, при каких условиях и в каком размере цены могут быть повышены.

3. Отсутствие непредсказуемых штрафных санкций при расторжении договора. В тексте должны быть четко прописаны условия расторжения вашего соглашения.

4. Объем выдаваемых архивных коробов в день. Возможности зоны разгрузки ограниченны. То же самое относится и к возможностям заказчика. Принять более 1000 коробов в день – пожалуй, тот максимум, которым следует ограничиться.

5. Ответственность архивной компании. Важно быть конкретным! Не допускайте туманных формулировок вроде «документально подтвержденные убытки будут компенсированы…». Определите конкретную ответственность за потерю или повреждение документов: например, 100 руб. за единицу учета.

6. Удобная система учета хранения и перемещения документов. Удобно то, что работает быстро. Оптимально, если архивная компания может предоставить доступ к веб-кабинету, в котором отражаются актуальные описи документов с указанием места хранения (офис или хранилище), а также история заказов.

7. Сервис на уровне. Соглашение об уровне предоставления услуг (SLA) позволит заказчику иметь рычаги влияния на исполнителя. К примеру, поторопить архивную компанию в исполнении запросов на доставку документов.

Проще всего защитить интересы своей компании готовым шаблоном договора в составе тендерной документации. К ней необходимо приложить гарантийное письмо, в котором указано, что исполнитель обязуется подписать шаблон договора. Отказ от подписания будет равнозначен поражению в конкурсе.

Голубая мечта любой архивной компании – заполучить контракт на выполнение всех услуг (хранение, обработка, сканирование и т.д.), что для заказчика сопряжено с большими рисками. Сочетание аутсорсинга с рамочным проектом повышает шансы избежать драконовских санкций.

В этом случае разные виды услуг оказываются в рамках разных договоров: например, хранение по одному, сканирование – по другому. Еще одна альтернатива полному аутсорсингу – архивный консалтинг.

Если требования закона или корпоративные стандарты накладывают ограничения на работу с документами (соблюдение конфиденциального режима), то единственное решение – взять знания на стороне и сделать все самостоятельно.

Те, кто уже подписал договор со сторонней архивной компанией, могут диверсифицировать риски путем заключения соглашений с 2-3 другими исполнителями.

Наращивать объемы сотрудничества будет целесообразно с тем поставщиком услуг, который в наибольшей степени соответствует вашим ожиданиям.

И независимо от схемы архивного аутсорсинга важно помнить простую истину: качественное обслуживание не может быть бесплатным.

Источникизображения: pixabay.com

Источник: https://www.e-xecutive.ru/management/itforbusiness/1948443-vneofisnoe-hranenie-dokumentov-svoboda-ili-rabstvo-dlya-biznesa

Свобода от офисного рабства

Аутсорсинг архива: свобода или рабство для бизнеса?

Все чаще и чаще мы читаем  истории о том, как люди уходят от офисного рабства и начинают заниматься любимым делом.  Иногда наступают такие переломные моменты в жизни, когда хочется бросить все, когда ничего уже не может заставить идти на работу, когда не хочется жить как прежде.

В этот момент многие делают свой выбор в пользу фриланса или своего бизнеса.  Кто-то вообще перестает чем-то заниматься и просто живет на берегу океана на сбережения либо на доход от сдачи в аренду своего жилья.

Я нашла свое призвание и моим выбором стало заниматься творчеством, то есть писать.  Денег это занятие почти не приносит, но я уже близка к тому, чтобы начать получать доход от любимого дела.

В  статье «Жизнь без офисного рабства» уже писала о преимуществах такой жизни. И сейчас вновь хотела бы перечислить свои причины почему нужно уходить от ненавистной работы.

 1. Свобода

Первый пункт о самой свободе.  Говорят, что абсолютной свободы не бывает.  И в этом что-то есть. Когда вы свободны от начальства, то при работе на себя вы начинаете зависеть от клиентов.  Но у вас хотя бы есть выбор. Вы сами можете нормировать нагрузку, у вас будет относительная свобода.  Говорят рабство дается бесплатно, а свободу надо заслужить.

2. Деньги

Когда вы работаете на себя, вы видите что ваш доход зависит от вас. В офисной работе вам нет стимула работать лучше или больше. Ведь вам могут поднять зарплату,  а могут не поднять, могут дать премию, а могут и срезать.  А здесь чем больше вы работаете, тем больше вы получаете.

Недавно я заработала 1$ на продаже статьи и меня это так вдохновило! Я почувствовала, что мои доходы ограничивают только мои силы и способности.  При сильном желании и выносливости я могу писать по 10 статей, чтобы заработать 10 $, или может смогу написать 1000 статей.

