+7(499)-938-42-58 Москва
+7(800)-333-37-98 Горячая линия

А так уж нужен оператор ЭДО?

Содержание

Как выбрать оператора электронного документооборота: семь ключевых критериев

А так уж нужен оператор ЭДО?

Первое, на что нужно обратить внимание, это клиентское приложение. Большинство клиентских приложений — аналог электронной почты (веб-сервис, приложение для компьютера или мобильное приложение). Убедитесь, что система позволит вам:

  • отправлять и получать все типы формализованных и неформализованных электронных документов;
  • просматривать документы в интерфейсе без выгрузки в другие приложения;
  • ставить на документы подпись нескольких сотрудников, а также отказывать в подписи;
  • распечатывать документы со штампом оператора;
  • сохранять документ на компьютер или в электронный архив вместе с технологическими документами, формирующимися при передаче;
  • аннулировать и отзывать документ;
  • легко и быстро находить документы в архиве;
  • совершать массовые действия (например, подписывать большое количество документов).

Если система этого «не умеет», то она не сможет реализовать даже необходимый минимум задач ЭДО. Дополнительные, но достаточно важные плюсы сервиса:

2. Возможности интеграции с учетными системами

Для работы с большим объемом электронных документов пользоваться веб-интерфейсом неудобно. Оптимально в этом случае встроить систему ЭДО в учетную систему компании. Узнайте, какими возможностями для интеграции обладает оператор.

Плюс для него — интеграционные решения с наиболее распространенными учетными системами: 1С, SAP, Oracle, Docsvision, Directum, Парус и другими. Вдвойне хорошо, если у него налажены партнерские связи с разработчиками этих продуктов, и при реализации проекта ЭДО они работают вместе.

Если вы пользуетесь нестандартной конфигурацией учетной системы или системой собственной разработки, то интеграция производится средствами API, которые предоставляет оператор.

Важным является наличие у оператора конвертеров, которые могут преобразовать данные клиента в файлы необходимого формата и, напротив преобразовать данные из системы ЭДО в формат, который может быть обработан информационной системой клиента.

Как при внедрении системы ЭДО, так и впоследствии вам не раз понадобится помощь специалистов оператора, поэтому узнайте, есть ли у него служба техподдержки и как она работает.

Обратите внимание, местный номер телефона указан или бесплатный федеральный; есть ли другие способы получить консультацию, например, через сайт, почту, skype и др.

Качественная техподдержка — важный фактор при выборе оператора.

3. Число готовых к ЭДО контрагентов

Чем больше ваших контрагентов будут вовлечены в ЭДО, тем более ощутимые результаты вы от него получите (о целях и результатах внедрения ЭДО см. «Электронный документооборот глазами бухгалтеров» и «Как компания «РусФинанс» в 12 раз сократила годовые расходы на документооборот»).

Но не полагайтесь лишь на озвученное оператором количество зарегистрированных пользователей. Чтобы узнать, кто из контрагентов, зарегистрированных в его системе, действительно готов начать обмен электронными документами, разошлите через нее приглашения. Ориентируйтесь на тех, кто согласился.

Поэтому функция приглашения контрагентов в системе ЭДО оператора — дополнительный аргумент в его пользу.

4. Опыт работы

У предприятий из разных отраслей экономики свои особенности документооборота. Убедитесь, что у оператора есть опыт работы в нужной или смежной отрасли, изучите кейсы и отзывы клиентов. Проявите настойчивость в получении детальной информации, не руководствуйтесь только логотипами клиентов на сайте оператора.

5. Готовность к заключению SLA

Предложите оператору заключить SLA — соглашение об уровне предоставления услуги. Его согласие или отказ покажет вам, готов ли он гарантировать качественный сервис. В некоторых компаниях обмен документами с контрагентами тесно связан с производственными процессами.

Им важно вовремя получать предупреждения о профилактических работах, аварийных ситуациях, сроках восстановления работоспособности системы. Оператор должен это обеспечить, и в SLA это закреплено.