Для меня это неплохой способ освободится от офисного рабства.

 3. Семья

Вы сможете больше времени проводить со своей семьей. Конечно это может отразиться на доходах семьи, и им придется в чем-то себе отказать. Но никакие деньги не смогут заменить время проведенное со стареющими родителями или быстро взрослеющими детьми. Вы сможете с ними проводить нормально время не только раз в году,  когда у вас отпуск.

4. Эффективность

При работе на себя ваша эффективность увеличится в разы. Все ваши способности и таланты должны будут раскрыться. Иначе вам не выжить и не заработать. Это будет нелегко, но интересно. Вы узнаете что способны на многое.

 В офисном рабстве многие сотрудники только и делают что стараются убить время. Не занимаются самообразованием, не развивают своих талантов, не ищут дополнительные источники дохода. Они чаще всего страдают синдромом ИБД. ИБД — это имитация бурной деятельности.

Очень вредная привычка, после нее трудновато начать что-то делать результативное и полезное.

5. Путешествия

Работа на себя, фриланс, или бизнес дает много возможностей. Например посмотреть мир.  Это моя мечта — начать путешествовать. Многие этого хотят, но запрещают себе мечтать, так как не видят возможности. Путешествия не так дороги, если вы сами их организовываете и обладаете информацией. Так вы не переплачиваете 30 — 50% турфирмам.

6. Достаточность

Когда вы свободны от офисной работы и наемного рабства, и занимаетесь тем, что любите или просто воплощаете свою мечту, то вам становится всего достаточно. Вы стремитесь жить простой жизнью. Вам кроме этого  почти ничего не нужно. Вы и так довольны, и вам не нужны статусные вещи и материальные ценности. Вам не нужно ничего никому доказывать.

7. Люди

Когда вы сидите в офисе, то вам приходится со всеми уживаться и даже подстраиваться под кого-то.  Но когда вы работаете на себя, то можете сами выбирать коллег, сотрудников и даже клиентов.

 Статистика утверждает что чаще всего работодатели  берут на работу исходя из личной симпатии.

Отсеивание клиентов конечно может ударить по карману, но если вы лучший в своем деле, то  вы этого не почувствуете.

8. Радость

Без офисного рабства вы наконец-то чувствуете что живете. Внутри себя вы чувствуете гармонию.  И жизнь стала казаться более осмысленной и наполненной. Наконец-то вы поняли чего хотите и к чему будете стремится.

Вы видите свое будущее светлым, у вас есть надежда. И вы знаете что всегда можете вернуться на наемную работу.  На работу всегда требуются деятельные работники, чем те, кто симулирует работу.

Так же вы будете выглядеть выигрышно, на фоне  истощенных и замученных людей,  после своего свободного плавания))).

9. Эмоции

В офисном рабстве вы жили от выходных до выходных, от зарплаты до зарплаты. Но сейчас вам нужны новые впечатления. Вами будет двигать неудовлетворенность, вам захочется покорять новые и новые  вершины. Вы каждый день будете ставить свои личные рекорды. Вам захочется быть лучше  и лучше в своем деле. Вам нужно будет движение вперед.

10. Проблемы

Это мое самое любимое. Раньше вы бежали от проблем, а теперь  у вас появится энергия и время чтобы их решать. Убежать не получится. Но есть и плюс — вам больше никогда не придется решать чужие проблемы. Это проблемы ваших коллег, начальства или совета директоров.

Вас больше не волнуют чужие проблемы. И вам не нужно будет тратить время и силы на их решение. Вам не нужно будет забивать ими свою голову, да еще и близких ими грузить. Конечно по роду своих занятий может вам и нужно будет решать проблемы других людей, но за дорого))).

Ну конечно я должна сказать и о минусах:

  • первое время нужно много будет учиться,  переквалифицироваться и перестроить свое мышление
  •  какое-то время работать без результатов, пока вы не научитесь получать доход,
  • привыкать к нестабильным доходам, которые сегодня есть, а завтра может не быть,
  • без офисного рабства будет мало общения
  • нужно учиться самодисциплине и самоорганизации, чтобы заставить себе что-то делать.

автор Баукенова Динара 

Отмечено тегами:Как найти призвание Работа

Источник: http://prizvanie.kz/ishhem-prizvanie/svoboda-ot-ofisnogo-rabstva.html

Как открыть аутсорсинговую компанию?

Аутсорсинг архива: свобода или рабство для бизнеса?

Предприниматели на отечественном рынке заинтересованы в оптимизации финансовых расходов на оплату труда сотрудникам.