Если он отказывается от соглашения, значит, не готов гарантировать такой уровень сервиса.

6. Смежный сервис

Удобно, когда оператор помимо ЭДО предоставляет также сервис отчетности в контролирующие органы. Тогда для ответа на требование ИФНС вам нужно будет просто выбрать нужные документы в системе, а опись сформируется автоматически. Таким образом вы экономите время на поиске в архиве и заполнении описи.

7. Роуминг

Часть ваших контрагентов наверняка окажется клиентами другого оператора. Это не проблема для ЭДО между вами, если операторы работают в роуминге (см.

, например «Клиенты СКБ Контур и «Тензора» теперь могут обмениваться друг с другом электронными счетами-фактурами»). Убедитесь, что ваш потенциальный оператор готов обеспечить эту услугу.

Для этого достаточно отправить и получить через веб-интерфейс системы основные типы документов, которыми вы обмениваетесь с контрагентом и посмотреть, устраивает ли вас результат.

Другие критерии

В заключение напомним, что юридически значимые документы содержат важную бизнес-информацию. Поэтому запросите у оператора ЭДО заключение независимой аудиторской компании об уровне его информационной безопасности.

Также к преимуществам оператора относится развитая филиальная или партнерская сеть. Это позволит вашим даже географически отдаленным контрагентам оперативно получить помощь специалистов в случае необходимости.

Если же оператор, на котором вы остановили выбор, все-таки не оправдал ожиданий, не стоит опускать руки и ставить крест на планах о переходе на ЭДО. Нужно учесть имеющийся, пусть и печальный, опыт и с этими новыми знаниями выбрать следующего оператора и начать работу с ним.

Источник: https://www.buhonline.ru/pub/tks/2016/5/11038

АС-Консалтинг / Справочная / Статьи / Разбираемся в работе операторов ЭДО: вопросы и советы

А так уж нужен оператор ЭДО?

Тема электронного документооборота (ЭДО) активно развивается последние два года. За это время вышло множество материалов, цель которых – растопить «лед недоверия» к ЭДО.

В этих материалах операторы ЭДО убеждают бухгалтеров, экономистов, аудиторов и ИТ-специалистов в том, что электронный документ должен заменить бумажный.

И каждый оператор строил этот процесс по своему разумению, в результате, не смотря на то, что электронный документ в нашем сознании уже укрепился, мы получили множество противоречий и заблуждений уже непосредственно о самих сервисах документооборота.

В этой статье я попытаюсь собрать воедино все заблуждения и дать советы тем, что уже стоит перед выбором ЭДО.

Почему у операторов цены на документы разные?

Всем интересно, почему электронный документ стоит именно столько, а не меньше, и из чего эта цифра формируется.

Обратимся к сайтам операторов. Тарифы, указанные на них – это усредненные цифры. Нельзя предусмотреть все ситуации, при которых можно сделать скидку или учесть в тарификации, поскольку у многих компаний есть свои особенности обмена.

А если учесть максимальное количество особенностей, в тарифах невозможно будет разобраться. Поэтому оператор ЭДО берет критерии для расчета цен, которые подойдут любой компании. Как правило, это объем документооборота за период и сложность обработки разных видов документов.

В стоимость услуг могут быть включены и другие составляющие, их знание поможет вам понять, на чем можно сэкономить.

Совет. Узнайте у оператора ЭДО, из чего состоит стоимость его услуг. Это поможет вам понять, с чего начать разговор о цене.

На практике оказывается, что у всех компаний есть индивидуальные особенности обмена. Одни отправляют всегда только определенные пакеты документов, другие обмениваются только неформализованными документами, третьи вообще получают только входящие документы, и так далее. Всё это может повлиять в итоге на стоимость услуг оператора ЭДО.

Совет. Обсуждайте с оператором ЭДО особенности обмена в вашей компании, тем более, если они связаны с количеством и видами документов. Это поможет вам повлиять на снижение цен, а оператору – предложить наиболее удобный для вас вариант обмена.

В завершении темы цен, подумайте о том, сколько выгоды вы получите с электронным документооборотом, даже если стоимость обмена будет не самой низкой. Как показывает практика, обмен электронными документами выгоднее в десятки раз. Поэтому:

Совет. Выбирайте оператора ЭДО по качеству услуг и опыту разработчика, а цены оставьте на потом. Только качественно выстроенный электронный документооборот принесет пользу, а не проблемы.

Почему не у всех операторов есть роуминг?

На самом деле, роуминг – это субъективная потребность. Многие почему-то выбирают себе оператора ЭДО «на вырост», считают, что сегодня он должен уметь все (и роуминг в том числе), даже если прямо сейчас это не нужно. Таким образом, такие заказчики просто лишают себя возможности попробовать электронный документооборот.

Если прямо сейчас у конкретного оператора нет роуминга, то можно подключиться к нескольким. Кстати, это поможет вам понять, какой сервис вам нравится больше.

Совет. Не бойтесь подключаться к нескольким операторам ЭДО. Цены у всех примерно одинаковы, подключение, как правило, бесплатное, и так вы поймете, какой сервис удобнее использовать.

Следует помнить, что роуминг на данном этапе разрабатывается под конкретного заказчика. Если у оператора ЭДО нет роуминга с другим сервисом, значит, клиенты его об этом ещё не попросили. И тут самое важное – желание оператора ЭДО двигаться в этом направлении и предлагаемые варианты взаимодействия для работ по роумингу.

Совет. Оцените готовность и желание оператора ЭДО делать для вас роуминг. Это станет сразу понятно, если он предложит вам несколько вариантов совместных действий, попросит контакты вашего контрагента и его оператора.

В-третьих, одно из главных условий роуминга – наличие вашего контрагента, подключенного к другому оператору. Сферический гипотетический роуминг в вакууме с выдуманным получателем бесполезен, ведь документы вы не отправляете в никуда.

Кроме того, ваш контрагент сможет дать своему оператору дополнительную мотивацию начать работы по роумингу.

А пока работы идут, вы всегда можете начать обмен с теми контрагентами, которые только планируют переход на электронный документооборот.

Совет. Начните общение по организации роуминга вместе с вашим контрагентом, подключенным к другому сервису. Это даст операторам ЭДО понять, что роуминг вам действительно нужен, само взаимодействие будет полным, а тестовый обмен – реальным.

Стоит ли подключаться к тем операторам, у кого больше абонентов?

На самом деле, мы достоверно не знаем, сколько у конкретного оператора подключенных абонентов. Любая цифра – это маркетинг, мы не знаем, как оператор ее получил и где приукрасил. Поэтому надо ориентироваться не на общее число абонентов, а на то – есть ли среди них ваши контрагенты.

Но если вы приступаете к выбору ЭДО только сейчас, то скорее всего, ваших контрагентов у оператора не будет. Рынок операторов ЭДО ещё только развивается, и если бы ваш контрагент начал использовать ЭДО, вы бы об этом узнали.

Совет. Даже если ваш контрагент есть в списке абонентов сервиса, оцените, насколько это сервис подходит вам. В первую очередь важно удобство работы, а подключение к разным операторам ЭДО рано или поздно решит роуминг.

А пока роуминга нет, главная задача оператора ЭДО – подключить как можно больше абонентов. Заботливый оператор предложит несколько вариантов подключения ваших контрагентов, разные способы взаимодействия, выгодные предложения. Он может взять работу полностью на себя, или подключить к взаимодействию вас, и вы при этом получите скидки. К примеру, бесплатный обмен в течение нескольких месяцев.

Совет. Узнайте у оператора ЭДО, какие схемы подключения ваших контрагентов может предложить оператор ЭДО. Чем больше есть разных интересных предложений, тем больше вероятность перехода на ЭДО ваших контрагентов.

Эдо законно существует всего 3 года. как оценить опыт оператора?

Закономерный вывод: если рынок молодой, то опытных игроков на нем нет. Мы же всегда ориентируемся на опыт производителя при выборе продукции. Как показывает практика, переход от бумажного документооборота к электронному в большинстве случаев затрагивает и внутренние процессы.