И эта цель вполне достижима, если прибегать к услугам аутсорсинговых компаний – тогда часть рабочих функций можно переложить на плечи приходящих специалистов.

Благодаря востребованности услуги, бизнес в этой нише постепенно набирает популярность среди начинающих предпринимателей. Что такое аутсорсинг? И как наладить выгодное дело в этой сфере?

Чтобы открыть аутсорсинговое агентство, не потребуется крупных вложений – это основное преимущество направления. А пока невысокая конкуренция на рынке дает возможность построить прибыльный бизнес даже новичкам.

Вам потребуется составить четкий бизнес план аутсорсинговой компании, чтобы выбрать направление дальнейшей деятельности и просчитать все риски, связанные с организацией деятельности.

Наша оценка бизнеса:

Стартовые инвестиции – от 300000 руб.

Насыщенность рынка – средняя.

Сложность открытия бизнеса – 6/10.

Что такое аутсорсинг?

О системе аутсорсинга знают уже многие предприниматели на российском рынке. Что это такое простыми словами? Аутсорсинг – инструмент бизнес-деятельности, который заключается в возможности передачи стороннему исполнителю определенных функций компании на требуемый период времени. По оценкам экспертов, потенциал рынка для успешного развития аутсорсинговых агентств огромен.

И если раньше к услугам сторонних организаций прибегали только небольшие фирмы, то сегодня в целях экономии бюджета даже крупные компании передают дела некоторых подразделений в руки приходящих специалистов.

Можно сделать вывод, что аутсорсинг как бизнес – выгодное дело, которое при грамотном подходе дает шанс предпринимателю на получение высоких прибылей в дальнейшем.

В зависимости от конкретного рода деятельности, которым будут заниматься приходящие сотрудники, выделяют следующие виды аутсорсинговых услуг:

  • Производственный аутсорсинг. В данном случае, компания передает на аутсорсинг часть производственных процессов. Предпринимателям это выгодно, поскольку рабочая сила будет стоить гораздо дешевле, чем при найме в штат постоянных сотрудников.
  • Аутсорсинг бизнес-процессов. Аутсорсинговые услуги распространяются на ведение тех или иных второстепенных процессов на предприятии заказчика – бухгалтерский учет, продажи продукции, маркетинг.

Вы можете открыть аутсорсинговую фирму, работающую по одному профилю, выбрав востребованную нишу – для новичков в бизнесе это станет оптимальным вариантом, поскольку будет проще наладить деятельность. Но прибыльнее окажется агентство, работающее сразу по нескольким направлениям – но здесь и затрат, и знаний потребуется больше.

Какие услуги предлагать?

В первом же пункте бизнес-плана определитесь с профилем деятельности. От этого будут зависеть многие дальнейшие шаги – поиск клиентов, раскрутка агентства. В настоящее время значительным спросом среди заказчиков востребована аутсорсинговая деятельность по следующим направлениям:

  • ведение бухгалтерии,
  • юридическое сопровождение бизнес-деятельности,
  • логистика,
  • IT-сервис,
  • ведение кадрового менеджмента,
  • клининговые услуги,
  • обеспечение магазинов торговым и обслуживающим персоналом.

Начинающим предпринимателям стоит обратить внимание на IT-аутсорсинг (ремонт и сервисное обслуживание компьютерной техники, создание и ведение сайтов, программирование, обеспечение информационной безопасности) – это направление сейчас очень востребовано.

Предоставление аутсорсинговых услуг в сфере бухучета и юриспруденции уже успели стать «классикой» – небольшие компании предпочитают сотрудничать с приходящими специалистами.

Выгодным для новичков станет и предоставление заказчикам обслуживающего и торгового персонала, рабочих низких квалификаций.

Начинающим предпринимателям будет сложно организовать аутсорсинговую компанию, предоставляющую услуги в сфере логистики – очень большие затраты, высокий уровень конкуренции.

С чего начать собственное дело?

Что такое аутсорсинговая компания и какое направление деятельности выбрать, мы разобрались. А как начать бизнес?

Первый шаг – регистрация агентства в контролирующих органах. Вы можете выбрать форму ИП или ООО. Если не планируется открывать крупную фирму, первый вариант станет самым оптимальным. Но чтобы в дальнейшем иметь возможность заключить договор аутсорсинга с крупным заказчиком, лучше выбирайте форму ведения деятельности ООО.

Это относится и к случаям, когда бизнес организовывается несколькими учредителями. С учетом того, чем занимается аутсорсинговая компания, выбирается ее название. Собственный «бренд» лучше зарегистрировать, чтобы исключить появление в одном населенном пункте «одноименных» фирм. Название будущей компании может быть любым.