Наверняка, придется что-то менять, по-новому согласовывать документы, учитывать их, и привыкать к тому, что всё происходит очень быстро.

Если у оператора ЭДО есть опыт в выстраивании этих процессов, значит, он сможет максимально упростить и ускорить вашу работу как внутри компании, так и за её пределами.

Совет. Посмотрите на другие, более ранние проекты оператора ЭДО, почитайте историю разработчика. Если компания на рынке много лет, есть успешные проекты, связанные с документооборотом, в том числе и межкорпоративным, значит перед вами действительно опытный оператор ЭДО.

Опыт компании состоит также из опыта её сотрудников, экспертов в предметной области. Активно развивающаяся компания старается делиться знаниями с другими, в первую очередь с клиентами. А при обращении с любыми вопросами по предметной области эксперт хорошего оператора ЭДО, даже не зная изначально ответа, займется этим вопросом и предложит несколько вариантов решения проблемы.

Совет. Почитайте публикации экспертов компании. Если они есть, написаны понятным языком и нацелены на развитие ЭДО, значит перед вами квалифицированные сотрудники. Это поможет вам понять, какие знания есть у компании, и самому узнать что-то новое и полезное.

Делаем выводы

Когда мы делаем действительно важные покупки, мы стараемся найти как можно больше информации о производителе, функциях, технической поддержке. В выборе оператора ЭДО эти правила тоже действуют.

Но всегда нужно понимать, что путь от бумажного документооборота к электронному – это всегда изменения. А понять, какие варианты перехода, условия обслуживания, знания, опыт есть у оператора ЭДО, вы сможете только при живом общении.

Не бойтесь задавать вопросы и привлекать к этому процессу своих коллег.

 

Источник: https://www.as-cons.ru/info/articles/articles2_580.html

Электронный документооборот между организациями: как это работает?

А так уж нужен оператор ЭДО?

Электронный документооборот (ЭДО) — это быстрый способ обмена информацией, основанный на использовании электронных документов с виртуальными подписями. Он уже давно завоевал признание в развитых странах мира, как эффективный инструмент оперативного ведения бизнеса.

Суть

Электронный документооборот между организациями – это совокупность процессов по созданию, обработке, отправлению, передачи, получению, сохранению, использованию и уничтожения документов. Все эти процессы выполняются после проверки целостности и подтверждения факта получения документов.

Правила осуществления документооборота между юридическими лицами осуществляется по договоренности сторон. Обмен информацией осуществляется при помощи телекоммуникационных средств, а документы хранятся на электронных носителях. Срок хранения бухгалтерской информации не должен превышать тот, который установлен на законодательном уровне.

Организации между собой могут обмениваться формальными и неформальными документами с подписями участников. В сфере предпринимательской деятельности это могут быть: накладные, соглашения, счета фактуры, договора, соглашения, приказы, уведомления, доверенности и т.д. Информация может передаваться в виде текстовых, табличных и графических файлов.

Цель внедрения ЭДО

Предпосылкой к внедрению ЭДО могут быть:

  • сокращение рутинной работы;
  • снижение потери документов;
  • «прозрачная» работа с документами;
  • повышение исполнительской дисциплины – предоставление документов в указанные сроки и т. д.

Среди количественных целей можно выделить такие:

  • Сокращение времени на обработку документа в 10 раз.
  • Сокращение расходов на канцелярию в два раза.

Электронный документооборот между организациями: как это работает

В соответствии с отечественным законодательством, электронный документооборот между организациями ведется по согласию двух сторон. Для обмена данными, необходимо, чтобы все участники были подключены к оборудованию одного оператора. Далее пользователю нужно отправить запрос на добавление в список контрагентов. После подтверждения запроса участники системы могут обмениваться данными.

Модуль ЭДО должен будет выполнять такие функции:

  • Приглашать контрагентов к обмену данными.
  • Формировать адресную книгу.
  • Интегрироваться с бухгалтерским ПО, например, 1С.
  • Подписывать и шифровать документацию.
  • Структурировать корреспонденцию.
  • Отслеживать статусы писем.

Электронный документооборот между организациями осуществляется с помощью сертификатов. Подключение к серверу и аутентификация осуществляется через персональный цифровой сертификат.

ЭЦП выдается каждому пользователю системы, хранится на электронном носителе Token и защищен ПИН кодом. Пользователь должен ввести свой логин, пароль к персональному кабинету.

Только после этого он получит доступ к своим документам.

Инициировать процесс обмена может любой сотрудник организации, подключенный к системе. Прежде чем отправить документ контрагенту, его необходимо подписать в ЭЦП. Эта операция выполняется при помощи программы “Криптопро”. Документ отправляется через ЭДО. Сотрудник контрагента получает уведомление о поступлении нового документа.

Если он принимает его, то он также ставит ЭЦП. Если необходимо внести правки в документ, то создается его новая электронная версия. По завершении редактирования нужно сохранить все изменения при помощи ЭЦП. Затем документ с изменения отправляется контрагенту. В случае необходимости осуществляется электронное согласование информации.

Если необходимо в очередной раз внести правки, то вся процедура повторяется заново. Если претензий к новой версии нет, то документ уважается. Итоговым считается образец, подписанный двумя ЭЦП.

Се версии документа хранятся на сервере и доступны для просмотра. Как только образцу будет присвоен статус действующий, внести поправки в документ не получится. Расстроенным договорам присваивается статус «Аннулирован».

Вот как осуществляется электронный документооборот между организациями.

Оборудование

Что нужно для электронного документооборота между организациями? Во-первых, необходимо выбрать оператора связи и установить специальное ПО для обмена информацией. Во-вторых, с каждым контрагентом, с которым организация намерена вести электронную переписку, нужно заключить “Соглашение об обмене электронными документами”.

Также необходимо установить сервер ЭДО, на котором будут храниться все документы. Это может быть как оборудование клиента, так и “облачное” хранилище.

Доступ к данным системы извне осуществляется через приложение, которое устанавливается на оборудование сотрудников организации. Взаимодействие компьютеров с сервером осуществляется по протоколу HTTP с дополнительным шифрованием SSL 128.

Доступ к документам осуществляется только через интерфейс приложения и после прохождения аутентификации.

Проект ЭДО

Проект автоматизации процессов может длиться от нескольких месяцев до нескольких лет. Срок напрямую зависит от количества процессов, которые нужно автоматизировать, ресурсных и финансовых возможностей организации. Кратка схема внедрения ЭДО выглядит следующим образом:

  • Создание рабочей группы.
  • Формирование целей, сроков и бюджет проекта.
  • Исследование существующих процессов.
  • Разработать задания.
  • Выроб системы ЭДО.
  • Подписание договора на внедрение СЭД.
  • Утверждение регламента работы.
  • Наполнение справочников системы.
  • Обучение персонала.
  • Проведение предварительных испытаний.
  • Издание приказа о внедрении СЭД.
  • Доработка ПО и регламента работы.
  • Запуск пилотного проекта.
  • Полномасштабный переход к ЭДО.

Ошибки внедрения ЭДО

В процессе автоматизации документов нужно уделить особое внимание процессам, в которых по закону требуется наличие бумажного носителя. Дублировать бумажный документ электронным нельзя. Это значительно замедляет процесс работы и вызывает негативное отношение к процессу автоматизации в целом. За выполнение двойной работы никто не доплачивает.

В процессе внедрения нужно разработать новый регламент работы с документами, обучить персонал и только после этого заниматься полноценным внедрением. Добиться этого можно только если донести до сотрудников преимущества использования новых технологий.

Еще одна популярная ошибка – слабая проработка требований к СЭД. Если пользователям приходится работать в ненастроенной системе, то процесс ЭДО отличается от того, что принят в организации.