Следующее, что предстоит продумать предпринимателю – аренда офиса. Здесь вы будете проводить собеседования с персоналом и встречать заказчиков. Отлично, если помещение будет располагаться в каком-нибудь бизнес-центре в деловой части города – сюда будет удобнее добраться. Перед тем как открыть аутсорсинговую компанию, позаботьтесь о ремонте в офисе – все должно выглядеть респектабельно.

Желательно зонировать рабочее пространство – приемная, переговорная, комната для проведения собеседований. Оснастите офис всем необходимым, чтобы аутсорсинговое агентство работало без «сбоев» – телефоны и компьютеры для сотрудников, мебель (столы, шкафы, стулья, кресла или диванчики для ожидающих). На организацию работы офиса у предпринимателя могут уйти значительные средства.

Не менее ответственно подойдите к набору персонала. Поначалу, конечно, можно осуществлять все функции самостоятельно – так вы сэкономите на переменных затратах.

Но только специалисты смогут привлечь выгодных заказчиков и предоставить им квалифицированных сотрудников для выполнения поставленных задач.

Работа на аутсорсинге потребует найма в штат юриста, менеджеров по набору персонала и поиску клиентов, бухгалтера.

Чем занимаются аутсорсинговые компании? Клиент обращается в подобные фирмы за временным персоналом. Для начала сотрудничества вы заключаете договор, где будут прописаны ответственности обеих сторон. Outsource предполагает заключение соглашения и с нанятыми специалистами. Часть получаемых денег вы отдаете нанятому сотруднику и определенный процент забираете себе.

Выходит, что основой успеха бизнес-деятельности станет то, каких сотрудников вы предложите заказчику – чем лучше они будут работать на благо нанимателя, тем больше у вашей компании будет положительных отзывов! А значит, особое внимание уделите поиску профессионалов, которые будут выполнять поставленные задачи – менеджеры по кадрам должны хорошо знать свое дело.

Работа в аутсорсинговой компании, в связи с высоким уровнем безработицы на рынке, интересует сегодня не только соискателей с низкой квалификацией, но и специалистов с высшим образованием – с этим проблем возникнуть не должно. Ищите кадры через интернет, биржи занятости, газеты.

Продвижение бизнеса на рынке

Чтобы аутсорсинг деловых услуг занял свою нишу на рынке, нужно позаботиться о раскрутке вновь открытой компании. Реклама здесь имеет первостепенное значение – обязательно предусмотрите в бизнес-плане пункт расходов на продвижение своей фирмы.

Чем больше потенциальных клиентов узнает о предлагаемых вами услуге, тем больше денег вы заработаете.

Большую роль в продвижении бизнеса играет репутация компании – хорошая слава о вас быстро распространиться среди предпринимателей, которым часто нужен аутсорсинг персонала. Высокое качество услуг должно стать вашей визитной карточкой. Но не забывайте и об эффективных маркетинговых инструментах – рекламе на ТВ и радио, объявления и статьи в деловых изданиях.

Не все еще знают, что значит аутсорсинг. Поэтому не помешает создать собственный сайт, где будет размещена вся информация о компании и прайс-листы. Продвижение бизнеса в сфере услуг через интернет – один из самых действенных способов раскрутки.

Возможно, заинтересует:

Как открыть соляную пещеру или комнату с нуля?

Бизнес идея: детское развлекательное кафе.

Инструкция, как продать товар через интернет магазин.

Выгоды аутсорсингового бизнеса

Рентабельность аутсорсинговой компании, если грамотно организовать деятельность, к концу первого года работы может достигнуть уровня 40 %. Это отличные показатели доходности, учитывая небольшие вложения на открытие дела.

Чтобы предлагать аутсорсинг сферы услуг или персонала любого уровня квалификации, вам потребуется не менее 300000 руб. Капитальные затраты пойдут на регистрацию фирмы, подготовку офиса, найм персонала, рекламу.

Отлично, если удастся начать деятельность, имея 2-3 постоянных клиента. Так можно быть уверенным в получении стабильных доходов. А со временем, если предлагать качественные услуги, вы наработаете широкую клиентскую базу.

Обозначить точные цифры доходности очень сложно – тут многое зависит от того, в каком направлении вы станете работать, и от того, скольких клиентов вы будете обслуживать. Зная, как работает аутсорсинговая компания, и вкладывая часть бюджета в продвижение фирмы на рынке, вы сможете получать стабильно высокие доходы.

Источник: https://namillion.com/kak-otkryt-autsorsingovuyu-kompaniyu.html

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.