Электронный документооборот между организациями: плюсы и минусы

Преимущества:

  • Сокращение расходов на пересылку оригиналов документов по почте.
  • Экономия места для хранения документации. Она вся сохраняется в электронном виде.
  • Простота использования. Отправка документа осуществляется с одного рабочего места. Быстрый поиск документа осуществляется по статусам (отправлен, получен, принят и т. д.).
  • Мгновенная доставка. Вся отправленная информация попадает к адресату в течение нескольких секунд.
  • Документ не может быть утрачен до истечения срока его хранения в системе.

Недостатки:

  • Для использования оборудования необходимо приобрести лицензию, которая стоит немалых денег.
  • Обмениваться данными чаще всего можно только между участниками одной системы.
  • Электронный документооборот между организациями в 1С или при помощи любого другого ПО отличается от применяемой ранее схемы. С внедрением нового алгоритма у всех сотрудников возникнут вопросы по ведению работы.
  • Техническая оснащенность. Перед внедрением ЭДО организации необходимо закупить технику и подготовить сотрудников к управлению новой системой.
  • ЭДО осуществляется при помощи ЭЦП, срок действия которой составляет 1 год. Необходимо отслеживать и своевременно обновлять сертификаты. Также необходимо контролировать сроки действия сертификатов контрагентов, чтобы избежать проблем с налоговой.

Правовое регулирование

Какими нормативными актами регулируется электронный документооборот между организациями? Законодательство РФ включает ФЗ №63 «Об электронной подписи», правила предоставления документов в ФНС прописаны в приказе Минфина № ММВ-7-2/168.

ЭДО между органиазциями осуществляется на основании приказа Минфина № 50н. Правила обмена первичными бухгалтерскими документами в электронной форме прописаны в приказе ФНС № ММВ-7-6/36@.

Все операторы ЭДО в процессе деятельности должны руководствоваться приказом ФНС № ММВ-7-6/253@.

«СБИС»

Электронный документооборот между организациями «СБИС» дает клиентам такие преимущества:

  • Отправлять документы можно любой организации, которая зарегистрирована на территории РФ. Если контрагент не является участником системы «СБИС», то сотрудник компании просто свяжется с представителем организации и вышлет на его e-mail приглашения для участия в системе. Сразу после подтверждения запроса обмен информацией между участниками будет осуществляться без посредников.
  • Устанавливать ПО на компьютер не нужно. Достаточно иметь актуальную версию браузера и доступ в интернет.
  • Для работы с данными не нужна специальная программа. Если отчет изначально готовится в стороннем ПО, например, 1С, то можно настроить интеграцию данных с системой «СБИС».
  • Типовая форма документа не установлена. Можно отправлять текстовые, табличные файлы, изображения и т. д.

Скб «контур»

Один из первых разработчиков ПО в России также занимается поставкой оборудования, с помощью которого осуществляется электронный документооборот между организациями.

«Контур» разработала систему Диадок, с помощью которой осуществляется обмен электронными документами. Особенностью системы является то, что доступ к данным можно получить, находясь заграницей.

Специально для этой цели компания разработала тарифы в роуминге. При желании моно получить доступ к данным через API.

Что нужно?

Чтобы подключить ЭДО, организации необходимо купить:

  • лицензионное ПО;
  • сервер;
  • провести обновление оборудования;
  • обучить персонал;
  • настроить и интегрировать СЭД для работы с внутренними приложениями.

Такие инвестиции необходимо осуществить, чтобы подключить электронный документооборот между организацией? Включение в расходы консультации техподдержки, обновления СЭД и ПО – второй этап инвестиций. Эти затраты придется оплачивать ежемесячно.

Вывод

На смену бумажному документообороту приходит электронный. Он не только сокращает расходы организации на ведение процессов, но и повышает эффективность бизнеса в целом. Чтобы ЭДО успешно функционировало, нужно четко сформулировать цели внедрения системы и правильно настроить оборудование.

Источник: http://fb.ru/article/324727/elektronnyiy-dokumentooborot-mejdu-organizatsiyami-kak-eto-rabotaet

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.